Création d'un dossier
LOGIQUE GENERALE
Un dossier doit être créé pour chaque enfant. Celui-ci peut être associé à un ou plusieurs foyers (en cas de garde alternée).
CRÉATION D'UN DOSSIER
Pour les gestionnaires ayant des modules complémentaires (prélèvement automatique, l'activation de l'envoie des factures par email, ou le prélèvement sur salaire), si votre recherche concerne l'une de ces fonctionnalités dans le cadre de la création d'un dossier, merci de passer par l'outil de recherche pour consulter les notices correspondantes.
Depuis la page d'accueil, sélectionner la thématique DOSSIER / Ajouter un enfant.
Cette fonction, comparable à un formulaire en ligne, permet de créer un dossier complet en 7 ou 9 étapes en fonction de la situation de la famille.
Étape 1 : État civil de l'enfant
La date de validité est par défaut définie au premier jour du mois de la création du dossier. Elle définit le début de toutes les autres dates du dossier et ne pourra être modifiée lors des étapes futures, sauf par une date strictement supérieure.
• La date de validité : Il ne s'agit pas de la date de début de contrat, mais de la date de l'existence du dossier dans le logiciel. Elle doit commencer à minima le 1 jour du mois de l'accueil de l'enfant.
Exemple : l'enfant arrive le 17 septembre, indiquer le 1er septembre.
Exemple : l'enfant arrive le 17 septembre, indiquer le 1er septembre.
Par défaut, il est vivement conseillé de ne pas toucher à la date renseignée par le logiciel.
Les champs en rouge sont les champs obligatoires.
Les champs en orange sont les champs considérés comme importants, mais non bloquants si incomplets.
• La case "Enfant à naître" permet de saisir uniquement le nom de famille, la date de naissance prévue, et le sexe (non obligatoire).
• La case ''Garde alternée'' permet de passer le dossier en mode "Garde partagée", dans le cas où les parents sont séparés.
Une fois toute les informations renseignées, la flèche bleue 
en haut à droite permet de passer à l'étape suivante.
Détection d'homonymie
Il est possible qu’à ce stade, le logiciel détecte une homonymie, c'est à dire, c'est à dire que le nom / prénom saisi est similaire à plus de 80% d’un dossier qui existe déjà.
Le logiciel voudra s’assurer qu'il n'y a pas création de doublon.
• Si le dossier qui ressort en 1er choix est bien le dossier de l'enfant qui est en cours de saisie, sélectionner ce dernier. Le logiciel renvoie vers le dossier de l'enfant.
• Si le dossier en cours de saisie n'est pas le dossier qui apparait en 1er choix, s'il s'agit bien d'un enfant différent (le dossier qui ressort est souvent le dossier d'un grand frère ou d'une grande sœur), cliquer sur "Aucun dossier de correspond, je veux continuer la création d'un nouveau dossier". Le processus de création du dossier continue.
Après avoir validé avec la coche verte 
, il est possible de passer à l'étape suivante.
Étape 2 : Foyer de l'enfant
Navigation
À partir de ce stade, il est possible de :
- Naviguer d'une étape à l'autre en utilisant les flèches d'avance
et de retour arrière
en haut à droite
- Mettre en pause la création d'un dossier en cliquant sur l'icône ''pause''
.
- Supprimer le dossier en cliquant sur l'icône de la poubelle
.
Pour reprendre un dossier en pause, utiliser la fonction ''Reprendre la saisie d'un dossier'' depuis le menu DOSSIER.
Sélection du foyer
• Si la famille n'a jamais fréquenté la structure, sélectionner ''NOUVEAU'' et cliquer sur "VALIDER".
• Si la famille a déjà fréquenté la structure, cliquer sur "EXISTANT". Le logiciel détecte le foyer le plus susceptible d'être celui de l'enfant. Il est aussi possible d'effectuer une recherche manuelle.
Bloc FOYER
Saisir les informations requises dans cette ce bloc. Les catégories socio-professionnelle (CSP) sont définies au niveau national, il n'est donc pas possible d'en ajouter ou de les modifier.
Dans le bloc FOYER, il est nécessaire de saisir la ou les personne(s) qui compose(nt) le foyer. Cela peut être les parents, ou d'autres responsables légaux comme des grands-parents, une famille d'accueil, etc.
Bloc ADRESSE
Afin de gagner du temps, recherchez l'adresse directement dans le champs prévu à cet effet. Il n'est pas nécessaire d'indiquer de date, le logiciel s'en chargera par la suite.
Les compléments d'adresse sont à saisir en second temps.
Une fois l'adresse sélectionnée, la date "À partir du" se met par défaut sur la date de référence renseignée à l'étape 1 du dossier.
Si l'adresse du foyer n'est pas référencée, cliquer sur "Adresse non présente dans la liste" (en fin de liste) ou décocher la case "Utiliser le moteur de recherche des adresses françaises" pour une saisie manuelle.
Bloc REVENUS
Saisir les revenus en cliquant sur le bouton ''+'' dans la zone revenu.
Selon le mode de fonctionnement et le paramétrage du logiciel, il peut être obligatoire de saisir les revenus nécessaires à la facturation de l'accueil. Les critères et le type de revenus pris en compte peuvent différer d'une structure à l'autre.
Comme les revenus sont historisés, il est indispensable d’indiquer une période correspondant à la présence de l’enfant.
En cas d’évolution des revenus, de nouvelles périodes peuvent être créées.
La date de début de période se met par défaut sur la date de validité renseignée à l'étape 1 du dossier.
Pour valider, cliquer sur la coche verte 
pour revenir au foyer et passer à l'étape suivante en cliquant sur ''suivant''.
Étape 3 : ENTOURAGE DE L'ENFANT
Cette page présente le ou les parent(s) enregistré(s) dans le foyer. Il est également possible d’ajouter des personnes de l’entourage de l’enfant à l’aide du bouton d’ajout 
situé en haut à droite.
Pour chaque personne, peuvent être indiqués :
• Les autorisations de récupération de l’enfant,
• La possibilité d’être contactée en cas d’urgence,
• L’existence éventuelle d’une mesure d’éloignement.
Valider la saisie en cliquant sur la coche verte .
Au survol d’une personne avec le curseur de la souris, son numéro de téléphone s’affiche. Les autorisations et informations peuvent être modifiées en cliquant sur l’icône du « crayon ».
Si aucun parent n’a été renseigné pour l'enfant, il existe deux possibilités :
• Ajouter au moins un parent,
• Cocher la case « Sans parent déclaré » si l’enfant n’a pas de parents connus (par exemple : enfant orphelin ou parents non identifiés).
Les personnes renseignées dans l'entourage de l'enfant peuvent également être sélectionnées comme payeurs. Il est possible de leur renseigner une adresse email pour leur envoyer la facture par mail.
Étape 4 : COMPLÉMENT D'INFORMATION
Cette page comprend toutes les informations au sujet de l'enfant lui-même:
- le complément
- les autorisations
- les restrictions alimentaires
- les informations médicales
- les recommandations
Cette page est personnalisable dans l'onglet PARAMÈTRE/ Structure /Dossier.Une fois la saisie terminée, cliquer sur la flèche pour accéder à l'étape suivante.
Étape 5 : PAYEUR
Cette page permet d'indiquer le ou les destinataires des factures pour le foyer. Cette information devant être historisée, une période de validité sera demandée. Il est également possible de renseigner les informations pour le prélèvement automatique ou le prélèvement sur salaire, si l'option est activée dans les paramètres de la régie.
La date de début de période se met par défaut sur la date de validité renseigné à l'étape 1 du dossier.
Est également repris par défaut le nom des parents comme payeurs. Il est cependant possible de modifier ces informations (La liste déroulante reprend le nom des personnes renseignées dans l'entourage).
Si les adresses email des parents sont renseignées, et l'envoi des factures par mail activé, il est alors possible d'activer cette option en cochant la case indiquée d'une flèche rouge.
Étape 6 : CONTRAT
Cette page permet de :
- choisir le type de contrat (régulier, occasionnel, etc.)
- choisir la période du contrat
- préciser les signataires du contrat
- indiquer si le contrat contient une période d'adaptation et son mode de facturation
- gérer les habitudes horaires via les plannings et le calendrier du contrat
- vérifier le tarif horaire
- déterminer le mode de mensualisation et les mensualités si nécessaire
- saisir d'éventuels commentaires
- indiquer l'intérêt de la famille pour de l'accueil occasionnel supplémentaire
La date de début du contrat se met par défaut sur la date de validité renseigné à l'étape 1 du dossier.
Étape 7 : VALIDATION
Cette page permet de vérifier si tous éléments du dossier ont été fournis par le foyer.
Pour valider la création du dossier, cliquer sur l'icône de validation.
Un pop-up s'ouvre pour prévenir de l'enregistrement du dossier, il est nécessaire de cliquer sur la coche verte pour accéder au dossier créé.
Lien utile :
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