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1. Gratuite* : La période d'adaptation est gratuite.
   
2. Forfait* : La période d'adaptation est facturée selon un forfait horaire. Dans ce cas, il suffit de définir le nombre d’heures à facturer et le logiciel ne facturera que ces heures, il ne tiendra pas compte des réservations ou des pointages.
   
3. Habitudes horaires : La période d'adaptation est facturée selon les réservations saisies dans les habitudes horaire ou l'accueil occasionnel. Le logiciel facturera les réservations et les pointages s'il y a lieu.
   
4. Au réel* : La période d'adaptation est facturée au réel. Le logiciel ne tient pas compte des réservations, mais uniquement des pointages.
   

* IMPORTANT !!!

Pour les structures appliquant la PSU, il vous faut choisir le mode de facturation adapté afin d'éviter les écarts injustifiés entre les heures réelles et facturées.

En effet, les modes signalés avec des astérisques peuvent provoquer des écarts :

Gratuite : la présence ne déclenche aucune facturation

Forfait horaire : si l'enfant ne fréquent pas le même nombre d’heure que le forfait cela génèrera un écart

Au réel : si vous utilisez un outil de pointage, au vu de la circulaire CAF du 29/08/2022, vous devez appliquer une pointage à la minute, dans ce cas, la facturation se fera à la minute alors que les arrondis sur les heures réelles seront potentiellement différent

Pour ces raisons, nous préconisons d'utiliser la fonction selon habitudes horaires et de saisir des réservations afin d'aligner les heures réalisées et facturées.

Périodes d'adaptations multiples:

Le logiciel permet aussi d'avoir 2 périodes d'adaptation avec des modes de facturation différents.

Exemple: une période gratuite et une période facturée.

Cela permet, par exemple, de ne pas facturer les premiers jours d'adaptation durant lesquels l'enfant pourrait être accompagné par sa famille.

1. les heures d’adaptations doivent être pointées pour alimenter les heures réelles.
   
2. L’adaptation doit être incluse dans la période du contrat. Par exemple, un enfant intègre la structure à partir de janvier avec une semaine d'adaptation, le contrat portera par exemple, du 1er janvier au 31 décembre, et la période d’adaptation sera incluse dans le contrat en la positionnant du 1er janvier au 7 janvier.
   

PÉRIODE D'ADAPTATION GRATUITE

PÉRIODE D'ADAPTATION FACTURÉE 

1. Au réel
   
2. Selon un forfait horaire
   
3. Selon les habitudes horaires
   

Le réel

Le forfait horaire

Les habitudes horaires

1. Pointage de présence inférieur à la réservation : la totalité de la réservation est facturée. Exemple: réservation de 9h à 11h, pointage de présence de 9h à 10h  = 2h facturées en adaptation.
   
2. Pointage de présence supérieur à la réservation : la réservation est facturée en totalité et la présence complémentaire sera aussi facturée dans l’adaptation (même ligne sur la facture). Exemple: réservation de 9h à 11h, pointage de présence de 9h à 12h = 3h facturées en adaptation.
   
3. Pointage d'absence déductible sur tout ou partie de la réservation: la réservation est facturée dans l'adaptation, mais une seconde ligne de facturation pour absence déductible sera appliquée sur la facture. Exemple: réservation de 9h à 11h, pointage d'absence déductible de 9h à 11h = 2h facturées en adaptation - 2h de d’absence déductible.

Gestion des plannings d’habitudes horaires

Généralement, les familles vont définir un ou plusieurs plannings pour l'accueil régulier. Ces plannings n'étant pas nécessairement utilisables sur la période d'adaptation, il est possible de créer des plannings spécifiques pour la période d’adaptation.

Dans le cas où les habitudes horaires seraient identiques entre la période de l'adaptation et le reste du contrat, il suffira de renseigner un seul planning d'habitudes horaires et de l'appliquer sur l'ensemble du contrat.

Dans le cas où les habitudes horaires sont différentes, il faudra nécessairement renseigner au minimum deux plannings d'habitudes horaires. Un pour l'adaptation et l'autre pour le reste du contrat. Ensuite, il faudra les appliquer sur le calendrier en fonction des dates du contrat et de la période d'adaptation.

ASTUCE:

Avec ce mode de facturation de l'adaptation, que vous utilisiez des contrats à mensualisation lissée ou des contrats sans mensualisation (au réel), et que vous soyez en pré-facturation ou post-facturation, sachant que l’adaptation n'est pas incluse dans le calcul de la mensualisation et toujours facturée à terme échu, il est parfaitement possible d'adapter le ou les plannings de la période d'adaptation du moment qu'elle n'a pas été facturée. Cela permettra d'ajuster la facturation aux besoins de l'enfant et de la famille, et surtout, d'éviter des écarts trop importants entre les heures réelles et les heures facturées dans le cadre de vos déclarations.

DEUX PÉRIODES D'ADAPTATION

Il est possible d'avoir deux périodes d'adaptation, et d’utiliser deux modes de facturation différents. Il faut au préalable activer l’option depuis le menu PARAMÉTRE / Structure / Dossier et cocher la case '"Avoir 2 périodes d'adaptation" :

Il restera ensuite à renseigner les champs selon le besoin (une période gratuite et une période facturée, deux périodes facturées avec des modes de facturation différents) depuis la page de contrat de l'enfant :

Liens utiles : 

CREATION D'UN DOSSIER

VIDEO : Création de dossier

Saisir le contrat de l'enfant