Payeur de l'enfant / Envoi des factures par email / Prélèvement automatique
La fonction payeur permet de gérer les différents situations familiales possibles (foyers séparés, partage des factures,...).
Cette dernière permet de :
- indiquer le ou les destinataires des factures
- choisir le payeur par régie
- activer le service d'envoi des factures par email
- renseigner les informations pour le prélèvement (si la fonction est active)
- Autoriser le prélèvement sur salaire (si la fonction est active)
Lors de la création de dossiers, le payeur doit être renseigné à l'étape 5. Il faut d'abord choisir la régie concernée puis renseigner à partir de quelle date le payeur est valide pour l’enfant.
En cas de changement de payeur, le logiciel garde un historique des payeurs et il est possible de suivre chronologiquement les changements.
CHOISIR LE PAYEUR DE L'ENFANT
Il faut ensuite déterminer le ou les payeurs de l’enfant (co-payeur) et si le payeur est une personne ou cocher la case pour le cas d'un organisme (voir ci-après):
Par défaut le logiciel reprend les données du foyer (nom et prénom des parents et adresse postale).
Les factures sont envoyées à l’adresse mail indiquée dans la partie payeur.
Si le payeur est un organisme, il faudra au préalable paramétrer l’organisme dans le le logiciel pour pouvoir le sélectionner dans la liste déroulante :
Si deux enfants d'une même famille ont des payeurs différents (exemple: Jules a pour payeur le père et Lucie a pour payeur le père et la mère), chacun des enfants aura sa propre facture. Pour que les deux enfants apparaissent sur la même facture, ils doivent avoir le même payeur.MODIFIER LE PAYEUR DE L'ENFANT
Pour accéder au payeur de l'enfant, aller dans le menu DOSSIER / Consulter le dossier.
Ensuite, sélectionner l'enfant concerné dans la liste déroulante et enfin aller dans l'onglet Foyer.
Le logiciel permet alors plusieurs modifications :
- ajout d'une nouvelle période
- modification du payeur en cours
- ajout d'un nouveau payeur
Lorsqu'on ajoute ou modifie une période ou un payeur, l'ancienne période et son payeur sont historisés. C'est-à-dire que les données sont conservées et visibles en consultation uniquement.
Ajout d'une nouvelle période
Il est possible d'ajouter une nouvelle période dans le cas ou le payeur actuel change. Par exemple ajouter un départ du co-payeur ou enocre changement d'adresse du payeur.
Pour ajouter une période, cliquer sur le bouton d'Ajout dans la partie Période :
Une fenêtre pop-up s'ouvre alors dans la laquelle il faut choisir la date de début de la nouvelle période en cliquant sur le symbole calendrier pour accéder à la date souhaitée avant de cliquer sur la coche verte pour valider :
Il restera ensuite à renseigner les éléments du ou des payeurs sur cette nouvelle période :
Modification des données du payeur
Il est possible de modifier un payeur entièrement si celui-ci n'a pas encore été facturé. Une fois une première facture générée pour ce payeur, ne seront modifiable que:
- L'ajout des informations de prélèvement
- La modification de la date de fin de prélèvement
Pour modifier un payeur, cliquer sur le bouton de Modification dans la partie Payeur :
Modifier directement les éléments manuellement (exemple : changement du payeur et/ou du co-payeur, mise en place du prélèvement automatique).
Avant de cliquer sur la coche verte pour confirmer :
Ajout d'un payeur
Pour ajouter un payeur, il faut d'abord créer la personne dans la partie entourage de l'enfant en cliquant sur l'icone d'ajout indiqué ci-dessous.
Renseigner les informations de la personne, puis, confirmer avec la coche verte.
Il faut ensuite cliquer sur ajouter une nouvelle période:
Choisir la date de début de cette nouvelle période puis valider:
Ensuite, sélectionner le payeur dans la liste déroulante.
Renseigner l'adresse du payeur:
Cliquer sur la coche verte pour confirmer :
Pour plus de détails sur les multi-payeurs, il est possible de consulter l'article : Saisir plusieurs payeurs pour un enfant
Le changement de payeur implique le non report de solde automatique. Cela signifie qu'à partir du moment où le payeur change, le nouveau payeur n'est pas garant du solde de l'ancien payeur (qu'il soit positif ou négatif).
ACTIVER LE SERVICE D'ENVOI DES FACTURES PAR EMAIL
Il est possible d'envoyer les factures des familles par mail directement depuis le logiciel. Pour cela, il est nécessaire d'activer l'option dans PARAMÈTRE/ Régie / Facturation en cochant la case "Activer le service d'envoi de factures par mail".
Si le payeur désire recevoir ses factures par email il faut activer ce service :
- soit depuis la page payeur lors de la création du dossier
- soit sur la page de suivi d'envoi des factures par mail (icône enveloppe en haut à droite)
Le payeur peut accepter ou refuser de recevoir les factures par mail depuis le lien contenu dans le mail qui lui est envoyé.
Cocher la case " Activation " du service comme indiqué par la flèche rouge ci-dessous
Le service apparaitra désactivé. Il faut passer à l'étape suivante pour que le mail d'activation du service s'envoie.
Il est ensuite possible de suivre les statuts d'activation pour les familles depuis l'onglet communication (icône enveloppe), Gestion facture mail.
ACTIVER LE PRELEVEMENT AUTOMATIQUE
L'activation du module de prélèvement automatique est soumis à devis, il faut donc anticiper sa mise en place. Il faudra également renseigner un fichier type et le transmettre au service de formation afin d'effectuer le paramétrage.Paramètres du prélèvement automatique
Pour accéder au paramétrage du prélèvement automatique, il faut se rendre dans Paramètre puis Régie, et enfin dans l'onglet Prélèvement.
1. Générer automatiquement la RUM
Pour générer automatiquement la Référence Unique de Mandat, cliquer sur l'icone de modification à droite du module.
Ensuite cocher la case indiquée par la flèche rouge, puis sélectionner le format souhaité.
2. Générer le fichier de prélèvement
Pour choisir le format du fichier cliquer sur l'icone de modification pour sélectionner le format dans la liste.
3. Options générales
Les options générales peuvent être modifiées avec l'icone de modification à droite du module. C'est ici qu'on renseigne les informations du compte préleveur.
Une fois toutes les modifications effectuées, cliquer sur la coche de validation.
Activer le prélèvement automatique pour un payeur
Si le prélèvement automatique est activé dans les paramètres, un payeur pourra alors être prélevé.
Pour cela, se rendre dans la partie Dossier / Consulter un dossier / Foyer.
En bas de la page il faut alors activer le prélèvement pour le payeur.
Renseigner les informations d'autorisation de prélèvement nécessaires :
Selon le paramétrage du prélèvement, il est possible que la RUM (Référence Unique de Mandat) soit grisée. Dans ce cas, cela signifie qu'elle se génèrera automatiquement dès que les informations auront été validées.
Renseigner les information du compte bancaire :
Si l'IBAN ou le BIC sont mal renseignés (exemple : problème de format ou nombre de caractères), un message d'alerte l'indiquera :
Il ne faut pas mettre d'espace entre les caractères pour l'IBAN et le BIC.
Pour valider l'activation du prélèvement, cliquer sur la coche verte en haut à droite de la page.
Changer les données de prélèvement pour un payeur
Pour changer les données de prélèvement automatique d'un payeur (exemple : changement de RIB), il faut cliquer sur le crayon de modification dans l'encadré de prélèvement :
Puis modifier les éléments souhaités manuellement, regénérer la RUM grâce à la flèche qui tourne et le cas échéant repasser le prélèvement en FIRST avant de valider avec la coche verte :
Stopper le prélèvement automatique pour un payeur
Pour arrêter le prélèvement automatique, il faut modifier la partie prélèvement en renseignant une date de fin d'autorisation située avant le prochain prélèvement.
Une fois cela fait, cliquer sur la coche verte pour valider la modification
ACTIVER LE PRELEVEMENT SUR SALAIRE
L'activation du module de prélèvement automatique est soumis à devis, il faut donc anticiper sa mise en place.
Pour activer le prélèvement sur salaire, il suffit de cocher la case concernée dans la partie Dossier / Consulter un dossier / Foyer, partie Payeur.
Lors de la facturation, il sera alors possible de télécharger une liste des familles à prélever sur salaire et le montant à prélever.
Cette liste est un fichier PDF et ne permet pas d'automatiser le prélèvement sur salaire.
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