Saisir les habitudes horaires et les plannings tournants
Le logiciel permet de renseigner dans le dossier de l'enfant :
- le planning des habitudes horaires
- le calendrier de la période
- un planning tournant
HABITUDES HORAIRES
Le planning s’affiche uniquement une fois choisi le type de contrat.
Il permet de renseigner les réservations d'accueil de l'enfant et sert de base au calcul des factures.
Pour ajouter un planning, il faut cliquer sur le bouton d'ajout 
:
Une fenêtre pop-up s'ouvre, renseigner le nom du planning :
Sélectionner avec le curseur l’heure exacte de début et de fin pour que le créneau complet soit réservé (l'amplitude horaire se colore).
Si l’enfant a le même planning toute la
semaine, il est possible de copier une journée en cliquant sur l'icône de copie à
droite :
Il est possible d'annuler les créneaux horaires appliqués sur une journée en cliquant sur l'icône de suppression :
Le logiciel calcule également le nombre
d’heures à la semaine de manière automatique en fonction des habitudes horaires
renseignées dans la partie « Total » (en bas à droite) :
CALENDRIER DE LA PÉRIODE
Les habitudes horaires créées dans le bloc PLANNING doivent être appliquées dans le CALENDRIER de l’enfant, sans quoi aucune réservation ne sera effective dans le cadre du contrat. Pour cela, sélectionner dans le calendrier le premier jour et le dernier jour d’application (tous les jours sur la période se colorent excepté les jours de fermeture de la structure) :
Les jours de fermeture de la structure doivent être paramétrés avant la création des contrats. Ceux-ci se paramètrent depuis la page PARAMÈTRES / Structure / Fermeture/Événements.
Si un jour de fermeture est décrété après la saisie des contrats, cela n'annulera pas les réservations effectives ce jour. La journée apparaitra cependant fermée dans le calendrier de l'enfant.
PLANNING TOURNANT
Dans certains cas, sur le même contrat d'un enfant, il peut y avoir des plannings différents qui se répètent sur une période, il s’agit des plannings tournants. Le calendrier de la page CONTRAT va permettre de gérer ces situations.
Exemple : L’enfant a deux plannings selon le rythme semaines paires et semaines impaires.
Dans un premier temps, il faut créer la première semaine type :
Puis, appliquer ce planning type sur le calendrier en utilisant par exemple les numéros de semaines :
Ensuite, réitérer cette opération pour le planning semaines impaires, afin d'obtenir un planning tournant.
Cette procédure fonctionne sur un nombre infini de plannings qui se répètent. Si le contrat est lissé, le logiciel tiendra compte de tous les plannings créés sur la période dans le calcul de la mensualisation.
MODIFICATION DU PLANNING
Lorsqu'un planning a déjà été facturé, il ne peut plus être modifié. Une alerte intitulée "Planning non modifiable car déjà facturé" s'affiche dans le bloc PLANNING. Cela s'applique à tous les plannings qui ont été facturés sur un contrat antérieur ou qui ont été intégrés à une période facturée, même si cette dernière ne les a pas facturés. Cette mesure vise à empêcher la modification des plannings des contrats précédents ou déjà facturés.
Si les habitudes horaires changent, il existe plusieurs cas de figure :
• Contrat sans mensualisation : il faut créer un nouveau planning et l'appliquer dans le calendrier de l'enfant.
• Contrats mensualisés selon habitudes horaires : la clôture du contrat est nécessaire en cas de changement d'habitudes horaires. Il faut créer un nouveau contrat. Puis créer un nouveau planning et l'appliquer dans le calendrier de l'enfant.
• Contrat mensualisé selon base hebdomadaire : il faut créer un nouveau planning et l'appliquer dans le calendrier de l'enfant.
• Contrats mensualisés selon habitudes horaires figées : il faut créer un nouveau planning et l'appliquer dans le calendrier de l'enfant.
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