Envoi de SMS

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Le logiciel offre la possibilité d'envoyer des SMS aux familles de manière individuelle (une famille en particulier) ou collective (plusieurs familles selon des critères de sélection).

Ce module d’envoi de SMS nécessite un devis. Pour l’obtenir, veuillez contacter le service commercial en cliquant sur Service Commercial, ou en écrivant directement à commercial@icap.fr.

Une fois activé, une nouvelle fonctionnalité apparait dans le menu de l'icône Communication. Pour accéder au module d'envoi de SMS, cliquer sur l'icône "Enveloppe".

Pour envoyer un ou des SMS, cliquer sur le module "Envoyer des sms".

Le module se compose de 3 onglets : 

- Envoi

- Modèle

- Historique

ENVOI DE SMS

Rédaction du message

Le crédit restant des SMS est affiché en haut de la page. 

Pour créer un nouveau SMS, cliquer sur le symbole "+" en haut à gauche puis saisir les informations du message ; à savoir le nom (sujet) et le contenu du message.

Il est possible de saisir intégralement le texte, ou d'utiliser un modèle existant, préalablement paramétré.

La création des modèles fait l'objet d'un paragraphe dans cette notice.

Au fur et à mesure que le message est saisi, le logiciel calcule le nombre de caractères utilisés ainsi que le nombre de sms à envoyer pour ce message.  La limite est de 160 caractères. Au delà, le logiciel comptabilise 2 sms.

Choix du/des destinataire(s)

Pour ajouter des destinataires, cliquer sur le symbole "+" dans la partie DESTINATAIRES.

Une fenêtre pop-up s'ouvre avec une liste déroulante des critères pour sélectionner la ou les familles à qui envoyer le SMS.

Différents critères sont disponibles pour rechercher un ou plusieurs enfants :

1. En sélectionnant le critère "Les enfant ayant un contrat ce jour", le logiciel liste tous les enfants ayant un contrat en cours à l'instant T. 

1. Le jour dans le calendrier pour les critères "les enfants sous contrat au..." ou "les enfants prévu le...". Pour cela, saisir manuellement la date, ou sélectionner la date en cliquant sur l'icône du calendrier.
   
   
   

   Le logiciel affiche la liste des enfants qui rentrent dans ces critères.

   Il est possible de désélectionner manuellement un ou des enfants non concerné(s) qui ne recevront pas le message en décochant la case verte à côté du nom de l'enfant.
   

   
   

1. Le nom de l'enfant pour le critère "1 enfant"

Une fois la liste établie, cliquer sur la case verte de validation pour valider les destinataires.

Il est possible de sélectionner un nouvel enfant après validation, sans fermer le pop-up. Pour le fermer, cliquez sur la croix rouge.

Le logiciel affiche dans la partie "Destinataires" la liste des enfants. Pour chacun, il faut cocher manuellement le numéro sur lequel envoyer le SMS.

Pour valider l'envoi du ou des SMS, cliquer sur l'icône en forme d'avion en papier en haut à droite de la page.

Modèle

Pour faciliter l'envoi de SMS récurrents (rappels, informations aux familles, confirmations, etc.), le logiciel met à disposition la gestion de modèles. Cette fonctionnalité permet de créer et d'enregistrer des modèles de messages personnalisables, que l'on peut réutiliser à tout moment sans avoir à les rédiger à chaque envoi.

Cette fonctionnalité permet de :

1. Standardiser les communications tout en conservant une touche personnalisée.
   
2. Gagner du temps en sélectionnant un modèle en quelques clics.
   

Pour cela, il faut aller sur l'onglet Modèle puis cliquer sur le bouton "+" pour ajouter un nouveau modèle.

Il faut ensuite renseigner le nom de modèle et le contenu du message avant de cliquer la coche verte de validation en haut à droite pour confirmer la création du modèle.

Au fur et à mesure que le corps du message est saisi, le logiciel calcule le nombre de caractères utilisés ainsi que le nombre de sms à envoyer pour ce message. La limite est de 160 caractères. Au delà, le logiciel comptabilise 2 sms.

Le modèle apparait dans la liste des modèles prédéfinis avec le nombre d'utilisations.

Il est possible de modifier un modèle prédéfini en cliquant sur l'icône de modification "crayon". Le nom du modèle et le corps du texte peut être modifié.

Historique

La page historique permet de visualiser les SMS envoyés :

1. Dans l'encart HISTORIQUE : La date du SMS, son nom et le nombre de destinataires.
   
2. Dans l'encart SMS :  Le modèle (si concerné), le nom et le contenu du message
   

LE SUIVI DES SMS

Le logiciel permet de suivre l'envoi et la réception des SMS. Cette fonctionnalité est disponible dans le menu Communication. Pour accéder au module de suivi des SMS, cliquer sur l'icône "Enveloppe" puis sur l'icône SMS dans la partie supérieure du menu.

Il est possible d'effectuer une recherche selon des critères de date et de statut.

Voici un récapitulatif des différents statuts :

1. Délivré : Le SMS a bien été reçu par le destinataire. Attention, cela ne signifie pas obligatoirement qu'il a été lu.
   
2. Envoyé : Le SMS a été envoyé, mais n'a pas encore été délivré.
   
3. En attente : Le SMS est en attente d'envoi.
   
4. Erreur : Le SMS n'a pas pu être envoyé.

Pour lancer la recherche, cliquer sur l'icône de la loupe en haut à droite de l'encart RECHERCHE.

Le résultat est affiché sous forme de tableau. 

On retrouve la date de l'envoi, le destinataire, le numéro de téléphone utilisé pour l'envoi, et le statut horodaté. 

Les SMS doivent être utilisés dans les 2 ans suivant la date d'acquisition.

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