Création d'une facture manuelle
Le logiciel permet de générer des factures en dehors des trains de facturation pour palier à des situations spécifiques (exemples : départ d'une famille ou encore facturation de frais d’inscription, de caution sur une régie à part).
Pour créer une facture manuelle, aller dans le menu FACTURE / Lancer une facturation :
Préparation
Sélectionner la régie souhaitée, l'action FACTURE MANUELLE et cliquer sur le symbole + pour ajouter une ligne de facturation :
Une fenêtre pop-up s'ouvre alors dans laquelle il faudra renseigner tous les éléments à prendre en compte sur la ligne de facturation avant de cliquer sur la coche verte pour Confirmer :
La ligne de facturation apparait ensuite :
Il est possible d'ajouter d'autres lignes de facturation en répétant l'opération.
Il est également possible de modifier une ligne (symbole crayon) ou de la supprimer (symbole poubelle) en cliquant sur les différents symboles en bout de ligne :
Une fois ajoutées toutes les lignes de facturation, cliquer sur le symbole PLAY pour passer à l'étape suivante, Le bouton PAUSE sert à mettre en attente la facturation pour la reprendre plus tard :
Calcul
La 2e étape est une étape de vérification :
Si les données sont correctes, il faut passer à l'étape suivante en cliquant sur le bouton suivant.
Si les données sont erronées, il faut retourner à l'étape précédente pour effectuer les modifications en cliquant sur le bouton précédent.
Détails
Dans cette étape il faut renseigner tous les champs qui apparaitront sur la/les facture(s) tels que :
- le libellé sur la/les facture(s)
- la période de facturation
- la date d'échéance (date jusqu'à laquelle la famille peut payer sa facture)
- la date de prélèvement (si une ou plusieurs familles sont prélevées via ICAP)
- le code service pour l'export en comptabilité (facultatif si pas d'export depuis ICAP)
- le radical des numéros de factures (code unique qui précède le numéro de la facture, peut être utile pour la comptabilité)
Si le logiciel est relié à un portail famille, il sera possible de retarder l'affichage des factures sur le portail famille en cochant la case Retarder l'affichage des factures sur le Portail famille et en renseignant la date souhaitée.
Il est également possible d'ajouter un message sur les factures à destination de toutes les familles. Pour cela, décocher la case Pas de message et saisir manuellement le message :
Une fois tous les éléments renseignés, cliquer sur suivant pour passer à l'étape suivante.
Brouillon
Cette étape permet de visualiser un résumé des informations ainsi que les brouillons des factures avant de les transformer en factures définitives.
Pour cela cliquer sur la symbole en forme d'œil afin que le brouillon s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur.
La facture est alors affichée de la sorte:
Ce brouillon est alors téléchargeable et/ou imprimable en cliquant sur les boutons en haut à droite :
Lors de cette étape toutes les modifications sont encore possibles. Passé cette étape il n'y aura plus de modifications possibles des factures.
Une fois tous les brouillons vérifiés, cliquer sur la coche verte de Validation :
Une fenêtre pop-up s'ouvre alors dans laquelle le logiciel rappelle qu'il ne sera plus possible de revenir en arrière après cette étape :
Comme les factures ne sont plus modifiables, il faudra saisir des régularisations lors de la prochaine facturation en cas d'erreur.
Pour passer à l'étape suivante, cliquer une nouvelle fois sur la coche verte.
Factures
Lors de la dernière étape, il sera possible selon votre paramétrage de :
- Imprimer les factures.
- Envoyer les factures par mail (pour les familles qui l'ont autorisé).
- Exporter les factures (vers le Trésor Public ou un logiciel de comptabilité).
- Archiver le train (permet de ne plus afficher le train depuis la synthèse de facturation pour plus de lisibilité).
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