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PRESENTATION GENERALE

Une fois un contrat créé, il est possible de le modifier en fonction de deux critères : si le contrat a déjà été facturé ou pas.

Un contrat pas encore facturé

Si un contrat nouvellement créé n'a pas encore été facturé et qu'une modification est nécessaire, toutes les informations peuvent être modifiées. Par exemple, une modification des habitudes horaires demandée par la famille ou une erreur de saisie.

Pour modifier le contrat depuis la page Dossier puis contrat de l'enfant,  cliquer sur l'icone en forme de stylo.

Il sera alors possible de modifier entièrement le contrat comme lors de sa création. Une fois les modifications renseignées, il faudra cliquer sur valider, annuler ou sur la poubelle pour supprimer le contrat.

Un contrat déjà facturé

Si un contrat a déjà été facturé au moins une fois, alors certains éléments ne seront plus modifiables. Depuis le menu Dossier puis la page contrat, il faut cliquer sur l'icone en forme de stylo.

Un pop-up va alors s'ouvrir avec la liste des éléments modifiables.

Si l'élément à modifier ne le permet pas, un message en rouge s'affichera en bas du pop-up.

Si la modification souhaitée n'est pas permise par le logiciel, il sera nécessaire de clore le contrat et d'en créer un nouveau.

SI l'élément peut encore être modifié, il faut le sélectionner et cliquer sur l'icone de validation.

Il sera alors possible de modifier le module concerné depuis la page du contrat de l'enfant et de valider en cliquant sur l'icone de validation.

CLOTURER UN CONTRAT

1. Changement d’habitudes horaires en cours d’année
   
2. Changement de revenus (naissance d’un nouvel enfant, mise à jour des revenus, etc.)
   
3. L'enfant quitte définitivement la structure avant son terme
   
4. Contrat arrivé à terme, dont l'ensemble des congés déduit du lissage, lors de la création du contrat, n’auraient pas été posés durant la période du contrat (ce cas ne concerne que les structures utilisant un droit à congés déductible de la mensualisation)
   
5. Rattrapage des arrondis appliqués lors du lissage (ne concerne que les structures utilisant la fonction permettant d'arrondir à l'entier le nombre d’heures mensuelles)
   

IMPORTANT: La clôture d'un contrat ne doit jamais être anticipée. L'opération ne peut être effectuée qu'après le dernier jour du contrat (changement de réservation ou de revenus) ou après le départ définitif de l'enfant.

Se rendre ensuite dans l'onglet Contrat et cliquer sur l'icône de clôture (voir ci-dessous).

Une pop-up s'ouvre alors et permet de choisir:

1. La date de la clôture
   
2. Le type de clôture
   
3. L'information indiquée en bas à droite explique le calcul réalisé par le logiciel pour la création de l'éventuelle régularisation. 
   

Les types de cloture

1. La régularisation Automatique

Le calcul de la régularisation est réalisé par le logiciel suivant le calcul indiqué sur l'image ci-dessus. La régularisation s'enregistre automatiquement dans les régularisations en attentes ( Rubrique Facture / Gérer mes régularisations ) et pourra être ajoutée lors d'une prochaine facturation.

Cette option est conseillée dans tous les cas de clôture : changement de tarif horaire ( changement de revenus, changement du nombre d’enfant à charge du foyer, etc.), changement d'habitudes horaires, régularisation des congés en fin de contrat ou rattrapage des arrondis d'heures liés au lissage en fin de contrat.

En choisissant la régularisation automatique, avant la validation, le résultat et les données prises en compte pour le calcul sont affichés en dessous, permettant ainsi de comparer le calcul effectué par la structure à celui du logiciel.

En cliquant sur Valider, le contrat se clôture. On peut ensuite retrouver la régularisation dans le module Factures / Gérer mes régularisations.

Attention, toute clôture est définitive, il n'est pas possible de l'annuler.

2. La facturation Automatique

Le calcul est réalisé par le logiciel suivant le calcul indiqué sur l'image ci-dessus, mais génère directement une facture. Celle-ci sera alors intégrée dans le compte de la famille, ainsi il n'est pas nécessaire d'attendre le prochain train de facturation pour donner la facture à la famille.

Cette option est généralement utilisée en cas d'urgence, lorsqu'une famille doit quitter rapidement et définitivement la structure (déménagement, mutation) et ne peut pas attendre le prochain train de facturation.

Si vous utilisez un export en comptabilité, il sera plus difficile d'intégrer cette facture lors d'un export, car elle ne fait pas partie d'une facturation globale.

Cette fonction a donc vocation à être utilisée uniquement de manière exceptionnelle.

Sauf cas particulier, il est généralement préconisé la régularisation automatique.

En sélectionnant la facturation automatique, une facture unique est directement générée pour la clôture du contrat. Avant la validation, le résultat et les données prises en compte pour le calcul sont affichés en dessous, permettant ainsi de comparer le calcul de la structure à celui du logiciel.

Cliquer sur imprimer permet d'afficher une simulation de la facture de clôture.

Cliquer sur Facturer et Imprimer permet de générer une facture dans le compte de la famille et de l'afficher en format PDF. Un message confirme la clôture.

Cliquer sur Facturer, imprimer et régler permet de générer la facture dans le compte de la famille, d'afficher cette facture en format PDF, et de pouvoir renseigner un règlement pour la solder.

En cliquant sur Régler, Il est alors possible d'enregistrer un règlement et de l'imputer sur les factures non soldées de la famille.

3. La Clôture Simple 

Elle permet la saisie d'une date de fin anticipée au contrat, sans générer de régularisation ou de facture.

En cas de désaccord avec la clôture calculée par le logiciel, il est possible de faire une clôture simple et de renseigner manuellement une régularisation sur le prochain train de facturation.

Pour faire une clôture simple, c'est-à-dire sans régularisation, il faut cliquer sur le bouton Valider.

Un message d'avertissement s'affiche, cliquer sur la coche verte pour valider définitivement la clôture ou sur la croix rouge pour annuler l'opération.

4. Contrats arrivés à terme

Le logiciel propose aussi une option permettant de calculer automatiquement les régularisations pour les contrats arrivés à termes. Cette fonction à pour but de rattraper les arrondis liés au lissage et les congés déduits mais non posés.

Cette fonction est disponible directement dans les train de facturation. Le logiciel détecte les contrats arrivés à leur terme durant la période de facturation, et vous proposera une régularisation si nécessaire.

Exemple : un contrat arrive à son terme le 31 mars, lorsque l'on crée le train de facturation de mars, le logiciel intègre automatiquement une régularisation à l'étape 1. La structure doit simplement valider cette régularisation pour qu'elle soit intégrée à la facture de la famille.

Pour activer cette option gratuite, il faut en faire la demande au service technique via un ticket.

Une fois activée, lors de la facturation, à la 1ère étape du train, apparait une nouvelle case dans la partie "AUTRE", intitulée "Contrat à terme" :

Chaque mois le logiciel contrôle les contrats arrivants à leurs termes et si une régularisation est nécessaire (exemple : congés non pris, arrondis des heures mensuelles, etc.), il propose automatiquement une régularisation dans cette case avec une petite notification (0/X) :

En cliquant sur la case, le logiciel fait apparaitre un tableau supplémentaire avec les noms et prénoms des enfants concernés, ainsi que la date de fin de contrat :

Pour que la régularisation soit intégrée au train de facturation, il faut simplement cliquer sur le symbole + en bout de ligne. Une fenêtre pop-up s'ouvre, dans laquelle apparait la liste des enfants concernés et il faut cocher le contrat avant de valider avec la coche verte : 

La case de Contrat à terme se met à jour :

En passant à l'étape 2, la régularisation de clôture de contrat apparait :

Le contrôle de cloture

Si un contrat est clôturé via une régularisation ou une facturation automatique, il est possible d'imprimer un contrôle de clôture qui reprend les informations de régularisation. Pour cela, placer le curseur de la souris sur l'icone d'impression.

Puis sélectionner contrôle de clôture.

Le contrôle de clôture reprend les mêmes informations que celles ayant permis de calculer la régularisation.

Conseils pratiques

1. Date de clôture

Il est conseillé de clôturer un contrat le dernier jour du mois. En effet, si une clôture est par exemple effectuée le 10 du mois et que le nouveau contrat commence le 11, sans intervention sur le nouveau contrat, la famille se retrouvera avec deux mensualités sur le mois de la clôture.
Si le changement en cours de mois est indispensable, et qu'une seule mensualité doit être appliquée sur le mois, il faudra créer le nouveau contrat en retirant ce mois du calcul de la mensualisation (en réduisant le nombre de factures à émettre).

Décocher le mois sur lequel on ne souhaite pas appliquer de mensualité :

Cette action aura pour effet de lisser le nombre total d’heures du contrat, sur moins de factures que précédemment, donc, de générer des mensualités plus importantes.

Par ailleurs, le calcul des clôtures en cours de mois sont généralement plus difficile à expliquer aux familles.

2. Arrondi des heures mensuelles

Pour les structures utilisant l'arrondi des heures mensuelles (option à vérifier depuis Paramètre/Structure/Dossier/Options contrat), il est possible, mais pas nécessairement obligatoire, de faire une clôture de contrat en fin de contrat.

Exemple, si cette fonction est activée, un contrat ayant une mensualité de 145.3h sera arrondi à l'entier le plus proche : 145h00.

Il manquera donc à facturer 0.3h par mensualité, ce qui sera fait lors de la clôture du contrat.

Afin de savoir si la structure est concernée par ce type de clôture, il faut vérifier le paramétrage du logiciel, et se rapprocher du conseiller ou contrôleur CAF.

3. Congés

Pour les contrats avec un droit à congés déduit lors de la création du contrat, dont les habitudes horaires ne sont pas identiques chaque jour de la semaine, il est conseillé, mais pas nécessairement obligatoire d'effectuer une clôture en fin de contrat. En effet, le logiciel se basant sur la moyenne d'heures journalières pour calculer le nombre d’heures de congés à déduire, un écart peut exister entre la déduction réalisée lors de la création du contrat et les congés réellement posés.

Par exemple : pour un contrat sur une seule semaine, l'enfant est prévu le lundi et mardi 8h par jour, et 4h le jeudi et vendredi, et avec un seul jour de droit à congé.

Le calcul du droit à congés se basera sur la moyenne journalière (total nombre d'heures du contrat divisé par le nombre de jours total du contrat) qui serait donc de ((8x2) + (4x2)) / 4 = 24 / 4 = 6h.

Même si l'ensemble des congés sont consommés au cours du contrat, le nombre d'heures de congés déduit de la mensualisation pourrait ne pas être identique au total des heures réservées sur les dates de congés qui auront été posées au fur et à mesure du contrat. Exemples :