Création d'un nouveau dossier pour un frère / une sœur
Cet article explique comment créer le dossier d’un enfant dont un frère ou une sœur est ou a déjà été accueilli(e) dans la structure.
LOGIQUE GÉNÉRALE
Le dossier de l'enfant est à son nom. Le rattachement au foyer est indépendant, il peut ainsi être rattaché à un ou plusieurs foyers (garde alternée) ou changer de foyer (séparation, placement, etc.).
Depuis la page d'accueil, sélectionner le module DOSSIER / Ajouter un enfant.
ÉTAPE 1 : État civil de l'enfant
Remplir la première étape
La date de validité est par défaut définie au premier jour du mois de la création du dossier. Il est impératif que cette date soit inférieure ou égale à la date d'entrée de l'enfant dans la structure.
Les champs en rouge sont obligatoires : leur saisie est indispensable pour poursuivre la création du dossier.
Les champs en orange sont recommandés, mais leur absence n'empêche pas de continuer.
Saisir les champs du bloc ÉTAT CIVIL, puis cliquer sur la flèche bleue (en haut a droite) pour passer à l'étape suivante.
ll est possible qu’à ce stade, le logiciel détecte une homonymie.
Si le nom et le prénom de l’enfant qui est saisi est similaire à plus de 80% d’un autre nom / prénom, le logiciel voudra s’assurer qu'il n'y a pas de création de doublon.
Cas pratique : Il faut saisir le dossier de Louis DUPONT. Sa grande sœur, Louise, a déjà un dossier, le logiciel le propose dans une fenêtre pop-up.
Deux possibilité existent :
• Le nouveau dossier était effectivement un doublon, il faut cliquer sur le bouton radio correspondant à ce dernier.
• L'enfant proposé n'est pas l'enfant dont on saisit le nouveau dossier, il faut donc cliquer sur “Aucun dossier ne correspond, je veux continuer la création d'un nouveau dossier”.
Après avoir validé avec la coche verte, il est possible de passer à l'étape suivante.
Il est possible de mettre en pause le dossier en cliquant sur l'icône 
et de le reprendre plus tard depuis le module DOSSIER / Reprendre la saisie d'un dossier.
Il est aussi possible de supprimer le dossier en cours de création en cliquant sur l'icône 
.
ÉTAPE 2 : Foyer de l'enfant
À l'étape 2, cliquer sur le bouton "EXISTANT". Cela permet de rechercher le foyer de l'enfant. Pour cela, saisir le nom dans le champ de rechercher et cliquer sur la loupe.
Le logiciel proposera un ou plusieurs résultats. Une fois qu'un foyer sera sélectionné, confirmer en cliquant sur le bouton "VALIDER".
Le logiciel récupère les données du foyer existant : Informations du foyer, adresse, assurance, autorisations, revenus. Les champs en rouge sont à saisir obligatoirement.
Il est important de procéder à une vérification des informations saisies.
Une fois les information vérifiées, passer à l'étape suivante en cliquant sur la flèche bleue 
.
ÉTAPES 3 à 7 : Entourage - Compléments d'information - Payeurs - Contrat - Documents & validation
Les étapes suivantes sont similaires à la création classique d'un dossier. Vous pouvez vous référer à la notice "CRÉATION D'UN DOSSIER", disponible dans la rubrique "Liens utiles" en bas de page.
• Étape 3 : Entourage de l'enfant : Les parents sont déjà renseignés lorsqu'il ont été renseignés à l'étape 2. Il est nécessaire de saisir l'entourage manuellement pour les autres personnes composant l'entourage de cet enfant (celui-ci peut différer d'un enfant à l'autre, même dans le cas d'une fratrie).
Si aucun parent n’a été renseigné pour l'enfant, il existe deux possibilités :
• Ajouter au moins un parent,
• Cocher la case « Sans parent déclaré » si l’enfant n’a pas de parents connus (par exemple : enfant orphelin ou parents non identifiés).
• Étape 4 : Compléments d'information : ils s'agit des informations propres à l'enfant dont on créé le dossier
• Étape 5 : Payeurs : Par défaut, le logiciel indique les parents/responsables légaux.
Il faut apporter une vigilance particulière à cette étape : si la famille souhaite que les enfants soient sur la même facture, il faut impérativement que les payeurs soient renseignés dans le même ordre que dans le dossier de la sœur / du frère déjà inscrit. Si les informations des payeurs sont différentes, les enfants auront une facture individuelle.
• Étape 6 : Contrat : Saisir le contrat de l'enfant.
• Étape 7 : Documents & validation : Il est possible d'ajouter des documents à cette étape.
Validez le dossier avec la coche bleue 
en haut à droite.
Une fenêtre pop-up s'ouvre pour indiquer que le dossier a bien été créé.
ENCART FRATRIE
La création d'un dossier rattaché à un foyer existant met automatiquement à jour le module Fratrie des enfants, en indiquant pour chaque frère et/ou sœur son nom, prénom et âge.
Cet encart est accessible depuis Dossier > Foyer.
Cet encart contient les informations relatives à la composition de la fratrie. Attention, ajouter un enfant via ce dernier ne crée pas de dossier.
Il est possible d'ajouter des enfants dans l'encart fratrie en cliquant sur l'icône 
.
Renseigner les informations de l'enfant dans la fenêtre pop-up puis valider en cliquant sur la coche verte :
L'enfant apparait alors dans la l'encart FRATRIE, uniquement à titre informatif. Cela n'a aucun impact sur le dossier, comme le nombre d'enfant à charge dans les revenus par exemple.
Un enfant créé depuis l'encart FRATRIE apparait dans DOSSIER / Rechercher avec la mention "(Non inscrit)".
Liens utiles :
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