Paramètres des dossiers
Pour accéder aux paramètres du menu dossier, il faut se rendre sur le menu Paramètre / Structure / Dossier :
La page est divisée en trois modules :
- Dossier familles/enfants : permet de modifier la façon dont sont saisis les dossiers
- Signataire : c'est-à-dire la ou les personnes dont le nom sera visible sur les contrats
- Option contrat : permet d'activer ou de désactiver divers fonctionnements pour tous les contrats de la structure
Le module Dossier Famille/enfants
Il permet de :
- activer ou désactiver le formatage du numéro de téléphone (obligation de saisir 10 chiffres)
- rendre obligatoire la saisie du régime allocataire
- saisir une ville de rattachement. Une fois activé, il faut se rendre dans le dossier d'un enfant dans la partie Foyer et modifier l'adresse. Il est nécessaire de cocher la case "Rattacher à une ville différente" pour que la ville de rattachement soit prise en compte.
La ville de rattachement a pour utilité, lors de l'édition du bordereau général avec ventilation par Commune, de prendre en compte la ville de rattachement au lieu de la ville réelle liée à l'adresse du foyer.
- définir une fin de validité des contrats par défaut
Penser à modifier la date de fin dès que cela est nécessaire.
Le module Signataire
Il permet de renseigner la personne qui apparaitra sur le contrat au nom de la structure. Il est possible d'ajouter un nouveau signataire en cliquant sur le + indiqué ci-dessous.
Une fois les différentes informations nécessaires saisies, cliquer sur la coche verte pour valider.
Le module Options contrat
Il permet de :
- avoir une période d'adaptation
- avoir deux périodes d'adaptation (par exemple pour en avoir une gratuite et une payante)
- autoriser la modification du nombre de factures du contrat (concerne les contrats avec mensualisation)
Cela permet de définir sur quel(s) mois sera facturé le contrat. Par exemple, un nouvel enfant est accueilli sur la structure à partir du 29 janvier et ce, jusqu'au 31 décembre. Il est possible alors de décocher le mois de janvier pour ne pas générer de mensualité à régler ce mois-ci. Le nombre d'heures total à facturer sera alors divisé par le nombre de mois restants, dans cet exemple, 11, mais les mensualités seront nécessairement plus élevées.
- arrondir le nombre d'heures mensuelles (concerne les contrats avec mensualisation)
Si le total du nombre d'heures à facturer divisé par le nombre de mensualités ne tombe pas juste, alors un arrondi est automatiquement appliqué.
Dans cet exemple, 1355,25 / 9 = 150,83. Le logiciel arrondi donc à la décimale la plus proche, 151,00
Il faudra clôturer le contrat en fin de période pour régulariser les écarts créés par l'arrondi.
- autoriser les congés sur des jours sans réservation. Cela permet de considérer un enfant en congés, sur un jour pour lequel il n'est pas prévu.
Attention, en fonction du type de contrat et du droit à congés accordé, l'impact sera différent. Par exemple, dans un contrat mensualisé où le droit à congés est inclus dans le calcul de la mensualité, si un jour de congé est posé sur un jour sans réservation, ce jour sera facturé à la clôture du contrat. En effet, comme les congés sont déduits de la mensualité, la famille paye moins cher en raison des X jours de congés disponibles dans le contrat. Si ces jours sont positionnés sur des jours où l'accueil n'est pas prévu, l'enfant sera présent plus de jours que prévu par la totalité des mensualités.
Exemples : contrat mensualisé avec 100 jours d'accueil, 5 jours de congés de prévus, soit 95 jours de présence effective de l'enfant sur la structure. Si 2 jours de congés sont positionnés sur des jours non prévus de l'enfant, alors au total l'enfant sera présent 97 jours sur la durée du contrat. Il faudra donc facturer ces deux jours.
Pour un contrat en base hebdomadaire, les congés sont comptés à la semaine. Une semaine de congés correspond donc à la moyenne d'heures hebdomadaire définit dans le contrat. Donc poser une semaine de congés sur une semaine o
Paramétrer les autorisations des familles
Pour paramétrer les autorisations des familles dans le logiciel, il faut se rendre dans Paramètre, puis Divers, et enfin, Autorisations. Il est possible de visualiser les autorisations existantes et de regarder leur détail en cliquant dessus. On peut en créer une nouvelle en cliquant sur le plus en haut à droite de la page et modifier une autorisation existante avec l'icone en forme de stylo, également en haut à droite de la page.
En mode création et modification, il est possible de renseigner la catégorie, Famille ou Enfant (cela positionnera l'autorisation soit dans la page Foyer, soit dans la page Enfant), de donner un nom à l'autorisation, d'activer ou non son affichage. Egalement, la partie Affectation indique le nombre de familles pour lesquelles l'autorisation est renseignée dans le logiciel. Une fois la création ou la modification effectuée, il faut cliquer sur la coche verte pour valider.
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