Saisir le contrat de l'enfant
Le contrat est l’étape obligatoire, car il permet d’attribuer un tarif de facturation à l’enfant. Pour saisir le contrat, il faut renseigner ces cinq étapes :
Le contrat est une étape indispensable dans la gestion des dossiers, car il formalise le type d’accueil, les modalités tarifaires et les informations clés qui encadrent la présence de l’enfant en structure. La saisie du contrat s'effectue en cinq étapes :
- le type de contrat
- les signataires du contrat
- la période d'adaptation
- les habitudes horaires et le calendrier
- le type de tarif
- Intérêt pour de l'occasionnel supplémentaire (optionnel)
TYPE DE CONTRAT
La première étape consiste à déterminer le type
de contrat de l’enfant grâce à la liste déroulante :
Puis la période de validité du contrat (date de début et de fin), la
date de signature du contrat, et enfin la section si nécessaire.
Pour saisir les dates, il est possible de les renseigner manuellement ou d'utiliser le calendrier.
SIGNATAIRE DU CONTRAT
La seconde étape consiste à renseigner le ou les signataires du contrat. Par défaut, le logiciel reprend les parents de l'enfant.
Si le signataire est un organisme, il faudra cocher la case prévue à cet effet.
PERIODE D'ADAPTATION
La troisième étape consiste à renseigner la
période d’adaptation s’il en existe une :
Si c'est le cas, après avoir coché la case " Période d'adaptation" il faut renseigner les dates, préciser si elle est gratuite ou facturée, et selon quel mode de facturation :
La période d'adaptation est obligatoirement incluse dans la période du contrat. Exemple : Si une période d'adaptation commence le 01 novembre, alors le contrat doit débuter le 01 novembre.
Si besoin, les différents modes de facturation à afficher ou non se paramètrent depuis la page PARAMÈTRES / Structure / Facturation / bloc Adaptation.
Les heures de l'adaptation ne peuvent être prises en compte dans le calcul de la mensualité (dans le cas d'un contrat mensualisé). Quelque soit le type de contrat et le mode de mensualisation, les heures de l'adaptation apparaissent sur une ligne de facture à part.
Le logiciel permet aussi d'avoir 2 périodes d'adaptation avec des modes de facturation différents.
Exemple: une période gratuite et une période facturée.
Cela permet, par exemple, de ne pas facturer les premiers jours d'adaptation durant lesquels l'enfant pourrait être accompagné par sa famille.
Il s'agit d'une option à activer depuis la page PARAMÈTRES / Structure / Dossier, bloc Option contrat.
HABITUDES HORAIRES ET CALENDRIER
La quatrième étape ne concerne que les contrats d'accueil régulier.
Il faut donc renseigner le planning des habitudes horaires qui s’ouvre uniquement une fois le type de contrat sélectionné.
Il reste à spécifier le
calendrier de l’enfant, c'est à dire, la période sur laquelle vont s’appliquer les
habitudes horaires renseignées dans le planning :
Il est possible d'activer une option afin de faire apparaitre le tableau des habitudes horaires pour les contrats occasionnels depuis le menu PARAMTRE / Structure / Facturation, sélectionner dans la liste type contrat occasionnel et cocher la case correspondante :
TYPE DE TARIF
La cinquième étape consiste à sélectionner le
type de tarif à appliquer sur le contrat :
Enfin, il faut sélectionner le mode de mensualisation dans la partie FACTURATION pour que le logiciel puisse calculer le contrat :
Une fois le mode de mensualisation choisi, d'autres informations s'affichent, notamment la partie à renseigner pour le droit à congés de l'enfant :
INTERET POUR L'OCCASIONNEL SUPPLEMENTAIRE
Il peut arriver que la famille ait besoin de plus d'heures ou de journées que la structure peut actuellement lui proposer en fonction des places déjà réservées. Toutefois, il est possible de renseigner l'intérêt de la famille pour un accueil occasionnel supplémentaire. Cet accueil pourra être pris en compte ponctuellement en cas d'absence d'un autre enfant.
Cette option n'est pas paramétrée par défaut, il faut l'activer depuis le menu PARAMÈTRES / Structure / Fonctionnement en cochant la case concernée :
Pour ajouter l'intérêt de la famille pour de l'occasionnel supplémentaire, il faudra cocher la case "Intérêt pour de l'occasionnel supplémentaire". Ensuite, il suffira de sélectionner les journées où les demi-journées supplémentaires souhaitées par la famille (qui vont au-delà du contrat de l'enfant) :
ÉDITION DU CONTRAT
Il existe plusieurs types d'édition disponible sur la page "Contrat" :
Contrat
L’édition du texte du contrat diffère selon le type de contrat et le paramétrage de l'édition (Chemin d'accès : PARAMÈTRES / Éditions).
Habitudes horaires
Calendrier prévisionnel
Calendrier + horaires
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