La période d'adaptation
La période d'adaptation, ou de familiarisation, vise à permettre l'intégration progressive de l'enfant au sein de la crèche.
Selon le fonctionnement de la structure, elle peut se facturer de différentes manières. Voici les possibilités proposées par nos logiciels :
- Gratuite* : La période d'adaptation est gratuite.
- Forfait* : La période d'adaptation est facturée selon un forfait horaire. Dans ce cas, il suffit de définir le nombre d’heures à facturer et le logiciel ne facturera que ces heures, il ne tiendra pas compte des réservations ou des pointages.
- Habitudes horaires : La période d'adaptation est facturée selon les réservations saisies dans les habitudes horaire ou l'accueil occasionnel. Le logiciel facturera les réservations et les pointages s'il y a lieu.
- Au réel* : La période d'adaptation est facturée au réel. Le logiciel ne tient pas compte des réservations, mais uniquement des pointages.
- Au réel au 1/4h horloge : La période d'adaptation est facturée au réel, par 1/4h. Il est possible d'appliquer une tolérance. Le logiciel ne tient pas compte des réservations, mais uniquement des pointages.
- Au réel à la 1/2h horloge : La période d'adaptation est facturée au réel, par 1/2h. Il est possible d'appliquer une tolérance. Le logiciel ne tient pas compte des réservations, mais uniquement des pointages.
* IMPORTANT !!!
Pour les structures appliquant la PSU, il vous faut choisir le mode de facturation adapté afin d'éviter les écarts injustifiés entre les heures réelles et facturées.
En effet, les modes signalés avec des astérisques peuvent provoquer des écarts :
Gratuite : la présence ne déclenche aucune facturation.
Forfait horaire : si l'enfant ne fréquente pas le même nombre d’heure que le forfait, cela génèrera un écart.
Au réel : si vous utilisez un outil de pointage, au regard de la circulaire CAF du 29/08/2022, vous devez appliquer un pointage à la minute. Dans ce cas, la facturation se fait à la minute alors que les arrondis sur les heures réelles sont potentiellement différents.
Pour ces raisons, nous préconisons d'utiliser la fonction selon habitudes horaires et de saisir des réservations afin d'aligner les heures réalisées et facturées.
Périodes d'adaptations multiples:
Le logiciel permet aussi d'avoir 2 périodes d'adaptation avec des modes de facturation différents.
Exemple: une période gratuite et une période facturée.
Cela permet, par exemple, de ne pas facturer les premiers jours d'adaptation durant lesquels l'enfant pourrait être accompagné par sa famille.
Dans tous les cas, il faudra respecter les points suivants :
- les heures d’adaptations doivent être pointées pour alimenter les heures réelles.
- L’adaptation doit être incluse dans la
période du contrat. Par exemple, un enfant intègre la structure à partir de janvier avec une semaine d'adaptation, le contrat portera par exemple, du 1er janvier au 31
décembre, et la période d’adaptation sera incluse dans le contrat en la positionnant du 1er janvier au 7 janvier.
PÉRIODE D'ADAPTATION GRATUITE
Dans ce cas, il faudra simplement cocher la case "gratuite" dans la partie adaptation.
Tous les pointages réalisés sur la période
d’adaptation sont comptabilisés en heures réalisées, mais non facturées.
PÉRIODE D'ADAPTATION FACTURÉE
Dans ce cas, il faudra sélectionner le mode de facturation parmi les suivants :
- Selon un forfait horaire
- Selon des habitudes horaires
- Au réel
- Au réel au 1/4h horloge
- Au réel à la 1/2h horloge
Le forfait horaire
Le logiciel ne tient pas compte des pointages de présence ou d'absence, il facturera uniquement le nombre d'heures défini.
La période d'adaptation au forfait horaire, nécessite de déterminer le nombre d’heures facturées, en les renseignant manuellement dans la case ou en utilisant les flèches :
Les habitudes horaires
Dans ce cas, le logiciel facturera en priorité les réservations, les pointages de présence et d'absence pourront être pris en compte selon les situations:
- Pointage de présence inférieur à la réservation : la totalité de la réservation est facturée. Exemple: réservation de 9h à 11h, pointage de présence de 9h à 10h = 2h facturées en adaptation.
- Pointage de présence supérieur à la réservation : la réservation est facturée en totalité et la présence complémentaire sera aussi facturée dans l’adaptation (même ligne sur la facture). Exemple: réservation de 9h à 11h, pointage de présence de 9h à 12h = 3h facturées en adaptation.
- Pointage d'absence déductible sur tout ou partie de la réservation: la réservation est facturée dans l'adaptation, mais une seconde ligne de facturation pour absence déductible sera appliquée sur la facture. Exemple: réservation de 9h à 11h, pointage d'absence déductible de 9h à 11h = 2h facturées en adaptation - 2h de d’absence déductible.
Le réel
La famille sera facturée au réel des présences de l'enfant. Ce sont les pointages de présence qui détermineront le nombre d'heures à facturer.
Exemple : pointage de présence de 10h à 14h06. L'adaptation sera facturée 4h06, soit 4,10h (en décimale).
Le réel au 1/4h horloge
Ce sont les pointages de présence qui détermineront le nombre d'heures à facturer. La famille sera facturée au réel des présences de l'enfant, par créneau de 15 minutes. Il est possible d'appliquer une tolérance.
Exemple sans tolérance: pointage de présence de 10h à 14h06. L'adaptation sera facturée 4h15, soit 4,25h (en décimale).
Exemple avec une tolérance de 10 minutes : pointage de présence de 10h à 14h06. L'adaptation sera facturée 4h.
Les adaptation au réel au 1/4h horloge ou à la 1/2h horloge peuvent être paramétrés depuis la page PARAMÈTRES / Structure / Facturation, notamment au niveau de la tolérance.
Le réel à la 1/2h horloge
Ce sont les pointages de présence qui détermineront le nombre d'heures à facturer. La famille sera facturée au réel des présences de l'enfant, par créneau de 30 minutes. Il est possible d'appliquer une tolérance.
Exemple sans tolérance: pointage de présence de 10h à 14h06. L'adaptation sera facturée 4h30, soit 4,50h (en décimale).
Exemple avec une tolérance de 10 minutes : pointage de présence de 10h à 14h06. L'adaptation sera facturée 4h.
Les adaptation au réel au 1/4h horloge ou à la 1/2h horloge peuvent être paramétrés depuis la page PARAMÈTRES / Structure / Facturation, notamment au niveau de la tolérance.
Gestion des plannings d’habitudes horaires
Généralement, les familles vont définir un ou plusieurs plannings pour l'accueil régulier. Ces plannings n'étant pas nécessairement utilisables sur la période d'adaptation, il est possible de créer des plannings spécifiques pour la période d’adaptation.
Dans le cas où les habitudes horaires seraient identiques entre la période de l'adaptation et le reste du contrat, il suffira de renseigner un seul planning d'habitudes horaires et de l'appliquer sur l'ensemble du contrat.
Dans le cas où les habitudes horaires sont différentes, il faut nécessairement renseigner au minimum deux plannings d'habitudes horaires. Un pour l'adaptation et l'autre pour le reste du contrat. Ensuite, il faudra les appliquer sur le calendrier en fonction des dates du contrat et de la période d'adaptation.
ASTUCE:
Quel que soit le mode de facturation choisi pour la période d'adaptation – qu'il s'agisse de contrats à mensualisation lissée ou sans mensualisation (au réel), et que vous facturiez en pré-facturation ou en post-facturation – l'adaptation reste facturée à terme échu et n'est pas incluse dans le calcul de la mensualisation. Il est parfaitement possible d'adapter le ou les plannings de la période d'adaptation du moment qu'elle n'a pas été facturée. Cela permet d'ajuster la facturation aux besoins de l'enfant et de la famille, et surtout, d'éviter des écarts trop importants entre les heures réelles et les heures facturées dans le cadre de vos déclarations.
DEUX PÉRIODES D'ADAPTATION
Il est possible d'avoir deux périodes d'adaptation, et d’utiliser deux modes de facturation différents. Il faut au préalable activer l’option depuis le menu PARAMÉTRE / Structure / Dossier et cocher la case '"Avoir 2 périodes d'adaptation" :
Il restera ensuite à renseigner les champs selon le besoin (une période gratuite et une période facturée, deux périodes facturées avec des modes de facturation différents) depuis la page de contrat de l'enfant :
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