La personnalisation des autres éditions

La personnalisation des autres éditions

INTRODUCTION 

Le logiciel permet de personnaliser l'apparence et le contenu de divers documents autres que les contrats et les factures.
La personnalisation des éditions est disponible depuis le menu PARAMÈTRE / Éditions /Autres éditions : 

Les documents personnalisables sont regroupés dans un seul menu déroulant. Une fois le document sélectionné dans ce menu, il est possible d'accéder à la modification de ce dernier en cliquant sur l'icône de modification (représentée par un crayon dans un carré) située en haut à droite de la page.
La table des matières de cette notice référence toutes les éditions disponibles dans ce module.

Les différents types de modification

Il existe trois types de modification permettant de personnaliser au mieux les documents. En fonction de ces derniers, il est possible d'intervenir sur le modèle de la page, sur le texte, ou sur certaines options activables ou non.

      1. Le modèle de page (model page)

Un modèle de page est une page pré-conçue que l'on peut appliquer aux diverses éditions à des fins de cohérence et de gain de temps.
Le module permettant de créer / modifier des modèles de pages de trouve dans PARAMÈTRES / Éditions / Entête - Pied de page
Pour associer un modèle de page à l'édition choisie, cliquer sur l'icône de modification en haut à droite (crayon dans un carré) et sélectionner un des  modèles de page disponible.
Il est possible de prévisualiser le rendu en cliquant  sur l'œil. Pour enregistrer les modifications il est nécessaire de cliquer sur la coche verte en haut à droite de l'écran.  

      2. Personnalisation (du texte)

Ce type de modification permet d'intervenir sur le texte. Tout peut être modifié : le contenu du texte, sa taille, sa couleur, et les balises placées entre doubles accolades {{ }}.

      • Les balises {{ }} :  Les champs situés entre les doubles accolades comme : {{regisseur}}, seront automatiquement remplis par des informations saisies sur d'autres pages du logiciel.
On appelle cela des variables. Le texte écrit entre les accolades s'appelle une balise.
Modifier de manière incorrecte ou supprimer une balise {{ }} empêchera le logiciel de récupérer et d'afficher l'information dans le texte du contrat.
En cas de suppression, il manquera un mot ou un nom à vos éditions.
En cas de modification inappropriée, la balise s'affichera dans l'édition en tant que texte brut. 
Les balises sont classées par thème : Structure, Régie, Famille, Enfant et Divers. 

      • La barre d'outil  : 
Cette dernière permet d'éditer le texte de manière très simple, comme dans un traitement de texte classique. I
Il est nécessaire de sélectionner le texte avant d'y apporter une modification. Ex : Si je souhaite changer la taille des caractères, je dois sélectionner tout mon texte puis choisir la taille souhaitée dans la liste déroulante dédiée au style du texte.
Les différents outils sont détaillés ci-dessous dans le tableau ci-dessous :

     3. Paramètre

Certaines éditions comportent des options sous forme de cases à cocher ou de choix dans des listes déroulantes. Ces options, propres à chaque documents, sont à découvrir en sélectionnant l'édition à modifier. Pour cocher une case ou sélectionner un choix dans une liste, cliquer sur l'icône de modification (le crayon dans un carré ).
      • La capture d'écran ci-dessous montre le type de modification "Case à cocher"
      • La capture d'écran ci-dessous montre le type de modification "Liste déroulante"
Les modifications doivent être confirmées en cliquant sur la coche verte en haut à droite.
Si besoin, il est possible de sortir de la page sans enregistrer les modifications en cliquant sur la croix rouge.

LES ATTESTATIONS

Cette notice offre une brève description des documents disponibles dans ce module.
Pour des informations détaillées sur ces derniers,  les notices dédiées sont disponibles via les liens fournis en fin de notice.

Attestation de demande d'admission
Ce document atteste qu'une demande d'admission a été effectuée dans la structure. Les informations présentes sur cette attestation sont relative à l'enfant, son foyer, et l'accueil demandé (structure et horaires). 
DOSSIER / Gérer mes préadmissions / Préadmissions / Pour chaque enfant, cliquer sur l'œil / Imprimante
Il est possible de choisir un modèle de la page.

Attestation fiscale

L'attestation fiscale certifie des règlements perçus par la structure au titre des frais de garde. Les dates indiquées sont celles des règlements (hors CESU) et non pas celles du ou des contrat(s) de l'enfant. 
DOSSIER / Édition OU DOSSIER / Consulter un dossier / Compte / Imprimante
Il est possible de choisir un modèle de la page et de modifier le texte.

Attestation frais de garde

L'attestation de frais de garde certifie la garde de l'enfant sur une période donnée. Il est possible d'indiquer ou non les sommes réglées pour cette garde.
DOSSIER / Édition
Il est possible de choisir un modèle de la page et de modifier le texte.

Attestation PAJE

Il s'agit de l'attestation visant à calculer le complément de libre choix du mode de garde. 
DOSSIER / Édition
Il est possible de choisir un modèle de la page et de choisir une recherche en fonction des dates des factures plutôt que des lignes de facturation.

COMMUNICATION AVEC LES FAMILLES

Envoi des codes enfants

Il est possible de générer une lettre à l'intention des familles afin de leur communiquer le code leur permettant de pointer sur l'écran réservé aux familles.
En cas de fratrie, le code est commun à toute la famille. Une fois saisi sur l'écran tactile, le logiciel demande quel est l'enfant concerné avant de poursuivre le pointage.
Dossier / Édition
Il est possible de choisir un modèle de la page et de modifier le texte.

Lettre de relance

En cas d'impayé, le logiciel peut générer une lettre de relance récapitulant la ou les somme(s) due(s).
FACTURE / Gérer mes encaissements / Impayés / Sélectionner les impayés / Imprimante OU FACTURE / Synthèse de facturation / Impayés / Sélectionner les impayés / Imprimante
Il est possible de choisir un modèle de la page et de modifier le texte.

Lettre d'acceptation / refus

Il s'agit d'un courrier adressé au responsable légal de l'enfant, l'informant de l'acceptation ou du refus de la demande d'admission, et la procédure à suivre pour finaliser l'inscription de l'enfant.
DOSSIER / Gérer mes préadmissions / Commissions / Imprimante
Il est possible de choisir un modèle de la page et de modifier le texte.

GESTION FINANCIÈRE

Mandat de prélèvement

Dans le cadre de la mise en place d'un prélèvement automatique, il est nécessaire de faire signer au payeur le mandat de prélèvement dont les champs sont préremplis en fonction des informations saisies dans le logiciel.
DOSSIER / Consulter un dossier / Foyer/ Imprimante en haut à droite de l'encadré Prélèvement OU DOSSIER / Éditions
Il est possible de choisir un modèle de page.

Reçu de règlement

Il est possible d'éditer un reçu pour chaque règlement perçu. Ce dernier justifie de la date de ce dernier et de la somme versée à la structure. 
DOSSIER / Consulter un dossier / Compte / Icône document en bout de ligne dans l'encadré LISTE DES RÈGLEMENTS
Il est possible de choisir un modèle de page.

Simulation de tarification

Une simulation de tarif peut être imprimée dans le cadre d'une simulation avancée. Le document, non contractuel peut ainsi être fourni aux familles ayant bénéficié d'une simulation de tarif, à des fins informatives. 
Simulateur de tarif / Aller plus loin avec le simulateur avancé / Imprimante
Il est possible d'afficher ou non les coordonnées de la structure.

Relevés de compte

Le relevé de compte est un résumé de l'ensemble des opérations financières ayant eu lieu sur le compte d'un foyer. Il précise le cumul des débits (les factures) et des crédits (les règlements).
DOSSIER / Consulter un dossier / Compte / Imprimante OU FACTURE/ Éditions
Il est possible de choisir un modèle de page.

PLANNINGS

Planning quotidien

Ce planning, établi pour une journée en particulier, permet de visualiser les présences / absences des enfants en reprenant le code des couleurs du logiciel. 
POINTAGE / Édition
Il est possible d'afficher les enfants non prévus dans le planning en cochant la case à cet effet.

Planning hebdomadaire

Le planning hebdomadaire recense les enfants, les journées de la semaine et des horaires de présence prévue en fonction des réservations.
POINTAGE / Édition
Il est possible d'afficher les enfants non prévus dans le planning en cochant la case à cet effet.

Planning mensuel

Le planning hebdomadaire recense sur un format linéaire les enfants, les journées de la semaine et des horaires de présence prévue en fonction des réservations.
POINTAGE / Édition
Il est possible d'afficher les enfants non prévus dans le planning en cochant la case à cet effet.

DOSSIER - POINTAGE 

Liste préadmission

Il s'agit de la liste de toutes les demandes d'admission en cours, reprenant les données suivantes : Nom de l'enfant, date de la demande, date d'entrée souhaitée, si la demande a déjà été refusée une fois, et la pondération.
Dossier / Gérer mes préadmissions / Préadmissions / Imprimante
Il est possible de choisir une édition avec ou sans critères, et de générer une page par enfant.

Fiches enfants 

La fiche enfant récapitule toutes les informations liées à ce dernier et à son entourage. Elle doit être vérifiée et retournée signée par les responsables légaux. Cela permet d'avoir des données à jour dans le logiciel.
Dossier / Édition OU Dossier / Consulter un dossier / Synthèse / Imprimante OU Dossier / Consulter un dossier / Enfant / Imprimante
Il est possible d'intégrer le code de pointage de l'enfant ainsi que l'horodatage en pied de page. 

Relevés de présence

Le relevé de présence permet d'extraire dans un tableau les réservations de l'enfant, les heures réelles et de la détail de la facturation. 
Pointage/ Édition
Il est possible d'apporter une modification au texte réglementaire CAF qui apparait sur le relevé de présence si la case "Afficher le texte réglementaire CAF" est cochée lors de l'édition du document. 

Registre de pointage

Il s'agit du registre qui extrait les réservations et les pointages sur une journée. 
Pointage/ Édition
La modification du document sera accessible lors de prochaines livraisons. Nous mettrons cette notice à jour à cette occasion.

Liste des anniversaires

Après avoir saisi les dates souhaitées, il est possible d'éditer la liste des dates d'anniversaires passées et/ou à venir, ainsi que les âges des enfants.
Pointage/ Édition
Il est possible de choisir entre l'affichage de la date en toute lettre ou en date simple (au format JJ/MM/AAA).
Il est possible de modifier l'apparence des tableaux pour augmenter leur lisibilité.  La notice dédiée "Menu Utilisateur" se trouve dans les liens utiles.

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