Créer un dossier : rattachement à un foyer existant (fratrie)
Cet article explique comment créer le dossier d’un enfant dont un frère ou une sœur est ou a déjà été accueilli(e) dans la structure.
LOGIQUE GÉNÉRALE
Changement de fonctionnement par rapport aux anciennes versions.
Le dossier de l'enfant est à son nom. Le rattachement au foyer est indépendant, il peut ainsi être rattaché à un ou plusieurs foyers (garde alternée) ou changer de foyer (séparation, placement, etc.).
Depuis la page d'accueil, sélectionner le module DOSSIER / Ajouter un enfant.
Ce module permet de saisir un dossier en plusieurs étapes, au nombre de 7, avec la possibilité de revenir en arrière tant que la dernière n'est pas validée.
ÉTAPE 1 : État civil de l'enfant
Remplir la première étape
La date de validité est par défaut définie au premier jour du mois de la création du dossier. Il est impératif que cette date soit inférieure ou égale à la date d'entrée de l'enfant dans la structure.
Les champs en rouge sont obligatoires : leur saisie est indispensable pour poursuivre la création du dossier.
Les champs en orange sont recommandés, mais leur absence n'empêche pas de continuer.
La case « autorité parentale » est cochée par défaut pour chacun des parents mais peut être décochée si besoin.
Saisir les champs des blocs ÉTAT CIVIL et PARENTS puis cliquer sur la flèche bleue (en haut a droite) pour passer à l'étape suivante.
Il est possible de mettre en pause le dossier en cliquant sur l'icône 
et de le reprendre plus tard depuis le module DOSSIER / Reprendre la saisie d'un dossier.
Il est aussi possible de supprimer le dossier en cours de création en cliquant sur l'icône 
.
Détection d'un potentiel doublon
Le logiciel est conçu pour éviter tout doublon de dossier. S'il détecte une grande ressemblance entre le nom de l'enfant du dossier en cours de création et le nom d'un enfant déjà inscrit, une fenêtre pop-up "VÉRIFICATION" s'ouvre et soumet le potentiel doublon : il faut alors indiquer si le potentiel doublon est bien l'enfant en question, ou s'il s'agit d'un autre enfant portant un nom - prénom ressemblant.
Dans l'exemple ci-dessous, lors de la création du dossier de l'enfant LEBOURDON Léo né le 02/11/2024, le logiciel demande une vérification car il existe déjà un enfant au nom de LEBOURDON Léon, né le 27/03/2021. Il ne s'agit pas de l'enfant pour qui on créé le dossier, il faut donc cocher le choix "Aucun dossier ne correspond, je veux continuer la création d'un nouveau dossier".
Le logiciel détecte aussi la correspondance avec des parents déjà renseignés dans un dossier, ce qui est normal dans le cadre d'une fratrie. S'il s'agit bien des parents, il faut cocher la case en face du parent 1 et 2.
ÉTAPE 2 : Foyer de l'enfant
À l'étape 2, cliquer sur le bouton "EXISTANT". Cela permet de rechercher le foyer qui est déjà utilisé dans le dossier de la sœur ou du frère déjà inscrit.
Si le logiciel a formellement identifié le foyer existant, il le propose directement. Il est aussi possible de saisir manuellement le nom des parents / responsables légaux dans le champs surligné en jaune ci-dessous. Pour lancer la rechercher, cliquer sur la loupe.
Le logiciel proposera un ou plusieurs résultats, une fois qu'un foyer sera sélectionné, confirmer en cliquant sur le bouton "valider".
Le logiciel récupère les données du foyer existant : Informations du foyer, adresse, assurance, autorisations, revenus.
Il est important de procéder à une vérification des informations saisies.
Une fois les information vérifiées, passer à l'étape suivante en cliquant sur la flèche bleue 
.
ÉTAPES 3 à 7 : Entourage - Compléments d'information - Payeurs - Contrat - Documents & validation
Les étapes suivantes sont similaires à la création classique d'un dossier. Vous pouvez vous référer à la notice "CRÉATION D'UN DOSSIER", disponible dans la rubrique "Liens utiles" en bas de page.
• Étape 3 : Entourage de l'enfant : il est nécessaire de saisir l'entourage manuellement. (celui-ci peut différer d'un enfant à l'autre, même dans le cas d'une fratrie)
• Étape 4 : Compléments d'information : ils s'agit des informations propres à l'enfant dont on créé le dossier
• Étape 5 : Payeurs : Par défaut, le logiciel indique les parents/responsables légaux.
Il faut apporter une vigilance particulière à cette étape : si la famille souhaite que les enfants soient sur la même facture, il faut impérativement que les payeurs soient renseignés dans le même ordre que dans le dossier de la sœur / du frère déjà inscrit. Si les informations des payeurs sont différentes, les enfants auront une facture individuelle.
• Étape 6 : Contrat : Saisir le contrat de l'enfant.
• Étape 7 : Documents & validation : Il est possible d'ajouter des documents à cette étape.
Validez le dossier avec la coche bleue 
en haut à droite.
Une fenêtre pop-up s'ouvre pour indiquer que le dossier a bien été créé.
ENCART FRATRIE
La création d'un dossier rattaché à un foyer existant met automatiquement à jour le module Fratrie des enfants, en indiquant pour chaque frère et/ou sœur son nom, prénom et âge.
Cet encart est accessible depuis Dossier > Foyer.
Cet encart contient les informations relatives à la composition de la fratrie. Attention, ajouter un enfant via ce dernier ne crée pas de dossier.
Il est possible d'ajouter des enfants dans l'encart fratrie en cliquant sur l'icône 
.
Renseigner les informations de l'enfant dans la fenêtre pop-up puis valider en cliquant sur la coche verte :
L'enfant apparait alors dans la l'encart FRATRIE, uniquement à titre informatif. Cela n'a aucun impact sur le dossier, comme le nombre d'enfant à charge dans les revenus par exemple.
Un enfant créé depuis l'encart FRATRIE apparait dans DOSSIER / Rechercher avec la mention "(Non inscrit)".
Liens utiles :
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