Paramétrer les jours de fermeture / fermeture non prévue
Pour paramétrer les jours de fermeture, il faut se rendre dans Paramètre, puis Structure et l'onglet Fermeture/Evénements. La page se compose d'un calendrier ainsi que d'un récapitulatif des jours ouverts et fermés.
Pour modifier le calendrier, cliquez sur l'icône de modification (un crayon dans un carré). Il est également possible d'imprimer ce planning en cliquant sur l'icône de l'imprimante.
Il est possible d'ajouter différents types de fermeture ou d'événement :
- La fermeture structure implique que la structure est fermée pour les enfants et pour le personnel, par exemple vacances annuelles.
- La fermeture enfant correspond à une fermeture uniquement pour les enfants. Ainsi le personnel peut encore pointer. Cela est utile par exemple pour les journées pédagogiques.
- Les événements : cette fonction traite des fermetures qui n’ont pas pu être anticipées lors de la création des contrats (exemples : fermeture pour cause de grève, de pont non prévu, événement climatique ou autres). Quand un événement est créé, les heures (capacité théorique) ne sont pas comptabilisées au niveau des statistiques CAF. On peut également choisir de ne pas les facturer aux familles.
Attention : un événement concerne obligatoirement toute la structure (enfant et employé)
FERMETURE STRUCTURE OU ENFANT
La manipulation est identique pour saisir une fermeture Structure ou enfant.
Pour cela, il faut :
- cliquer sur le bouton de modification en forme de crayon
- sélectionner le motif souhaité
- cliquer sur le premier jour de la fermeture dans le calendrier et sur le dernier jour de fermeture
La période est alors entièrement considérée comme fermée.
Pour renseigner un seul jour de fermeture, comme pour un jour férié par exemple, il faut cliquer deux fois sur le même jour.ÉVÉNEMENT DE FERMETURE NON PRÉVUE
Pour placer un événement, il faut cliquer sur le bouton de modification (crayon), puis sélectionner le motif ÉVÉNEMENT et enfin cliquer sur le jour concerné. Un module apparait alors. On peut renseigner :
- Le libellé, par exemple " Inondation " ou " Grève personnel " qui sera visible sur les factures
- La date et l'heure de l'événement. En effet, un événement peut être limité à une partie de la journée
- La déduction lors de la facturation. Cela signifie que les réservations incluses dans une mensualité sont remboursées pour la durée de l'événement, tout comme en cas de pré-facturation, ce qui était prévu à la place de l'événement est remboursé.
- Considérer la structure comme fermée, ce qui permet de déduire la plage horaire ou la journée des bilans
Un événement ne peut concerner qu'une seule journée. Il faudra répéter l'opération si l'évènement se déroule sur plusieurs jours.
Une fois toutes les modifications effectuées, il faut confirmer en cliquant sur la coche verte.
Les jours de fermeture sont à placer au plus tôt sur le calendrier, dans l'idéal avant de faire des contrats sur la période. Cela évite d'avoir des habitudes horaires sur des jours que l'on considèrera ensuite comme fermés, et donc, d'avoir des mensualités plus importantes que le réel.
Il est également possible via la fonction de pointage automatique, de pointer en absence déductible automatiquement tous les enfants sur une période. Par exemple, en cas d'inondation dans la structure, on pourra choisir une période donnée et décider de pointer tous les enfants en absence déductible. Il est possible, pour que la raison de l'absence déductible soit plus parlante, de créer un type d'absence depuis Paramètre / Structure / Pointage et modifier la liste des motifs d'absence. Pour cela, consulter la notice "Le pointage automatique" disponible en bas de cette notice.
Comment faire si des réservations ont été renseignées sur des jours de fermeture ?
Si des contrats ont été saisis avant d'avoir placé les jours de fermeture, il est nécessaire de corriger cela. En fonction du type de contrat et de son état, la solution est différente :
- Si le contrat est au réel (sans mensualisation), il faut juste ouvrir les jours de fermeture, enlever les habitudes horaires du contrat et remettre les jours de fermeture
- Si le contrat est lissé (mensualisé), mais pas encore facturé, il faut modifier le contrat. Pour cela, il faut rouvrir les jours de fermeture, enlever les habitudes horaires, recalculer le contrat et remettre les jours de fermeture.
- Si le contrat est lissé (mensualisé) et déjà facturé, il y a deux possibilités :
- effectuer une régularisation manuelle à prendre en compte sur le train de facturation concerné par la date : il faudra calculer manuellement le montant en heures des réservations placées sur ces jours fermés multiplié par le taux horaire. Le résultat sera alors à déduire pour rembourser la famille. Par exemple, un enfant a sur son contrat des réservations pour le 1er et 8 mai, respectivement de 7h00 et de 8h00. le tarif horaire de ce contrat est de 2.10€. Il faut alors faire (7+8) x 2.1 = 31.5€ à rembourser à la famille.
- enlever les jours fermés et les remplacer par des événements en cochant la case " à déduire lors de la facturation "
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