La personnalisation des factures
INTRODUCTION
Le logiciel offre la possibilité de personnaliser l'apparence et le contenu des factures.
Ce module est disponible depuis le menu PARAMÈTRE / Éditions / Édition facture :
En haut à droite, on retrouve de l'icône de modification (1) et l'icône de prévisualisation (2).
• L'icône de modification permet d'accéder au contenu modifiable.
• L'icône de prévisualisation permet d'afficher un aperçu générique des factures dans un nouvel onglet.
La page est divisée en plusieurs parties :
(3) Régie
(4) Entête
(5) Format global
(6) Options
(7) Informations complémentaires – cases à cocher
(8) Informations complémentaires – cases à cocher / zones de texte
RÉGIE
On retrouve le nom de la régie dans cet encadré. Si plusieurs régies existent, une liste déroulante permet de sélectionner celle concernée par la personnalisation des factures. Ainsi, on peut attribuer à chaque régie un modèle de facture distinct.
Les régies peuvent être paramétrées depuis la page PARAMÈTRES / Régie.
L'ajout d'une nouvelle régie nécessite de contacter le service formation en amont.
ENTÊTE
Cette partie permet de personnaliser l'entête de la facture. Il s'agit de la zone en haut à gauche de la facture, dans laquelle on peut placer le logo et un texte (souvent, les coordonnées de la structure).
Le comparatif ci-dessous montre à gauche une facture sans entête et une facture avec entête.
• Les fonctions Décalage vers le bas (mm) et Décalage vers la droite (mm) permettent de définir les dimensions des marges du haut et de gauche, comme indiqué par les flèches rouges sur la capture d'écran.
• La fonction Largeur du logo permet d'ajuster la taille du logo.
• La liste déroulante Logo permet de choisir un logo qui doit être préalablement importé depuis la page PARAMÈTRES / Éditions / Gestion logo.
• Le champ Texte permet d'ajouter un contenu écrit sous le logo. Il peut être formaté selon les besoins en utilisant les outils détaillés dans le tableau suivant :
Une police sans serif (sans « empattements ») a des caractères sans extensions décoratives à leurs extrémités.
Une police serif a des extensions décoratives aux extrémités des lettres. On parle « d’empattements ».
Une police monospace est une police d'écriture au sein de laquelle chaque lettre et chaque caractère (y compris l'espace) occupe le même espace horizontal que les autres.
FORMAT GLOBAL
Cet encadré permet de personnaliser le format général des factures, ainsi que les différents libellés, et le choix d'afficher ou non le hors-taxe.
• Deux types de format : classique ou Clic'esi (format éditique du Trésor public)
• Le libellé : Il s'agit du nom dans l'encadré bleu qui figure en haut à droite de la page
• Libellé date : Par défaut, le nom "Date de la facture" est défini.
• Libellé numéro : Le paramétrage par défaut indique "Numéro de facture"
• Libellé période : Il s'agit de la période de facturation. Cela peut être modifié pour préciser, par exemple si c'est le mois à venir ou passé, selon le mode de facturation utilisé.
• Hors-taxes : Activer cette option fait apparaitre les lignes du montant Hors Taxe
• Code direction (uniquement pour le format Clic'esi) : Il est défini par le trésor public.
CLIC’ESI (Courrier Local Industrialisé et Centralisé en ESI) est la solution de courrier industrialisé proposée par la DGFIP aux collectivités territoriales, destinée uniquement au traitement des factures/ASAP (Avis des Sommes à Payer) issus de rôles collectifs, comportant ou non un coupon de paiement TIP SEPA (Titre Interbancaire de Paiement).
Le format Clic'esi implique une normalisation des factures selon des critères définis par la DGFIP.
Visuellement, on reconnait une facture au format Clic'esi à l'apparence du bloc adresse dont la typographie est différente :
OPTIONS
Cet encadré permet de modifier les informations affichées dans le tableau des prestations facturées.
• (1) Afficher le nom de l’enfant : En cochant cette case, le nom de l'enfant apparaitra au-dessus des différentes prestations. C'est très pratique, notamment dans le cas des fratries.
• (2) Afficher le nom de la structure : Le nom de la structure peut être affiché à la suite de la prestation. Cette information peut être utile dans le cas où l'enfant est inscrit dans différentes structures.
• (3) Afficher les dates : Il est possible de détailler chaque réservation en affichant les dates (et le format d'affichage) des prestations détaillées ci-dessous.
- les absences
- les dépassements
- l’occasionnel
- l'exceptionnel
• (4) Ne pas faire apparaître les absences à 0 € : Selon le type de contrat et le type d'absence, le montant indiqué peut être de 0 €. En cochant cette case, la ligne de l'absence (4) est masquée.
La notice "Les différents types de contrat" (lien en bas de page) explique en détail le calcul des différentes absences selon les types de contrat.• Ne pas cumuler les lignes similaires : En cas de répétitions de lignes identiques, il est possible d'alléger visuellement la facture en évitant les cumuls.
• Grouper par types de lignes : Cette fonction concerne les futurs logiciels CAP CLSH et CAP École. Elle permet de regrouper les lignes de facturation par types de prestations.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Il est possible d'afficher certaines informations à la suite du tableau des prestations facturées.
• Afficher les heures réelles : Cela permet d'afficher sur une ligne la durée réelle des heures effectuées.
• Afficher les congés restants : Si l'enfant a un droit à congés, cette ligne permet de récapituler les droits, les congés pris, les congés restants, ainsi que les congés sur la période.
• Afficher les congés sur la période : Si des congés ont été posés durant la période de facturation, les dates sont précisées.
• Date de naissance de l’enfant : En cochant cette case, on affiche la date de naissance de l'enfant sur la facture.
• Numéro allocataire : En cochant cette case, on affiche le numéro d'allocataire du payeur sur la facture.
• Afficher les revenus : Il est possible d'afficher les revenus du foyer, en choisissant un type de revenus disponible dans la liste déroulante de ce module.
Les revenus sont à renseigner dans le dossier de l'enfant sur cette page : DOSSIER / Foyer / Revenus
Les différents types de revenus (Salaire 1, Salaire 2, Ressource CAF, etc.) se paramètrent depuis la page PARAMÈTRES / Métier / Revenus.
• Échéance de la facture : Il existe deux options :
- Selon une date d'échéance : Le logiciel indiquera la date d'échéance de la facture, renseignée à l'étape 3 de la facturation.
- Texte libre : Le logiciel permet l'ajout d'un texte libre (sans mise en forme possible).
• Le compte prélevé : Cela permet d'afficher le compte prélevé dans un encadré de couleur orange.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Ce module permet d'afficher ou non certaines informations, détaillées dans ce paragraphe.
À l'exception de la première case concernant l'émetteur, les cases suivantes concernent des informations sous forme de texte. Celui-ci peut être formaté selon les besoins en utilisant les outils détaillés dans le tableau suivant :
Une police sans serif (sans « empattements ») a des caractères sans extensions décoratives à leurs extrémités.
Une police serif a des extensions décoratives aux extrémités des lettres. On parle « d’empattements ».
Une police monospace est une police d'écriture au sein de laquelle chaque lettre et chaque caractère (y compris l'espace) occupe le même espace horizontal que les autres.
• Afficher l'émetteur : Cette information concerne les collectivités émettrices. Elle est à renseigner depuis la page PARAMÈTRES / Régie / Facturation / Émetteur. Si cette case est cochée, un encadré apparaitra en haut à droite au-dessus du bloc adresse du ou des payeur(s).
• Texte d’information : Tout texte saisi depuis cette page apparaitra sur la facture dans un encadré de couleur bleue nommé "Pour votre information". Ce texte étant rattaché au modèle de facture, il apparaitra sur toutes les factures émises
À l'étape 4 du train de facturation, il est aussi possible d'ajouter un texte propre à la facturation en cours. Pour cela, il vous décocher la case "Pas de message" et d'écrire le message souhaité. Ce texte s'affichera à la suite de celui saisi dans le champ du texte d'information, s'il en existe un.
• Les consignes de règlement : Le texte saisi ici apparaitra sur la facture dans un encadré de couleur orange.
• les informations légales : Ces dernières apparaitront dans un encadré de couleur bleue, nommé "INFOS LEGALES".
• Le coupon réponse : Ce coupon sera placé dans l'angle inférieur droit de la facture. Il peut être personnalisé en fonction des besoins en utilisant les balises disponibles dans la barre d'outils. Par défaut, on retrouve le nom du destinataire, le numéro de la facture ainsi que le montant à régler. Ce coupon sera délimité par des pointillés.
Pour valider les modifications apportées à l'édition des factures, il est nécessaire de cliquer sur la coche verte en haut à droite.
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