LA FACTURATION
Le logiciel peut générer divers types de factures afin de s’adapter à différents besoins et modes de fonctionnement.
Pour accéder à la page de préparation d'une facturation, il faut se rendre dans le menu "FACTURATION" puis "Lancer une facturation".
Les bulles de 1 à 5 représentent les différentes étapes.
ÉTAPE 1 - LA PRÉPARATION
Sélection de la régie
Selon le fonctionnement de la structure, et les droits des utilisateurs, il est possible d'avoir une ou plusieurs régies proposées dans cette page. S'il y en a plusieurs, il faudra sélectionner celle sur laquelle on souhaite réaliser la facturation.
Sélection des éléments à facturer
Il faut sélectionner le type d'action, exemple ici, avec une action de type "Facture train", afin de facturer tous les enfants simultanément sur une période donnée.
Ensuite, il faut indiquer au logiciel ce que l'on souhaite calculer : mode de facturation et période.
La "facture train" (couramment appelée "train de facturation") permet de générer l’ensemble des factures pour toutes les familles sur une période donnée, généralement en fin de mois ou au début du mois suivant.
En revanche, les factures manuelles (voir notice Création d'une facture manuelle) sont utilisées en dehors des cycles de facturation standard pour répondre à des besoins spécifiques, tels que le départ d’une famille, la facturation de frais d’inscription ou de caution sur une régie distincte, ou encore la prise en compte tardive d’informations.
Il faut savoir que la plupart des cas spéciaux peuvent être gérés dans un train de facturation standard avec des régularisations manuelles.
Nous recommandons vivement l’utilisation de la "facture train" afin de gagner du temps, d’assurer un meilleur suivi et de faciliter la lecture des bilans. Les factures manuelles doivent rester exceptionnelles et être réservées à des cas particuliers, comme le départ d’une famille en cours de mois, qui ne pourrait pas attendre la prochaine facturation.
Deux modes de facturation
1. Pré-facturation
Le logiciel facture les mensualités à échoir (contrats, mensualités, accueils réguliers) de la période sélectionnée, et régularise, si nécessaire, les écarts entre la pré-facturation précédente et les consommations saisies sur la période correspondante (accueils occasionnels, dépassements, absences, adaptation/familiarisation, consommations, etc.) Exemple:
2. Post-facturation
Le logiciel facture l'ensemble des éléments à terme échu (accueils réguliers, accueils occasionnels, adaptations, dépassements, absences, consommations, etc.) Exemple:
Si la structure dispose des deux modes de facturation, il suffit de
cliquer sur le carré "PRE" ou "POST" pour passer d'un mode de facturation à l'autre.
Il est possible d'avoir le mode post-facturation et/ou de la pré-facturation activés. Pour changer les modalités de facturation, il est préférable de se rapprocher de votre formateur ou du service formation : formation@icap.fr.
Sélection de la période
Cliquer sur une des cases dates pour ouvrir le calendrier, ce qui permettra de sélectionner la période à facturer ou régulariser. Pour sélectionner une période, cliquer sur le premier et le dernier jour de cette dernière.
En pré-facturation, cette action remplit automatiquement les dates des consommations à prendre en compte dans le train de facturation, il est toutefois possible de les modifier en cliquant sur la date.
Autres éléments à facturer
Dans la rubrique "Autre" il est possible de sélectionner :
- POINTAGE MODIFIÉ : notice Les pointages modifiés, ce sont des modification de pointage qui concernent des périodes déjà facturées.
- CONTRAT À TERME : voir notice Modifier / Clôturer un contrat. Le logiciel détecte tous les contrats arrivés à leur terme et peut ainsi créer automatiquement les régularisations si elles ont lieu d'être.
- RÉGUL : notice Régularisation manuelle. C'est à cet endroit qu'il faut sélectionner les régularisations à intégrer à la facturation. Les régularisations déjà crées sont listées, il est également possible d'en créer de nouvelles en cliquant sur le +.
S'il existe des pointages modifiés, des contrats à terme ou des régularisations, le logiciel indique le nombre d'éléments, ainsi que ceux qui sont déjà sélectionnés.
Exemple : pour voir les régularisations, cliquer sur le carré RÉGUL et sélectionner les régularisations à intégrer au train de facturation.
Si les éléments ne sont pas cochés, ils ne seront pas intégrés au train de facturation.
Pour passer à l'étape suivante et lancer le calcul des factures, appuyer sur le bouton suivant en haut à droite de l'écran.
Il est possible de mettre la procédure en pause à n'importe quel moment de la facturation afin
d'enregistrer la progression. Pour cela, cliquer sur le bouton pause pour
pouvoir quitter et reprendre la procédure plus tard.
ÉTAPE 2 - CALCUL
Le logiciel lance le calcul des factures. Cela peut être plus ou moins long en fonction du nombre de lignes de factures.
Le résultat du calcul s'affiche sous forme de tableau,
Dans le coin supérieur droit, différentes icônes permettent de mener des actions à cette étape :
Anomalies et relance du calcul
À l'étape 2, en cas d'anomalie, le logiciel propose :
- 1 La liste des anomalies en rouge et leur nombre, ainsi que le détail de chaque anomalie : enfant, structure, date, description, conséquence.
- 2 L'icône de l'œil d'accéder à la page liée à l'anomalie détectée afin de procéder à sa correction.
- 3 Une fois les anomalies corrigées, la double flèche circulaire permet de relancer le calcul du train.
IMPORTANT:
Il ne sera pas possible de passer à l'étapes suivante tant que les anomalies ne sont pas corrigées.
Une fois les anomalies corrigées, il faut recalculer le train de facturation pour le mettre à jour.
Résultat du calcul
Le résultat du calcul apparait sous forme de tableau.
Chaque ligne correspond à une facture et indique:
- L'ordre des factures : cet ordre n'est pas définitif et pourra être modifié selon le fonctionnement de la structure au niveau de la numérotation des factures (radical de numérotation, numérotation continue, etc.)
- Les noms et adresses des payeurs
- Les noms des enfants
- Les prestations facturées
- Les quantités en heures ou unités
- Le tarif horaire ou unitaire
- Le montant de la ligne de facturation
- Le montant de la facture
Tout en bas de la page, il est possible de trouver le montant total des factures cumulées dans la facturation en cours.
ÉTAPE 3 - DÉTAIL
Une fois à l'étape trois, il y a plusieurs champs importants à connaitre :
1 Libellé : Il s'agit du nom du train de facturation. Par défaut, il est renseigné à la date du jour sous la dénomination "Nouveau train - JJ/MM/AAA". Il est conseillé de le renseigner avec à minima le mois et l'année (exemple : MARS 2025)
2 Période : Elle reprend celle choisie à l'étape 1. Cette période est modifiable sans impacter les données calculées à l'étape 2 pour les factures car il ne s'agit là que des dates qui apparaitront sur les factures.
3 Date d'émission : Permet de choisir la date à laquelle seront émises les factures.
4 Date d'échéance : Permet de définir la date limite pour paiement des factures. Les factures ne pourront pas être considérées comme impayées avant cette date. Cette date n'est précisée qu'à titre informatif (afin d'encourager les payeurs à régler leur facture avant) et ne bloquera pas non plus l'enregistrement des règlements une fois la date passée.
5 Code service : Cette fonction est à renseigner dans certains cas d'export vers des logiciels de comptabilité. S'il n'y a pas d'export ou un export qui ne nécessite pas ce code, cette ligne est facultative.
6 Radical numéros : Permet de définir un radical à la numérotation des factures. Sans paramétrage particulier, les numéros des factures débutent à 000001 à chaque facturation. Cette fonction permet d'éviter d'avoir plusieurs fois le même numéro de facture dans votre comptabilité. Exemple : pour la facture de mars 2023, le logiciel génère 56 factures, le radical peut être 2023-03-, afin que les factures soit numérotée de 2023-03-000001 à 2023-03-000056.
À droite de l'écran, il est possible de décocher la case "Pas de message" afin d'écrire un commentaire visible sur toutes les factures.
ÉTAPE 4 - BROUILLON
Il s'agit de la dernière étape de vérification des factures :
- L'encart "RÉSUMÉ" reprend les données saisies aux étapes précédentes.
- L'encart "LISTE DES BROUILLONS" correspond aux résultats de l'étape 2.
- L'icône
permet de télécharger et de vérifier les factures en mode brouillon. Il est également possible de toutes les éditer en cliquant sur le bouton imprimer.
Les factures en mode "brouillon" sont affichées avec cette mention en filigrane. Il est possible d'envoyer les brouillons par mail aux factures. L'option est à activer dans la page PARAMÈTRES / Régie / Facturation : case Activer l’envoi des brouillons.
Pour finaliser la facturation, il faut cliquer sur le bouton valider. Une fenêtre pop-up d'avertissement s'ouvre pour avertir qu'une fois cette page validée, il ne sera plus possible de faire des modifications sur le train de facturation ou sur les factures.
ATTENTION : cette étape est irréversible
Une fois cette étape validée, il ne sera plus possible de revenir en arrière.
En cas d'erreur, il faut procéder à des régularisations manuelles qui seront intégrées à la prochaine facturation.
Si les régularisations ne sont pas possibles (erreurs trop importantes, incohérences comptables, etc), il est nécessaire de prendre contact avec nos services. Dans ce cas, des frais d’intervention pourraient être facturés.
Il est donc conseillé de profiter des étapes 2 à 4 pour vérifier méticuleusement les factures avant de les valider.
ÉTAPE 5 - RÉSUMÉ DE LA FACTURATION
Cette page permet d'avoir une vue d'ensemble de la facturation effectuée, et d'effectuer certaines actions.
1 L'encart "RÉSUMÉ" récapitule les informations générales de la facturation.
2 L'encart "DÉTAIL" fournit le détail des prestations facturées. Un graphique sous forme de camembert permet de visualiser la répartition des prestations sur la facturation.
3 Si le module de prélèvement est activé, l'encart "PRÉLÈVEMENT" rappelle la date de prélèvement.
Cliquer sur le bouton Lancer le prélèvement. Une fois le prélèvements lancé, le logiciel permet de télécharger le bordereau de prélèvement ainsi que le fichier xml. Pour plus de détails, consulter la notice Le prélèvement automatique depuis un train de facturation.
FACTURES
FACTURES NON ENVOYÉES
LISTE DES FACTURES
LISTE DÉTAILLÉE DES FACTURES
LISTE DES FACTURES P/NP (prélevées / non prélevées)
BORDEREAU DE RECETTE
JOURNAL DES RÉGLEMENTS
Pour les régies ayant une liaison avec le TP, LISTE DES FACTURES POUR LE TP
L'archivage sert lorsque toutes les actions sont été réalisées, afin que le train de facturation n'apparaisse plus dans les listes déroulantes du logiciel, ou dans le tableau "facturation en cours" de la synthèse facturation.
Le train de facturation est désormais clôturé et archivé.
Il est possible de désarchiver un train en passant par FACTURATION / Synthèse facturation / 3 DERNIERS TRAINS ARCHIVÉS. Cliquez sur l'œil puis sur l'icône 
.
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