Sauvegarder un document en ligne
Il est possible de télécharger et sauvegarder des documents en ligne (exemple : carte d'identité, avis d'imposition, etc.) grâce à la fonctionnalité « Documents » disponibles à la dernière étape de création d'un dossier ou directement dans le dernier onglet de la partie Dossier.
ETAPE PREALABLE
Cette fonctionnalité ne peut être utilisée sans avoir paramétré les documents obligatoires. Il est possible de modifier le besoin des documents listés, de leur ajouter une date de validité et d'ajouter de nouveaux documents à cette liste.
Pour cela il faut se rendre dans PARAMETRE/ Métier / Document :
Sur cette page il est possible de modifier les éléments de la liste déjà crées en cliquant sur le bouton de modification (crayon dans un carré) ou d'ajouter un nouveau type de document à la liste avec le bouton d'ajout (+) :
Une liste de dix-huit types de documents est pré-enregistrée dans le logiciel.
Pour effectuer des modifications, cliquer sur le bouton de modification puis cocher/décocher les cases souhaitées. Il sera ensuite nécessaire de cliquer sur la coche verte pour valider les modifications.
La case "Activé" permet si elle est cochée de rendre le document actif et donc visible dans les éléments du dossier.
La case "Numérisable" permet si elle est cochée de numériser le document.
La case "Obligatoire" rend le document obligatoire lors de la création du dossier si celle-ci est cochée.
La case "Date de validité" quant à elle permet d'indiquer une date d'expiration dans le dossier si elle est cochée.
Il est également possible d'ajouter un nouveau type de document en cliquant sur le bouton d'ajout ; cela ouvre une fenêtre pop-up dans laquelle il faudra a minima renseigner le nom du document pour voir apparaître la coche verte qui permet de valider.
La zone d'affichage n'est pas utile.
Les documents personnalisés, ajoutés manuellement sont reconnaissables par une couleur plus foncée, et sont également les seuls dont le nom est modifiable.
Dans DOSSIER / Consulter un dossier / Document, il est possible de visualiser la liste des documents.
Lorsqu'un document est numérisé, trois icônes apparaissent :
- l'œil permet d'enregistrer ou de visualiser le document dans une nouvelle fenêtre
- la poubelle permet de supprimer le document
- le point d'interrogation quant à lui permet de savoir qui a importé le document et à quelle date
Lorsque l'on clique sur l'icône poubelle, une fenêtre pop-up apparait et il faudra cliquer sur la coche verte de validation pour confirmer la suppression.
Au survol du point d'interrogations, apparait la bulle contenant les informations : nom de la personne ayant mis en ligne le document ainsi que la date de mise en ligne.
COMMENT SAUVEGARDER UN DOCUMENT EN LIGNE ?
Une fois cette étape de paramétrage réalisée, la liste des documents s'alimente sur les pages concernées. Exemple : dans la partie Dossier / Documents, cliquer sur le " + " en face du document à ajouter :
Une fenêtre pop-up s'affiche alors. Il faut ensuite cliquer sur Choisir un fichier :
La date de validité permet d'afficher une alerte lorsque le document arrivera à expiration (en fonction du paramétrage des alertes).
Sélectionner le fichier à sauvegarder dans ICAP en cliquant sur le nom du fichier puis sur Ouvrir. Enfin, cliquer sur Envoyer :
Le document sera alors affiché sur la page. Il est possible de:
- le consulter en cliquant sur l'œil
- le supprimer en cliquant sur la poubelle
- voir quel utilisateur a enregistré le document et à quelle date en cliquant sur le point d'interrogation
Il est important de s'informer sur la règlementation RGPD qui protège les données des familles afin de ne pas stocker des données sensibles et interdites dans le logiciel.
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