LA FACTURATION
Le logiciel permet de générer différents types de factures pour répondre à différents besoins et fonctionnements.
Pour accéder à la page de préparation d'une facturation dans le logiciel, il faut se rendre dans le menu "Facture" puis "Lancer une facturation".
La page préparation d'une facture se présente de la façon suivante :
Les bulles de 1 à 5 représentent les différentes étapes.
ÉTAPE 1 - LA PRÉPARATION
Sélection de la régie
Selon le fonctionnement de la structure, et les droits des utilisateurs, il est possible d'avoir une ou plusieurs régies proposées dans cette page. S'il y en a plusieurs, il faudra sélectionner celle sur laquelle on souhaite réaliser la facturation.
Sélection des éléments à facturer
Il faut sélectionner le type d'action, exemple ici, avec une action de type "Facture train", afin de facturer tous les enfants simultanément sur une période donnée.
Ensuite, il faut indiquer au logiciel ce que l'on souhaite calculer : mode de facturation et période.
La facture train permet de générer toutes les factures de toutes les familles sur une période donnée (en général en fin de mois ou début du mois suivant) alors que les factures manuelles (voir notice Création d'une facture manuelle) permettent de générer des factures en dehors des trains de facturation pour palier à des situations spécifiques (exemples : départ d'une famille ou encore facturation de frais d’inscription, de caution sur une régie à part, facturation ou information tardive des familles, etc.) Il sera également possible de créer des régularisations manuelles.
Il est plus courant d'utiliser la facture train pour un gain de temps, un meilleur suivi des factures et une lecture plus simple des bilans.
Les factures manuelles sont utilisées à la marge pour gérer les exceptions et certaines situations (exemple : départ d'une famille en milieu de mois).
Deux modes de facturation
1. Pré-facturation
Le logiciel facture les mensualités à échoir (contrats, mensualités, accueils réguliers) de la période sélectionnée, et régularise, si nécessaire, les écarts entre la pré-facturation précédente et les consommations saisies sur la période correspondante (accueils occasionnels, dépassements, absences, adaptation/familiarisation, consommations, etc.) Exemple:
2. Post-facturation
Le logiciel facture l'ensemble des éléments à terme échu (accueils réguliers, accueils occasionnels, adaptations, dépassements, absences, consommations, etc.) Exemple:
Si la structure dispose des deux modes de facturation, il suffit de
cliquer sur le carré "PRE" ou "POST" pour passer d'un mode de facturation à l'autre.
Il est possible d'avoir le mode post-facturation et/ou de la pré-facturation activés. Pour changer les modalités de facturation, il est préférable de se rapprocher de votre formateur ou du service formation : formation@icap.fr.
Sélection de la période
Cliquer sur une des cases dates pour ouvrir le calendrier, ce qui permettra de sélectionner la période à facturer ou régulariser. Pour sélectionner une période cliquer sur le premier et le dernier jour de la période.
En pré-facturation, cette action remplit automatiquement les dates des consommations à prendre en compte dans le train de facturation, il est toutefois possible de les modifier en cliquant sur la date.
Autres éléments à facturer
Dans la rubrique "Autre" il est possible de sélectionner des modifications de pointage, de saisir des régularisations (voir notice Régularisation manuelle) ou encore de générer les régularisations des contrats arrivés à terme (voir notice Clôturer un contrat).
Pour passer à l'étape suivante et lancer le calcul des factures, il suffit d'appuyer sur le bouton suivant en haut à droite de l'écran.
Il est possible de mettre la procédure en pause à n'importe quel moment afin
d'enregistrer la progression. Pour cela, cliquer sur le bouton pause pour
pouvoir quitter et reprendre la procédure plus tard.
ÉTAPE 2 - CALCUL
Une fois le calcul lancé, il faut patienter quelques instants, avant d'arriver sur la page suivante.
Une fois le calcul terminé, la page de l'étape 2 s'affiche.
Anomalies et relance du calcul
A l'étape 2, en cas d'anomalie, le logiciel propose :
- la liste des anomalies en rouge et leur nombre (1), ainsi que le détail de chaque anomalie (enfant, structure, date, description, conséquences),
- la possibilité de relancer le calcul train de facturation (2),
- d'accéder à la page liée à l'anomalie détectée en cliquant sur l’œil en bout de ligne (3).
Les résultats de calcul n'ayant pas déclenché d'anomalie seront proposés sous le tableau des anomalies.
IMPORTANT:
Il ne sera pas possible de passer aux étapes suivantes tant que les anomalies n'auront pas été résolues.
Une fois les anomalies corrigées, il faut recalculer le train de facturation pour le mettre à jour.
Résultat du calcul
S'il n'y a pas d'anomalies, les résultats du calcul sont directement proposés.
Chaque ligne correspond à une facture et indique:
- L'ordre des factures : cet ordre n'est pas définitif et pourra être modifié selon le fonctionnement de la structure au niveau de la numérotation des factures (radical de numérotation, numérotation continue, etc.)
- Les noms et adresses des payeurs
- Les noms des enfants
- Les prestations facturées
- Les quantités en heures ou unités
- Le tarif horaire ou unitaire
- Le montant de la ligne de facturation
- Le montant de la facture
Tout en bas de la page, il est possible de trouver le montant total de toutes les factures de la période.
ÉTAPE 3 - DÉTAIL
Une fois à l'étape trois, il y a plusieurs champs importants à connaitre :
- Le libellé : il est personnalisable, mais par défaut, il est renseigné à la date du jour. Il est conseillé de le renseigner avec à minima le mois et l'année (exemple : MARS 2023)
- La période : elle reprend celle choisie à l'étape 2. Cette période est modifiable sans impacter les données calculées à l'étape 2 pour les factures car il ne s'agit là que du libellé qui apparaitra sur les factures
- La date d'émission : permet de choisir la date à laquelle seront émises les factures
- Date d'échéance : permet de définir la date limite pour paiement des factures par les familles. En deçà de cette date, les factures ne seront pas considérées comme des impayés. Cette date n'est précisée qu'à titre informatif (afin d'encourager les familles à régler leur facture avant) et ne bloquera pas non plus l'enregistrement des règlements une fois la date passée.
- Code service : cette fonction est à renseigner dans certains cas d'export vers des logiciels de comptabilité. S'il n'y a pas d'export ou un export qui ne nécessite pas ce code, cette ligne est facultative.
- Radical numéros : permet de définir un radical à la numérotation des factures. Sans paramétrage particulier, les numéros des factures débutent à 000001 à chaque facturation. Cette fonction permet d'éviter d'avoir plusieurs fois le même numéro de facture dans votre comptabilité. Exemple : pour la facture de mars 2023, le logiciel génère 56 factures, le radical peut être 2023-03-, afin que les factures soit numérotée de 2023-03-000001 à 2023-03-000056.
À droite de l'écran, il est possible de décocher la case "Pas de message" afin d'écrire un commentaire visible sur toutes les factures. Exemple : Bonnes vacances.
ÉTAPE 4 - BROUILLON
Il s'agit de la dernière étape de vérification des factures :
1 - L'encart "résumé" reprend les données saisies aux étapes précédentes.
2 - L'encart "liste des brouillons" correspond aux factures qui attendent d'être confirmées
3 - Le bouton "œil" permet de télécharger et vérifier les factures une par une. Il est également possible de toutes les éditer en cliquant sur le bouton imprimer.
Pour passer à l'étape suivante, il faut cliquer sur le bouton valider. Une fenêtre pop-up d'avertissement s'ouvrira alors pour prévenir qu'une fois cette page validée, il ne sera plus possible de faire des modifications sur le train de facturation ou sur les factures.
ATTENTION : cette étape est irréversible
Une fois cette étape validée, il ne sera plus possible de revenir en arrière.
En cas d'erreur, deux possibilités existent :
- Procéder à des régularisations manuelles pour la prochaine facturation
- Si les régularisations ne sont pas possibles (erreurs trop importantes, incohérences comptables, etc), il sera nécessaire de prendre contact avec nos techniciens. Dans ce cas, des frais d’intervention pourraient être facturés.
Il est donc conseillé de profiter des étapes 2 à 4 pour vérifier méticuleusement les factures avant de les valider.
ÉTAPE 5 - FACTURES
C'est la dernière étape, s'y retrouve les éléments suivants :
1 - Un résumé du train de facturation
2 - Le bouton "Imprimer" qui permet d'imprimer les factures
3 - Le bouton "Envoi" qui permet d'envoyer les factures par mail si la fonction est activée
4 - Le bouton "Exporter" qui sert aux exports comptables
5 - Le bouton " Archiver" qui sert à archiver le train de facturation
Si on clique sur le bouton "Archiver", une fenêtre pop-up s'ouvre afin de confirmer l'archivage de ce train de facturation. L'archivage servira lorsque toutes les actions auront été réalisées, afin que le train de facturation n'apparaisse plus dans les listes déroulantes du logiciel, ou dans le tableau "facturation en cours" de la synthèse facturation.
Le train de facturation est désormais clôturé et archivé.
Liens utiles :
Related Articles
La synthèse de facturation
Depuis la page principale et le menu Facturation, le logiciel permet de consulter la synthèse facturation. Cette page permet de visualiser rapidement l'état des facturations, on retrouve : - les facturations en cours - le total des impayés et le ...Le prélèvement automatique depuis un train de facturation
Le prélèvement automatique ou manuel est une option activable par ICAP et soumise à devis. Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires, vous pouvez contacter le support technique ou formation@icap.fr . Une fois le prélèvement activé et ...La Pré ou Post facturation
Explication Générale Il existe deux modes de facturation d'un train: La pré-facturation et la post-facturation. La pré-facturation va facturer à l'avance les réservations et les consommations déjà renseignées pour la période à facturer. Avec ce mode, ...Anomalies de facturation
Il est possible lors de la facturation de rencontrer des anomalies à l'étape 2 ; dans ce cas un encart rouge apparait et regroupe l'ensemble des informations permettant d'identifier l'origine des erreurs. Dans l'exemple ci-dessous, il y a 4 ...Statistiques de facturation
Le logiciel permet d'éditer des statistiques de facturation, pour cela, il faut se rendre dans le menu "Facture" puis l'onglet "Statistiques" Une fois sur la page, il y a plusieurs critères s à renseigner : - 1. Régie : si une seule régie, elle sera ...