La personnalisation du contrat

La personnalisation du contrat

INTRODUCTION

Le logiciel offre la possibilité de personnaliser les éditions des différents types de contrat.
Il est ainsi possible d'afficher ou non des informations, de modifier le contenu du texte et de choisir une taille de police adaptée à vos besoins.

La personnalisation de l'édition du contrat est disponible depuis le menu PARAMÈTRE / Éditions / Édition du contrat :

La personnalisation des contrats se paramètre par type de contrat et de mensualisation. Dans l'encadré "Critères", il faut choisir un type de contrat pour faire apparaitre la ligne du type de mensualisation. 
Dans le cas ou plusieurs structures sont reliées sur la même base, il faut en premier lieu choisir la structure concernée. 

Une fois les critères liés au contrat définis, voici ce qu'affiche la page :
• L'encadré "Critères", permettant de savoir quel contrat est concerné par la personnalisation de son édition
• un aperçu format A4 de l'édition
• L'encadré "Modèles" qui historise les différents modèles de contrat
• Le détail des options et des éléments à afficher ou non pour ce contrat 

Sur la droite, en fonction de la résolution de l'écran et du zoom, se trouvera une barre verticale permettant de faire dérouler la page jusqu'en bas. 
En haut à droite se trouve le bouton de modification (crayon dans un carré) ainsi qu'un œil permettant la prévisualisation d'un contrat test.

PRÉSENTATION DU MODULE

L'icône de l'œil, permet d'afficher un contrat test dans un nouvel onglet (ou une nouvelle page, en fonction des paramètres du navigateur). Cela permet de vérifier les informations et le rendu global de l'édition.

En cliquant sur le bouton de modification, on peut :
• Accéder aux modèles existants où en créer de nouveaux
• Cocher les cases dans l'encadré "Détail" pour faire apparaître les informations relatives à ces dernières dans le contrat.
• Dans l'aperçu format A4, basculer le mode "Aperçu" en mode "Éditeur" pour modifier facilement votre texte de la même manière que dans un logiciel de traitement de texte classique. 

PRÉPARER UN CONTRAT

Ajouter un modèle

Pour ajouter un modèle de contrat, cliquer sur le + en haut à droite de l'encadré "Modèle".
Il est possible de choisir parmi une liste de modèles existants ou repartir sur un nouveau modèle. 

1. À partir d'un modèle existant

En choisissant "À partir d'un modèle existant", cela donne accès à la liste de tous les types de contrat de votre logiciel.
Il est important de choisir un modèle en lien avec le type de mensualisation choisi dans les critères.

Une fois le modèle sélectionné, il est nécessaire de cliquer sur la coche verte afin de confirmer le choix du modèle.

Après validation, la page affiche les paramètres du modèle choisi, et son aperçu en format A4. Il est possible de modifier le nom du modèle ainsi que les dates de validité de ce dernier.
Deux modèles ne peuvent co-exister pour un même type de contrat et de mensualisation. La création d'un nouveau modèle clôture automatiquement le précédent. 

Il est fortement déconseillé de renseigner une date de fin pour un modèle encore en cours. Si un modèle expire, les contrats édités seront vierges.

2. Nouveau modèle

En choisissant l'option "À partir d'un nouveau modèle", il est possible de créer votre contrat à partir d'une base vierge.
Deux modèles ne peuvent co-exister pour un même type de contrat et de mensualisation. La création d'un nouveau modèle clôture automatiquement le précédent. 

Il est fortement conseillé de partir sur un modèle existant, dans une optique de cohérence et de gain de temps.

Détail des options disponibles

Les éléments affichables se présentent sous forme de cases à cocher. Ces dernières sont communes à tous les types de contrat, et certaines pourraient ne pas être utiles en fonction du contrat ou du type de mensualisation sélectionné.
• La case nommée Style moderne est pour l'heure inactive. Nous mettrons cette notice à jour dès que cette option sera disponible.
• La case Entête/pied de page permet de choisir entre plusieurs modèles de configuration de page, créés et accessibles depuis PARAMÈTRE / Éditions / Entête/pied de page.

• La case Congés fait apparaitre le détail des congés sur la page annexe au contrat : L'éventuel droit à congés, les congés déjà planifiés lors de l'édition du contrat, les dates de ces derniers.

• La case Période d'adaptation fait apparaitre le détail de cette dernière sur la page annexe au contrat. Ce détail reprend les jours de l'adaptation ainsi que le mode de facturation.

• La case Tarif autres types d'accueil fait apparaitre à des fins d'information les tarifs des différents types d'accueil.

• La case Données calcul tarif régulier fournit aux signataires du contrat le calcul réalisé pour obtenir le tarif horaire de l'accueil. 

• La case Données calcul mensualité fournit aux signataires du contrat le calcul réalisé pour obtenir la mensualisation. Ci dessous, voici le détail pour un contrat régulier selon habitude horaire de 1581h et trois jours de congés déduis de la mensualité, facturé sur 12 mois.

• La case Dates fermeture structure indique aux signatures les jours et/ou les périodes de fermeture de la structure. 

• La case Distinguer enfant porteur d'handicap affiche la phrase "L'enfant {{enfant_nom}} {{enfant_prenom}} est porteur d'un handicap" en début de la page annexe. 

• La case Droit accès CAF Pro et CDAP permet d'afficher la phrase "{{signataire_prenom}} {{signataire_nom}} autorise la consultation CDAP". Elle certifie ainsi que les signataires autorisent la CAF a fournir leur revenus connus.

• La case RGPD permet d'afficher en annexe un texte précisant que les données peuvent être exploitées dans le cadre d'une enquête Filoué, conformément au respect de la réglementation RGPD. 

• La case Habitudes horaires fait apparaitre en annexe les habitudes horaires du contrat. Elle est disponible sous trois formes :
- Tableau 

- Calendrier prévisionnel

- Calendrier prévisionnel + horaires

Dans un but d'optimisation des impressions papier, les calendriers sont appliqués en format paysage. Cela permet d'avoir une meilleure lisibilité de ces derniers une fois imprimés.
• La case Protocole médical n'affiche à titre indicatif que la phrase "PROTOCOLE MÉDICAUX ET MÉDICAMENTS", en respect de la règlementation RGPD. Les données médicales ne pouvant figurer ni sur le logiciel, ni sur les documents édités depuis celui-ci. 

• La case Texte réglementaire CAF affiche en annexe ce dernier, qu'il est parfaitement possible de modifier. Par défaut, voici le texte affiché si la case est cochée : 
Les subventions publiques octroyées par la Caisse d’allocations familiales aux gestionnaires des structures d’accueil du jeune enfant sont basées en partie sur les heures de fréquentation réelle des enfants. Ces heures doivent être fiables, pour que les subventions publiques versées par la Caf correspondent au juste financement. Dès lors, le gestionnaire est tenu à la plus grande vigilance quant au correct enregistrement de ces heures. Les familles sont invitées à informer la direction de la structure de toute erreur dans le relevé d’heures de présence réelle qui leur serait transmis. Des contrôles peuvent être diligentés par la Caf.

ÉDITER LE TEXTE

Le logiciel permet de personnaliser le texte des contrats en utilisant le mode "ÉDITEUR". Pour cela, cliquer sur le bouton de modification en haut à droite de la fenêtre, puis cliquer sur le sélecteur en haut à gauche de l'aperçu format A4.

Les différentes parties du contrat

Pour accéder à l'édition d'une des différentes parties, cliquez sur le symbole "+" en fin de la ligne à droite pour dérouler le contenu de cette section. Pour la réduire, cliquez sur le symbole "-".

Les modèles prédéfinis sont déjà préremplis. Créer un nouveau modèle à partir d'une base vierge nécessite de taper le texte manuellement et de sélectionner les balises de vos champs variables. 
   Le contrat est composé de sept sections :

      1. Titre

      Il s'agit du nom de votre contrat. Par défaut, le nom est CONTRAT D'ACCUEIL.

      2. Sous-titre

      Il s'agit du sous-titre. Cela peut être le type de contrat, comme Régulier ou Occasionnel. 

      3. Entre

      Cette partie concernant les coordonnées de la structure.

      4. Et

      Cette partie concernant les coordonnées des représentant légaux de l'enfant.

      5. Corps

      Il s'agit du contenu du contrat. Ce dernier peut parfaitement être modifié en fonction des besoins de la structure.

      6. Signataire structure

      Il s'agit d'un emplacement dans la page contenant le nom du signataire de la structure. C'est à cet endroit que ce dernier doit apposer sa signature manuscrite au moment de la signature du contrat.

      7. Signataire famille

      Tout comme la partie précédente, celle-ci concerne le ou les signataires côté famille.

Mise en forme du document

Une barre d'outil est disponible afin de mettre en forme votre document. Elle permet également de sélectionner les différentes balises pouvant être utilisées pour vos champs variables.
Il est nécessaire de sélectionner le texte avant d'y apporter une modification. Ex : Si je souhaite changer la taille des caractères, je dois sélectionner tout mon texte puis choisir la taille souhaitée dans la liste déroulante dédiée au style du texte.

Voici la liste des différents outils disponibles, leur explication, ainsi que les familles de balises utilisables dans ce module d'édition des contrats. 

Les balises {{ }}

1. Qu'est-ce qu'une balise ? 

Au moment de l'édition, les champs situés entre les doubles accolades comme : {{signataire_prenom}}, seront automatiquement remplis par des informations saisies sur d'autres pages du logiciel. On appelle cela des variables. Le texte écrit entre les accolades s'appelle une balise.
Modifier de manière incorrecte ou supprimer une balise {{ }} empêchera le logiciel de récupérer et d'afficher l'information dans le texte du contrat.
En cas de suppression, il manquera un mot ou un nom à vos éditions.
En cas de modification inappropriée, le champ variable s'affichera dans l'édition en tant que texte.

2. Où renseigner les informations pour remplir les balises

Voici un récapitulatif des endroits où doivent être renseignées les informations relatives aux balises :

• Les informations de la structure se renseignent depuis la page PARAMÈTRE / Structure / Général.

• Pour renseigner les informations concernant le signataire (de la structure), cela se fait depuis la page PARAMÈTRE / Structure / Dossier, encadré Signataire.


• Les informations relatives au foyer se trouvent dans DOSSIER / Foyer.
• Les variables concernant les parents et l'enfant renverront à des informations disponibles dans DOSSIER / Enfant.
• Les variables concernant le Contrat récupèrent les informations disponibles dans DOSSIER / Contrat

Il est possible que certaines balises {{ }} s'affichent en texte brut dans les contrats si les informations relatives à ces dernières n'ont pas été saisies dans le logiciel.

3. Exemple d'utilisation des balises

La balise surlignée dans une couleur correspond au texte surligné dans la même couleur.

Il a été convenu ce qui suit :
L'enfant {{enfant_prenom}} {{enfant_nom}} est accueilli au sein de l'établissement {{structure_nom}} pour la période du {{contrat_dateDebut}} au {{contrat_dateFin}}.

Une fois édité, voici ce qui apparaitra sur le contrat :

Il a été convenu ce qui suit :
L'enfant Pia ORANGE est accueilli au sein de l'établissement Eveil et Moi pour la période du lundi 01 janvier 2024 au samedi 31 août 2024 .




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