Sauvegarder un document en ligne
La fonctionnalité « Documents » permet de télécharger et de sauvegarder en ligne divers fichiers (par exemple : carte d'identité, avis d'imposition, etc.). Cette option est accessible à la dernière étape de la création d’un dossier ou directement dans le dernier onglet de la section « Dossier », facilitant ainsi la gestion et la centralisation des documents.
ÉTAPE PRÉALABLE
Cette fonctionnalité ne peut pas être utilisée sans avoir au préalable paramétré les documents obligatoires. Il est donc possible de paramétrer les différents documents listés selon les besoins de la structure, et d'ajouter de nouveaux types de documents.
Pour cela il faut se rendre dans PARAMÈTRES / Métier / Documents :
Sur cette page, il est possible de modifier les éléments de la liste en cliquant sur le bouton de modification 
ou d'ajouter un nouveau type de document à la liste avec le bouton d'ajout 
:
Une liste de dix-huit types de documents est pré-enregistrée dans le logiciel.
Pour effectuer des modifications, cliquer sur le bouton de modification puis cocher/décocher les cases souhaitées. Il sera ensuite nécessaire de cliquer sur la coche verte pour valider les modifications.
Activé : Rend le document actif et visible dans les dossiers lorsque la case est cochée.
Numérisable : Permet de numériser le document si cette option est activée.
Obligatoire : Rend le document indispensable à la création du dossier lorsque la case est cochée.
Date de validité : Permet d’indiquer une date d’expiration du document dans le dossier si cette option est activée.
Entité liée : Permet d’associer le type de document au foyer ou à l'enfant. Ainsi, un document lié au foyer sera visible sur tous les dossiers enfants du foyer.
Il est également possible d'ajouter un nouveau type de document en cliquant sur le bouton d'ajout . Cela ouvre une fenêtre pop-up dans laquelle il est nécessaire de renseigner le nom du document pour faire apparaître la coche verte.
Seuls les types de documents ajoutés manuellement peuvent être renommés. Pour cela, il faut cliquer sur l'icône de modification, puis cliquer directement sur le nom du type de document. Les documents pouvant être renommés apparaissent en gris foncé. En gris clair, apparaissent les types de documents par défaut, non personnalisables au niveau du nom.
Dans DOSSIER / Consulter un dossier / DOCUMENT, il est possible de visualiser la liste des documents paramétrés.
Lorsqu'un document est numérisé, trois icônes apparaissent :
-
L'œil permet d'enregistrer ou de visualiser le document dans une nouvelle fenêtre
- 
La poubelle permet de supprimer le document
- 
Le point d'interrogation quant à lui permet de savoir qui a importé le document et à quelle date.
Lorsque l'on clique sur l'icône poubelle, une fenêtre pop-up apparait. Il est nécessaire de cliquer sur la coche verte de validation pour confirmer la suppression.
Quand on passe la souris sur la point d'interrogation, une bulle avec les informations suivantes apparait : nom de l'utilisateur ayant mis en ligne le document et date de mise en ligne.
COMMENT AJOUTER UN DOCUMENT EN LIGNE ?
Dans la page DOSSIER / Consulter un dossier / DOCUMENTS, cliquer sur l'icône 
en face du document à ajouter :
Une fenêtre pop-up s'affiche. Cliquer sur Choisir un fichier pour importer un document depuis l'ordinateur :
La date de validité permet d'afficher une alerte lorsque le document arrivera à expiration (en fonction du paramétrage des alertes).
Une fois le fichier sélectionné et importé, cliquer sur le bouton Envoyer :
Le document sera alors affiché sur la page. Il est possible de:
- le consulter en cliquant sur l'œil
- le supprimer en cliquant sur la poubelle
- voir quel utilisateur a enregistré le document et à quelle date en cliquant sur le point d'interrogation
Il est important de s'informer sur la règlementation RGPD qui protège les données des familles afin de ne pas stocker des données sensibles et interdites dans le logiciel.
Liens utiles :
Related Articles
Prise en main du logiciel
CONNEXION AU LOGICIEL Pour accéder à la page de connexion, taper l’adresse : https://connexion.icap.fr/ dans votre navigateur de recherche. Saisir l'identifiant et le mot de passe avant de cliquer sur CONNEXION. PAGE D'ACCUEIL La page d’accueil est ...Ajouter ou modifier un employé
Avant de pouvoir utiliser le module de gestion du personnel, il faudra penser à paramétrer les éléments souhaités (notamment l'employeur) dans la partie PARAMETRE / Gestion du personnel : Le logiciel permet l'ajout d'employés au travers d'un dossier ...Editer un document
Il est possible d'éditer un document via le menu DOSSIER / Éditions. Il faudra alors sélectionner le document à éditer dans la liste déroulante : Il sera possible d'éditer : - Attestation fiscale - Attestation de frais de garde - Attestation PAJE - ...Documents et actualités du Portail Famille
Le Portail Famille permet d'accéder aux actualités de la structure directement depuis la page d'accueil. La navigation entre les différentes actualités s'effectue à l'aide de la barre de défilement. Des icônes situées à droite de certaines ...Mon Compte Portail Famille
Le Portail Famille permet de visualiser les factures, leur détail, les paiements et les attestations fiscales, depuis la rubrique MON COMPTE. CONSULTER MON COMPTE À l’arrivée sur la page, dans l'encart FILTRE, il est possible de sélectionner le nom ...