Création d'un dossier
LOGIQUE GENERALE
Un enfant pourra être rattaché à un ou plusieurs foyers (Garde Alternée) ou changer de foyer (séparation, placement, etc.)
CRÉATION D'UN DOSSIER
Pour les gestionnaires ayant des modules complémentaires (prélèvement automatique, l'activation de l'envoie des factures par email, ou le prélèvement sur salaire) merci de passer par l'outil de recherche pour consulter les notices correspondantes.
Depuis la page d'accueil, sélectionner la thématique DOSSIER / Ajouter un enfant.
Cette fonction, comparable à un formulaire en ligne, permet de créer un dossier complet en 7 ou 9 étapes en fonction de la situation de la famille.
Étape 1 : État civil de l'enfant
La date de validité est par défaut définie au premier jour du mois de la création du dossier. Elle définit le début de toutes les autres dates du dossier et ne pourra être modifiée lors des étapes futures, sauf par une date strictement supérieure.
Il est indispensable de renseigner une date égale ou antérieure à la date de début de contrat (période d'adaptation comprise).
Par exemple, si je saisie aujourd'hui un contrat débutant le 20/03/2024, la date de validité par défaut sera le 01/03/2024, et je peux indiquer n'importe quelle date tant que celle-ci n'est pas supérieure au 20/03/2024.
Les champs en rouge sont les champs obligatoires.
Les champs en orange sont les champs considérés comme importants, mais non bloquants si incomplets. Des alertes seront proposées afin de pouvoir les vérifier facilement.
La case ''Garde alternée'' permet d'ajouter les étapes nécessaires à la création des différents foyers de l'enfant et des différents contrats.
La case « autorité parentale » est cochée par défaut pour chacun des parents. Toutefois, elle peut être décochée si besoin.
Une fois toute les informations renseignées, la flèche bleue permet de passer à l'étape suivante.
Étape 2 : Foyer de l'enfant
À partir de ce stade, il est possible naviguer d'une étape à l'autre et de mettre en pause la création d'un dossier en cliquant sur ''pause''. Il est également possible de supprimer le dossier en cliquant sur la poubelle.
Pour reprendre le processus de création ultérieurement, utiliser la fonction ''Reprendre la saisie d'un dossier'' depuis la thématique DOSSIER.
Sélectionner ''NOUVEAU'' et cliquer sur "VALIDER".
Saisir l'ensemble des coordonnées du foyer, l'assurance et les différentes autorisations accordées par la famille.
Sur cette page, il est possible de saisir la catégorie socio-professionnelle (CSP) des parents. Les CSP sont définies au niveau national, il n'est donc pas possible d'en ajouter ou de les modifier.
Si le modèle d’adresse email n’est pas respecté (à savoir, XXX@XXXX.XX) le logiciel alerte avec un message.
Saisir les revenus en cliquant sur le bouton ''+'' dans la zone revenu.
Selon le paramétrage du logiciel, renseigner les revenus nécessaires à la facturation du foyer et les informations statistique (exemple: origine).
Les revenus étant historisés, il est nécessaire de renseigner une période correspondant à la présence de l'enfant.
Comme les revenus peuvent évoluer, il est possible de créer de nouvelles périodes de revenus.
La date de début de période se met par défaut sur la date de validité renseignée à l'étape 1 du dossier.
Pour valider, cliquer sur la coche verte pour revenir au foyer et passer à l'étape suivante en cliquant sur ''suivant''.
Étape 3 : ENTOURAGE DE L'ENFANT
Cette page reprend les personnes saisies dans le foyer et permet d'indiquer les autorisations accordées pour récupérer l'enfant et si la personne peut être contactée en cas d'urgence. Il est également possible d'indiquer si la personne a une mesure d'éloignement. Au survol des personnes avec le curseur de la souris, le numéro de téléphone s'affiche. Il est possible de modifier les autorisations en cliquant sur le crayon et d'ajouter des personnes en cliquant sur le bouton d'ajout en haut à droite.
Une fois la nouvelle personne renseignée, il faut valider la saisie en cliquant sur la coche verte.
Les personnes renseignées dans l'entourage de l'enfant peuvent également être sélectionnées comme payeurs. Il est possible de leur renseigner une adresse email pour leur envoyer la facture par mail.
Étape 4 : COMPLÉMENT D'INFORMATION
Cette page comprend toutes les informations au sujet de l'enfant lui-même:
- le complément
- les autorisations
- les restrictions alimentaires
- les informations médicales
- les recommandations
Cette page est personnalisable dans l'onglet PARAMÈTRE/ Structure /Dossier.Une fois la saisie terminée, cliquer sur la flèche pour accéder à l'étape suivante.
Étape 5 : PAYEUR
Cette page permet d'indiquer le ou les destinataires des factures pour le foyer. Cette information devant être historisée, une période de validité sera demandée. Il est également possible de renseigner les informations pour le prélèvement automatique ou le prélèvement sur salaire, si l'option est activée dans les paramètres de la régie.
La date de début de période se met par défaut sur la date de validité renseigné à l'étape 1 du dossier.
Est également repris par défaut le nom des parents comme payeurs. Il est cependant possible de modifier ces informations (La liste déroulante reprend le nom des personnes renseignées dans l'entourage).
Si les adresses email des parents sont renseignées, et l'envoi des factures par mail activé, il est alors possible d'activer cette option en cochant la case indiquée d'une flèche rouge.
Étape 6 : CONTRAT
Cette page permet de :
- choisir le type de contrat (régulier, occasionnel, etc.)
- choisir la période du contrat
- préciser les signataires du contrat
- indiquer si le contrat contient une période d'adaptation et son mode de facturation
- gérer les habitudes horaires via les plannings et le calendrier du contrat
- vérifier le tarif horaire
- déterminer le mode de mensualisation et les mensualités si nécessaire
- saisir d'éventuels commentaires
- indiquer l'intérêt de la famille pour de l'accueil occasionnel supplémentaire
La date de début du contrat se met par défaut sur la date de validité renseigné à l'étape 1 du dossier.
Étape 7 : VALIDATION
Cette page permet de vérifier si tous éléments du dossier ont été fournis par le foyer.
Pour valider la création du dossier, cliquer sur l'icône de validation.
Un pop-up s'ouvre pour prévenir de l'enregistrement du dossier, il est nécessaire de cliquer sur la coche verte pour accéder au dossier créé.
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