Les différents types de contrat

Les différents types de contrat



Le logiciel offre le choix entre six types de calcul de contrat dont cinq avec mensualisation (lissage) : 

1- Contrat d’après habitudes horaires
2- Contrat d’après base hebdomadaire avec habitudes horaires
3- Contrat d’après base hebdomadaire sans habitudes horaires
4- Contrat d'après le nombre de jours du mois
5- Contrat d'après habitudes horaires figées
6- Contrat au réel des réservations (sans mensualisation)

Tous les types de contrat ne sont pas activés par défaut. Pour activer un ou plusieurs types de contrat, il faudra se rendre dans le menu PARAMÈTRE / Structure / Facturation et cocher le ou les types de contrats que l'on souhaite utiliser.


Il est recommandé de faire valider par la CAF le choix d'un ou plusieurs types de contrats pour les structures dépendantes de cette dernière (PSU).

AFFICHAGE DES LIBELLÉS SUR LA FACTURE PAR TYPE DE CONTRAT

Le tableau ci-dessous résume le fonctionnement de chaque contrat au niveau de la facturation. C'est à dire, si les éléments évoqués sont pris ou non dans le calcul de la facturation.
Exemple: pour les contrats selon base hebdomadaire sans habitudes horaires, aucun dépassement (pointage au-delà des heures de réservation) ou accueil occasionnel ne sera facturé.

Légende:
OUI : le libellé s’applique sur la facture avec les notions de quantité (h), de tarifs (€) et donc de montant.
X : le libellé est affiché en quantité (h) mais sans tarifs (€). Par exemple, dans le cadre des contrats sans mensualisation les absences déductibles, seront affichées à titre informatif sur une ligne "Absence déductible", mais sans le tarif, donc sans montant.

 * uniquement si le nombre d'heures réalisées (présence) sur le mois dépasse le nombre d'heures prévues sur la mensualité. Exemple: mensualité de 80h, l'enfant réalise 96h d’accueil sur le mois, le logiciel facturera 16h d’accueil exceptionnel.

 ** Uniquement pour les jours au-delà du nombre de jours définis sur le contrat.

LE CONTRAT SELON HABITUDES HORAIRES

Présentation :

Ce type de contrat est mensualisé, le calcul prend en compte les plannings et calendriers des enfants (habitudes horaires) comme base de calcul des mensualités.

Mode de calcul :

Mensualité = Total des heures réservées sur la période du contrat (hors adaptation et jours de fermeture de la structure) x tarif horaire / nombre de factures à émettre (modifiable si nécessaire)
Ce calcul peut être impacté par différents paramétrages comme la déduction des congés, l'arrondis des heures sur les contrats, etc.

Facturation :

En plus de la mensualité, les éléments suivants seront automatiquement facturés :
  1. Les adaptations
  2. Les dépassements d’accueil régulier
  3. L'accueil occasionnel :
    1. les réservations ayant fait l’objet d’une demande d‘accueil occasionnel (heures occasionnelles)
    2. les dépassements liés aux réservations d'accueil occasionnel
  4. L’accueil exceptionnel :
    1. les jours pointés sans réservation
    2. les pointages non liés à une réservation
Exemple :
Réservation : Habitudes horaires de 9h à 11h
Présence : Enfant présent de 9h à 11h puis de 15h à 17h (hors réservation)
Facturation : Réservation 9h à 11h incluse dans l'accueil régulier mensualisé + 2h d’heures exceptionnelles de 15h à 17h
Les jours de fermeture paramétrés en amont de la création du contrats sont automatiquement déduits du calcul de la mensualisation lors de la création du contrat.
Les jours de fermeture non prévus, traités via la fonction "Événements" dans les paramètres de la structure (voir notice Paramétrer les jours de fermeture / fermeture non prévus), seront déduits lors de la facturation du mois, au prorata des habitudes horaires sur la date concernée.

Concernant les absences :
  1. les absences facturées liées à l'accueil régulier seront affichées sur la facture uniquement en quantité, mais non facturées en plus, car ces heures sont déjà prises en compte dans le calcul de la mensualité.
  2. les absences déductibles liées à l'accueil régulier seront affichées sur la facture en quantité et avec un tarif, car les heures ont été facturées dans la mensualité et doivent donc être déduites au réel.

  1. les absences facturées liées à l'accueil occasionnel seront affichées sur la facture en quantité et avec un tarif, car ces heures ne sont pas incluses dans la mensualité et doivent être facturées.
  2. les absences déductibles d'occasionnel seront affichées sur la facture uniquement en quantité mais non facturées car le gestionnaire donne son accord par le pointage à ne pas facturer cette réservation. Elles ne sont donc affichées qu'à titre informatif.

Concernant les congés :
Il existe trois manière de facturer gérer les congés dans le contrat selon habitude horaire. Cela se paramètre depuis la page PARAMÈTRES / Structure / Facturation / Mensualisation.
  1. La facturation selon habitudes horaires. Les congés (comptabilisés en heures) sont déduits du nombre total d'heures à facturer sur toute la durée du contrat.
Exemple de calcul d'un contrat selon habitudes horaires :
  1. La facturation selon habitudes horaires sans les congés. Les congés ne sont pas déduits du nombre total d'heures à facturer dans la mensualité. Il seront déduits sur la facture au fur et à mesure qu'ils sont posés.

Exemple de calcul de contrat selon habitudes horaires sans les congés:
Lors de la facturation, les congés pris apparaissent en heures sous la dénomination CG - Congés.

  1. La facturation selon habitudes horaires sans les congés et Ne jamais les déduire. Les congés ne sont pas déduits du nombre total d'heures à facturer dans la mensualité. Il ne sont pas déduits non plus sur la facture au fur et à mesure qu'ils sont posés.

Cette option permet de facturer à la famille les jours durant lesquels l'enfant est en congé. Il s'agit d'une fonctionnalité développée pour certaines structures PAJE dont le fonctionnement l'autorise.

C'est le type de contrat mensualisé est le plus proche des besoins des familles, quand elles ont la possibilité d'indiquer leur planning de réservation à long terme.

Clôture / fin de contrat :

Ce type de contrat nécessite une clôture dans les cas suivants :
  1. Changement de tarif horaire lié à un :
    1. Changement de revenus
    2. Changement du nombre d'enfant à charge du foyer
    3. Changement de situation entrainant un changement de calcul des ressources par la CAF
  2. Changement dans les habitudes horaires
  3. Fin de contrat, afin de régulariser :
    1. L'arrondi réalisé sur les heures du contrat (si la fonction est activée dans le paramétrage du logiciel depuis le menu PARAMÈTRE / Structure / Dossier / Option contrat). Cela peut-être facultatif selon les cas et le paramétrage des logiciels.
    2. Les congés non pris, si inclus dans le calcul de la mensualisation (si la fonction est activée dans le paramétrage du logiciel depuis le menu PARAMÈTRE / Structure / Facturation / Mensualisation).

LE CONTRAT SELON BASE HEBDOMADAIRE AVEC HABITUDES HORAIRES

Présentation :

Il permet de générer une mensualité à la famille en connaissant ou non son planning à l’avance. Le calcul se base sur un nombre d’heures par semaine défini à la création du contrat en accord avec les signataires, multiplié par un nombre de semaines.

Mode de calcul :

Mensualité = ((moyenne d'heures hebdomadaires x nombre de semaines) / nombre de factures à émettre) x tarif horaire
Ce calcul peut être impacté par différents paramétrages comme la déduction des congés, l'arrondis des heures sur les contrats, etc.

Si les habitudes horaires sont connues et renseignées, le logiciel propose une moyenne hebdomadaire, le nombre de semaines et le nombre de factures à émettre. Si cela ne convient pas, il est possible de modifier les variables du calcul proposé par le logiciel.
Si les habitudes horaires ne sont pas renseignées, il suffit de déterminer chaque variable manuellement.

IMPORTANT : Ce type de contrat contraint le gestionnaire à renseigner des habitudes horaires cohérentes avec la base hebdomadaire définie lors de la création du contrat, surtout si la famille fournit son planning au fur et à mesure.
En effet, on peut renseigner des plannings comprenant plus ou moins d’heures que la base hebdomadaire, mais le logiciel ne facturera à la famille que la mensualité sans la modifier. Les dépassements et autres éléments annexes à la mensualité seront facturés au regard des réservations.
Donc, si le nombre d’heures hebdomadaires n'est pas respecté chaque semaine, cela entrainera des écarts potentiellement incohérents dans les bilans.
Exemple:
Contrat de 25h/semaine
Sur une semaine, la famille ne réserve que 20h, la mensualité ne sera pas modifiée et le logiciel facturera les 25h via le lissage. Il y aura donc un écart entre les heures réalisées et facturées. Cette période sera surfacturée.

Facturation :

Le fonctionnement est quasiment identique à celui des contrats selon habitudes horaires. Merci de vous référer au paragraphe facturation des contrats selon habitudes horaires.

Le seul éléments qui peut perturber l'utilisation réside dans les dépassements d’accueil régulier qui sont facturés si les pointages sont supérieurs aux habitudes horaires et non à la base hebdomadaire. Les dépassements sont calculés jour par jour, et non à la semaine.

Exemple de calcul de contrat d'après base hebdomadaire avec habitudes horaires :

Exemple de pointages : 

Avec ce type de contrat et ces pointages, voici ce qui serait facturé :

Clôture :

Ce type de contrat peut être clôturé avec régularisation, mais le calcul réalisé par le logiciel est le même que pour les contrats d'après habitudes horaires, c'est-à-dire :

Régularisation = Nombre d'heures réservées - heures déjà facturées par les mensualités depuis le début du contrat.

IMPORTANT : Il est fort probable que le calcul de la régularisation ne corresponde pas à l'attente du gestionnaire, il sera préférable de procéder à une clôture simple (sans régularisation) ou une modification de la date de fin du contrat, puis de saisir une régularisation manuelle, si nécessaire.

LE CONTRAT SELON BASE HEBDOMADAIRE SANS HABITUDES HORAIRES

Présentation :

C’est une variante de la mensualisation d’après base hebdomadaire. Elle permet au gestionnaire de ne pas renseigner d'habitudes horaires, même si cela est vivement conseillé afin de pouvoir gérer les capacités d'accueil de la structure.

Mode de calcul :

Mensualité = ((moyenne d'heures hebdomadaires x nombre de semaines) / nombre de factures à émettre) x tarif horaire
Ce calcul peut être impacté par différents paramétrages comme la déduction des congés, l'arrondis des heures sur les contrats, etc.

Si les habitudes horaires sont connues et renseignées, le logiciel propose une moyenne hebdomadaire, le nombre de semaines et le nombre de factures à émettre. Si cela ne convient pas, il est possible de modifier les variables du calcul proposé par le logiciel.
Si les habitudes horaires ne sont pas renseignées, il suffit de déterminer chaque variable manuellement.

Facturation :

IMPORTANT : Ce type de contrat implique :
  1. L'impossibilité de facturer :
    1. Les dépassements d’accueil régulier
    2. L’accueil occasionnel et dépassements associés
    3. les absences non déductibles (régulier / occasionnel)
  2. L’impossibilité de déduire les absences déductibles (régulier / occasionnel)
  3. Les seuls suppléments à la mensualité seront les adaptations et les heures de présences dépassant la durée totale de la mensualité, qui apparaitront sur les factures sous l'intitulé "heures exceptionnelles".

Exemple de calcul de contrat d'après base hebdomadaire sans habitudes horaires :

Exemple de pointages : 

Avec ce type de contrat et ces pointages, voici ce qui serait facturé :

Clôture

Ce type de contrat peut être clôturé avec régularisation, mais le calcul réalisé par le logiciel est le même que pour les contrats d'après habitudes horaires, c'est-à-dire :

Régularisation = Nombre d'heures réservées - heures déjà facturées par les mensualités depuis le début du contrat.

IMPORTANT : Il est fort probable que le calcul de la régularisation ne corresponde pas à l'attente du gestionnaire, il sera préférable de procéder à une clôture simple (sans régularisation) ou une modification de la date de fin du contrat, puis de saisir une régularisation manuelle, si nécessaire.

LE CONTRAT SELON LE NOMBRE DE JOURS DU MOIS

Présentation :

Il permet une contractualisation selon un nombre de jours dans le mois renseigné au moment la création du contrat. Chaque mois ayant un nombre de jours différents, il faudra déterminer au départ quel est le nombre de jours à prendre en compte. Ainsi, chaque mois les mensualités resteront identiques bien que le nombre de jours variera d'un mois à l'autre.

Mode de calcul :

Mensualité = nombre de jours du mois x nombre d'heures par jour x tarif horaire.

Facturation :

Le fonctionnement est identique à celui des contrats d'après habitudes horaires.

Les seules différences sont :
  1. Les jours de présences au-delà du nombre de jours définis au contrat seront facturés en accueil exceptionnel.
  2. Les absences facturées / déductibles (régulier/occasionnel) seront affichées sur la facture en quantité et en euros

Exemple de calcul de contrat d'après le nombre de jours du mois :

Clôture :

Ce type de contrat peut être clôturé avec régularisation, mais le calcul réalisé par le logiciel est le même que pour les contrats d'après habitudes horaires, c'est-à-dire :

Régularisation = Nombre d'heures réservées - heures déjà facturées par les mensualités depuis le début du contrat.
IMPORTANT : Il est fort probable que le calcul de la régularisation ne corresponde pas à l'attente du gestionnaire, il sera préférable de procéder à une clôture simple (sans régularisation) ou une modification de la date de fin du contrat, puis de saisir une régularisation manuelle, si nécessaire.

LE CONTRAT SELON HABITUDES HORAIRES FIGÉES

Présentation :

Tout comme le contrat d'après habitudes horaires, il prend en compte le planning des enfants comme base de facturation. Le logiciel propose une mensualisation basée sur les habitudes horaires et les jours de fermeture paramétrés. 

La seule différence avec le contrat selon habitudes horaires est qu'il sera possible de modifier les habitudes horaires sans que cela ne change la mensualité calculée au départ. Cela signifie que si l'on change les habitudes horaires d'un contrat d'après habitudes horaires figées en cours, cela n'aura aucun impact sur les prochaines facturations. La mensualité définie au départ sera toujours facturée à l'identique.

Mode de calcul :

Mensualité = Total des heures réservées sur la période du contrat (hors adaptation et jours de fermeture de la structure) x tarif horaire / nombre de factures à émettre (modifiable si nécessaire)

Facturation :

Le fonctionnement est identique à celui des contrats d'après habitudes horaires.

Attention : ce type de contrat est déconseillé aux structures qui déclarent des heures à la caf car il va forcément créé des écarts sur bilans entre les heures réalisées et les heures facturées.

Exemple de calcul de contrat d'après habitudes horaires figées :

Clôture :

Ce type de contrat peut être clôturé avec régularisation, mais le calcul réalisé par le logiciel est identique à celui des contrats d'après habitudes horaires, c'est-à-dire :

Régularisation = Nombre d'heures réservées au départ (habitudes horaires figées) - heures déjà facturées par les mensualités depuis le début du contrat.

Si des modifications d'habitudes horaires ont eu lieu au cours du contrat, le calcul de la régularisation prend en compte les heures réservées au départ et non les heures modifiées.

LE CONTRAT SANS MENSUALISATION (AU RÉEL)

Présentation :

Ce type de contrat est le plus simple et le plus proche des besoins de la famille.
En effet, étant donné qu'il n'y a pas de mensualisation (lissage), le logiciel ne facture que les réservations/consommations réelles de la période de facturation.

Mode de calcul :

La mensualité change tous les mois et se base sur le calcul suivant :
Nombre d'heures réservées sur le mois concerné x tarif horaire

Facturation :

Le fonctionnement est identique à celui des contrats d'après habitudes horaires.

Les seules différences sont les suivantes :
  1. les absences facturées de régulier seront affichées sur la facture en quantité et en euro
  2. les absences déductibles de régulier seront affichées sur la facture uniquement en quantité

Clôture :

Ce type de contrat ne nécessite pas de clôture à proprement parlé (régularisation). Il s'agit d'en modifier la date de fin pour y mettre un terme, même s'il faut passer par la fonction de clôture.
Voici les deux cas où cela est nécessaire:
  1. L'enfant quitte définitivement la structure avant la fin du contrat
  2. Changement de tarif horaire lié à un :
    1. Changement de revenus
    2. Changement du nombre d'enfant à charge du foyer
    3. Changement de situation entrainant un changement de calcul des ressource par la CAF
Dans ce dernier cas, après avoir clôturé le contrat, il suffira de créer un nouveau contrat pour appliquer le nouveau tarif horaire.

Les avantages de ce type de contrat :
  1. Plus de transparence vis-à-vis des familles : les factures sont plus simples à comprendre et à expliquer.
  2. Plus de souplesse quant aux changements d'habitudes horaires : le contrat comporte uniquement un tarif horaire. Si les habitudes horaires changent au cours du contrat, il sera possible de modifier directement les plannings sans passer par une clôture de contrat.
  3. Moins d'écarts dans les bilans CAF : chaque mois les heures réalisées correspondent aux heures facturées et les éventuels écarts sont plus simple à vérifier.
  4. Pas besoin de régulariser les contrats à la fin de contrat ou en cas de clôture.
Le seul bémol est que les familles peuvent avoir des variations importantes entre chaque facture, selon leurs réservations sur chaque mois et/ou le nombre de jours d'ouverture de la structure.

Il s'agit du contrat le plus simple à gérer au quotidien.
 
Liens utiles : 





    • Related Articles

    • Saisir les habitudes horaires et les plannings tournants

      Le logiciel permet de renseigner dans le dossier de l'enfant : - le planning des habitudes horaires - le calendrier de la période - le planning tournant HABITUDES HORAIRES Le planning s’ouvre uniquement une fois choisi le type de contrat. Il permet ...

    • Saisir le contrat de l'enfant

      Le contrat est l’étape obligatoire, car il permet d’attribuer un tarif de facturation à l’enfant. Pour saisir le contrat, il faut renseigner ces cinq étapes : - le type de contrat - les signataires du contrat - la période d'adaptation - les habitudes ...

    • La personnalisation du contrat

      INTRODUCTION Le logiciel offre la possibilité de personnaliser les éditions des différents types de contrat. Il est ainsi possible d'afficher ou non des informations, de modifier le contenu du texte et de choisir une taille de police adaptée à vos ...

    • Modifier / Clôturer un contrat

      PRESENTATION GENERALE Une fois un contrat créé, il est possible de le modifier en fonction de deux critères : si le contrat a déjà été facturé ou pas. Un contrat pas encore facturé Si un contrat nouvellement créé n'a pas encore été facturé et qu'une ...

    • Le pointage hebdomadaire

      Depuis le menu POINTAGE / Hebdomadaire, le logiciel propose un pointage hebdomadaire par enfant : Le logiciel se positionne par défaut sur la semaine en cours et sur le premier enfant de la liste triée par ordre alphabétique des noms : Il est ...