Régularisation manuelle

Régularisation manuelle



PRÉSENTATION

Le logiciel permet de saisir des régularisations, que ce soit dans l'onglet "Gérer mes régularisations" soit directement dans le train de facturation "lancer une facturation". (voir paragraphe "RÉGULARISATION DANS LE TRAIN DE FACTURATION")
Une fois sur la page des régularisations, il est possible de faire une recherche (loupe) ou de saisir une régularisation (+).
Pour faire une recherche, il suffit d'appuyer sur la loupe pour rechercher toutes les régularisations existante (facturées ou non), ou de rentrer des critères de recherche précis (dates, régie, type de prestation ou montant).

L’état en attente s'applique si la régularisation est créée, mais non sélectionnée dans un train de facturation.
En calcul, si la régularisation est sélectionnée dans un train de facturation en cours.
Enfin, l’état facturé une fois le train de facturation finalisé (étape 5).

Pour saisir une nouvelle régularisation, il suffit de cliquer sur ajouter (+).

Une nouvelle fenêtre apparaît qu'il faut ensuite remplir. 
Il y a douze champs différents :
1. La période prise en compte lors de la régularisation, elle peut être d'un ou plusieurs jours.
Soyez vigilant sur les dates de la régularisation, car si elle cours sur plus d'un mois, cela peut poser des problèmes pour les statistique et les bilans.
De même, si elle correspond à une période différente de la facturation sur laquelle vous devez l'appliquer, il est généralement préférable de placer la régularisation sur la période à laquelle elle correspond plutôt que sur la période de facturation sur laquelle elle sera appliquée.
Exemple:
La régularisation correspond à une erreur de tarif sur le mois juin que la famille signale au mois de septembre. La régularisation ne pourra donc apparaitre que sur la facturation de septembre ou plus. Les dates de la régularisation seront positionnées sur le mois de juin afin que les bilans soient cohérents
2. La régie concernée par la régularisation.
3. La structure.
4. L'enfant pour qui est faite la régularisation.
5. Le foyer de l'enfant (se remplit automatiquement).
6. Le type de prestation concerné.
7. Le commentaire qui servira également comme intitulé dans la facture.
Lors de la saisie d'une régularisation, il est préférable de toujours saisir un commentaire détaillé pour que la famille comprennent la raison de cette régularisation. préciser la raison, les dates, et tout renseignement utile à la famille.
8. Le montant.
9. La remise en pourcentage.
10. La quantité concernée par la régularisation.
11. Le total de la facture une fois les autres éléments renseignés.
12. La prise en compte pour affichage ou non des données sur les bordereaux et bilan.


LES DIFFÉRENTS TYPE DE RÉGULARISATION

Il existe 3 types de régularisations :
- Régularisation d'une quantité : liée à une erreur de pointage ou de facturation calculable selon le tarif horaire du contrat, multiplié par un nombre d'heure.
Si vous modifiez un pointage déjà facturé, sauf cas particulier, le logiciel vous proposera automatiquement une régularisation que vous pourrez sélectionner lors de la création d'une facturation dans la partie pointage modifié.
- Régularisation de tarif : liée à un défaut d’application d'un tarif horaire. Exemple: changement de tarif horaire à appliquer de manière rétroactive lié à un changement de revenu ou un nouvel enfant dans le foyer.
- Régularisation d'un montant unique: à utiliser exceptionnellement (contacter votre formateur ou nos techniciens avant d'utiliser ce type de régularisation)

Régularisation d'une quantité

Lorsque vous aurez saisi les premier champs (jusqu'à la prestation), le tarif horaire du contrat vous sera automatiquement proposé. Il est toutefois possible de le modifier.
Il est également important de se rappeler, que la notion positif ou négatif de ce type de régularisation sera toujours portée par la quantité facturée.
Exemples :
- Si la régularisation est en faveur de la structure, dans le champs quantité, le chiffre sera positif. Ci-dessous, exemple pour une erreur de 4h non facturées à la famille : 4

- Si la régularisation est en faveur de la famille, dans le champs quantité, le chiffre sera alors négatif. Ci-dessous, exemple pour une erreur de 4h facturées en trop à la famille :

Pour ce type de régularisation, il faut obligatoirement sélectionner "En heure et en montant."

Régularisation de tarif

Pour ce type de régularisation, il est important de se rappeler :
- Dans le montant, il faut renseigner la différence entre le nouveau tarif horaire et l'ancien tarif horaire facturée. (voir image)
- Contrairement au type de régularisation précédent, ici la notion positif ou négatif sera toujours portée par le champs "montant".
- Dans la quantité, il faut renseigner le nombre d'heures précédemment facturées au mauvais tarif.

Mémo pour le calcul:
(nouveau tarif horaire - ancien tarif horaire) x nombre heures facturées à l'ancien tarif
Pour ce type de régularisation, il faut obligatoirement sélectionner "en montant".

Par montant

Pour ce type de régularisation, il est important de se rappeler :
- Le montant total est calculé à l'avance.
- La quantité sera toujours à 1.

Ce type de régularisation entraine souvent des irrégularités dans les statistiques et les bilans.
Il est donc important d'être certains que cette fonction est la bonne solution.
N’hésitez pas à consulter votre formateur ou nos techniciens afin de vous en assurer.
Pour ce type de régularisation, il faut choisir la prise en compte qui répond à votre besoin.

RÉGULARISATION DANS LE TRAIN DE FACTURATION

Régularisation manuelle:

Une fois la facturation lancée en bas de page, étape 1, il faut cliquer sur "Régul" pour faire apparaître toutes les régularisations en attente de facturation. Ensuite, il sera possible d'en sélectionner une ou plusieurs afin de les intégrer au train de facturation.

Il y a également la possibilité d'ajouter une nouvelle régularisation en cliquant sur ajouter, (+) ce qui ouvre une fenêtre pop-up.
Il suffira de saisir/modifier les différents champs pour créer la régularisation (voir paragraphe "LES DIFFÉRENTS TYPES DE RÉGULARISATION") puis de valider pour l'enregistrer.
Il n'est pas possible d'enregistrer une régularisation qui n'est pas remplie entièrement

Les régularisations sélectionnées apparaitront dès l'étape 2 de la facturation (calcul) jusque sur la facture, une fois celles-ci éditées.

Si vous devez ajoutez une régularisation sur une facturation en cours, et ayant dépassée l'étape 2, après être revenu à l'étape 1 et avoir y avoir ajouté la régularisation, il sera nécessaire de recalculer la facturation depuis l'étape 2.
Une fois une facturation arrivée à l'étape 5, il ne sera plus possible d'ajouter de régularisation sur cette facturation.

Régularisation des pointages modifiés après facturation:

Le logiciel vous permet dans une certaine mesure de modifier les pointages déjà facturés. La disponibilité de la fonction est liée au droit de chaque utilisateur. Ainsi dans les pages de pointage l'utilisateur aura la possibilité ou non de réaliser des modification.
Les pointages déjà facturés sont signalisé par des cadenas:
L'utilisateur à la possibilité de modifier le pointage facturé
  L’utilisateur n'a pas la possibilité de réaliser de modification.

Si un utilisateur ayant les droits de modification procède à la modification d'un pointage, une régularisation sera alors proposé dans le module "pointage modifié" dans l'étape 1 de la création d'un train de facturation. L'affichage permet de vérifier l'enfant, la date du pointage et la structure concernés.



Comme pour les régularisation manuelles, il suffit de cocher la case (à gauche) afin d'appliquer la régularisation correspondante dans le train de facturation.

Liens utiles :


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