Création d'un dossier
LOGIQUE GENERALE
Un dossier doit être créé pour chaque enfant. Celui-ci peut être associé à un ou plusieurs foyers (en cas de garde alternée).
CRÉATION D'UN DOSSIER
Pour les gestionnaires ayant des modules complémentaires (prélèvement automatique, l'activation de l'envoie des factures par email, ou le prélèvement sur salaire), si votre recherche concerne l'une de ces fonctionnalités dans le cadre de la création d'un dossier, merci de passer par l'outil de recherche pour consulter les notices correspondantes.
Depuis la page d'accueil, sélectionner la thématique DOSSIER / Ajouter un enfant.
Cette fonction, comparable à un formulaire en ligne, permet de créer un dossier complet en 7 ou 9 étapes en fonction de la situation de la famille.
Étape 1 : État civil de l'enfant
La date de validité est par défaut définie au premier jour du mois de la création du dossier. Elle définit le début de toutes les autres dates du dossier et ne pourra être modifiée lors des étapes futures, sauf par une date strictement supérieure.
• La date de validité : Il est indispensable de renseigner une date égale ou antérieure à la date de début de contrat (période d'adaptation comprise).
Par défaut, il est vivement conseillé de ne pas toucher à la date indiquée par le logiciel.
• Les champs en rouge sont les champs obligatoires.
• Les champs en orange sont les champs considérés comme importants, mais non bloquants si incomplets. Des alertes seront proposées afin de pouvoir les vérifier facilement.
La case ''Garde alternée'' permet d'ajouter les étapes nécessaires à la création des différents foyers de l'enfant et des différents contrats.
Une fois toute les informations renseignées, la flèche bleue 
en haut à droite permet de passer à l'étape suivante.
Saisir les champs du bloc ÉTAT CIVIL, puis cliquer sur la flèche bleue (en haut a droite) pour passer à l'étape suivante.
ll est possible qu’à ce stade, le logiciel détecte une homonymie.
Si le nom et le prénom de l’enfant qui est saisi est similaire à plus de 80% d’un autre nom / prénom, le logiciel voudra s’assurer qu'il n'y a pas de création de doublon.
Cas pratique : Il faut saisir le dossier de Louis DUPONT. Sa grande sœur, Louise, a déjà un dossier, le logiciel le propose dans une fenêtre pop-up.
Deux possibilité existent :
• Le nouveau dossier était effectivement un doublon, il faut cliquer sur le bouton radio correspondant à ce dernier.
• L'enfant proposé n'est pas l'enfant dont on saisit le nouveau dossier, il faut donc cliquer sur “Aucun dossier ne correspond, je veux continuer la création d'un nouveau dossier”.
Après avoir validé avec la coche verte, il est possible de passer à l'étape suivante.
Étape 2 : Foyer de l'enfant
À partir de ce stade, il est possible naviguer d'une étape à l'autre et de mettre en pause la création d'un dossier en cliquant sur ''pause''. Il est également possible de supprimer le dossier en cliquant sur l'icône de la poubelle 
.
Pour reprendre le processus de création ultérieurement, utiliser la fonction ''Reprendre la saisie d'un dossier'' depuis la thématique DOSSIER.
• Si la famille n'a jamais fréquenté la structure, sélectionner ''NOUVEAU'' et cliquer sur "VALIDER".
• Si la famille a déjà fréquenté la structure, cliquer sur "EXISTANT", rechercher le foyer et cliquer sur "VALIDER".
Bloc FOYER
Saisir les informations requises dans cette ce bloc. Les catégories socio-professionnelle (CSP) sont définies au niveau national, il n'est donc pas possible d'en ajouter ou de les modifier.
Dans le bloc FOYER, il est nécessaire de saisir la ou les personne(s) qui compose(nt) le foyer. Cela peut être les parents, ou d'autres responsables légaux, famille d'accueil, etc. Le lien de parenté est une information obligatoire.Bloc ADRESSE
Afin de gagner du temps, recherchez l'adresse directement dans le champs prévu à cet effet. Il n'est pas nécessaire d'indiquer de date, le logiciel s'en chargera par la suite.
Les compléments d'adresse sont à saisir en second temps.
La date de début de l'adresse se met par défaut sur la date de validité renseignée à l'étape 1 du dossier.
Bloc REVENUS
Saisir les revenus en cliquant sur le bouton ''+'' dans la zone revenu.
En fonction du paramétrage du logiciel, il convient de saisir les revenus nécessaires à la facturation du foyer ainsi que les informations statistiques (par exemple : l’origine).
Comme les revenus sont historisés, il est indispensable d’indiquer une période correspondant à la présence de l’enfant.
En cas d’évolution des revenus, de nouvelles périodes peuvent être créées.
La date de début de période se met par défaut sur la date de validité renseignée à l'étape 1 du dossier.
Pour valider, cliquer sur la coche verte 
pour revenir au foyer et passer à l'étape suivante en cliquant sur ''suivant''.
Étape 3 : ENTOURAGE DE L'ENFANT
Cette page présente le ou les parent(s) enregistré(s) dans le foyer. Il est également possible d’ajouter des personnes de l’entourage de l’enfant à l’aide du bouton d’ajout 
situé en haut à droite.
Pour chaque personne, peuvent être indiqués :
• Les autorisations de récupération de l’enfant,
• La possibilité d’être contactée en cas d’urgence,
• L’existence éventuelle d’une mesure d’éloignement.
Valider la saisie en cliquant sur la coche verte .
Au survol d’une personne avec le curseur de la souris, son numéro de téléphone s’affiche. Les autorisations et informations peuvent être modifiées en cliquant sur l’icône du « crayon ».
Si aucun parent n’a été renseigné pour l'enfant, il existe deux possibilités :
• Ajouter au moins un parent,
• Cocher la case « Sans parent déclaré » si l’enfant n’a pas de parents connus (par exemple : enfant orphelin ou parents non identifiés).
Les personnes renseignées dans l'entourage de l'enfant peuvent également être sélectionnées comme payeurs. Il est possible de leur renseigner une adresse email pour leur envoyer la facture par mail.
Étape 4 : COMPLÉMENT D'INFORMATION
Cette page comprend toutes les informations au sujet de l'enfant lui-même:
- le complément
- les autorisations
- les restrictions alimentaires
- les informations médicales
- les recommandations
Cette page est personnalisable dans l'onglet PARAMÈTRE/ Structure /Dossier.Une fois la saisie terminée, cliquer sur la flèche pour accéder à l'étape suivante.
Étape 5 : PAYEUR
Cette page permet d'indiquer le ou les destinataires des factures pour le foyer. Cette information devant être historisée, une période de validité sera demandée. Il est également possible de renseigner les informations pour le prélèvement automatique ou le prélèvement sur salaire, si l'option est activée dans les paramètres de la régie.
La date de début de période se met par défaut sur la date de validité renseigné à l'étape 1 du dossier.
Est également repris par défaut le nom des parents comme payeurs. Il est cependant possible de modifier ces informations (La liste déroulante reprend le nom des personnes renseignées dans l'entourage).
Si les adresses email des parents sont renseignées, et l'envoi des factures par mail activé, il est alors possible d'activer cette option en cochant la case indiquée d'une flèche rouge.
Étape 6 : CONTRAT
Cette page permet de :
- choisir le type de contrat (régulier, occasionnel, etc.)
- choisir la période du contrat
- préciser les signataires du contrat
- indiquer si le contrat contient une période d'adaptation et son mode de facturation
- gérer les habitudes horaires via les plannings et le calendrier du contrat
- vérifier le tarif horaire
- déterminer le mode de mensualisation et les mensualités si nécessaire
- saisir d'éventuels commentaires
- indiquer l'intérêt de la famille pour de l'accueil occasionnel supplémentaire
La date de début du contrat se met par défaut sur la date de validité renseigné à l'étape 1 du dossier.
Étape 7 : VALIDATION
Cette page permet de vérifier si tous éléments du dossier ont été fournis par le foyer.
Pour valider la création du dossier, cliquer sur l'icône de validation.
Un pop-up s'ouvre pour prévenir de l'enregistrement du dossier, il est nécessaire de cliquer sur la coche verte pour accéder au dossier créé.
Lien utile :
Related Articles
Saisir ou Modifier les revenus
Les revenus doivent être valables pour la période du contrat de l’enfant et mis à jour à chaque changement de situation de la famille (nouvel enfant, modification des revenus CAF en cours d'année, etc.) Depuis Aout 2008, la CAF recommande de mettre à ...Création d'un nouveau dossier pour un frère / une sœur
Cet article explique comment créer le dossier d’un enfant dont un frère ou une sœur est ou a déjà été accueilli(e) dans la structure. LOGIQUE GÉNÉRALE Le dossier de l'enfant est à son nom. Le rattachement au foyer est indépendant, il peut ainsi être ...Mon Foyer Portail Famille
Le Portail Famille permet de consulter les informations relatives au foyer et aux enfants. Il permet aussi d'effectuer des demandes de modification pour mettre à jour ces informations. Ces demandes seront soumises à la validation du gestionnaire de ...Modifier / Ajouter un foyer
INTRODUCTION Les dossiers Enfant reposent sur un système de foyer, de manière à ce que les données du dossier correspondent au maximum à la vie réelle. Le foyer est commun à tous les enfants d'une fratrie. Les informations du foyer de l'enfant sont ...Ajouter ou modifier un employé
Avant de pouvoir utiliser le module de gestion du personnel, il faudra penser à paramétrer les éléments souhaités (notamment l'employeur) dans la partie PARAMETRE / Gestion du personnel : Le logiciel permet l'ajout d'employés au travers d'un dossier ...