Ajouter ou modifier un employé
Avant de pouvoir
utiliser le module de gestion du personnel, il faudra penser à paramétrer les
éléments souhaités (notamment l'employeur) dans la partie PARAMETRE / Gestion
du personnel :
Le logiciel permet l'ajout d'employés au travers d'un dossier regroupant toutes les informations importantes (planning, contrat, parcours, etc.)
AJOUTER UN EMPLOYÉ
Le dossier employé est composé de trois parties :
- Employé
- Contrat / Planning
- Parcours
Employé
Cet onglet permet de renseigner les informations personnelles d'un employé, la flèche en haut à droite permet de passer à l'étape suivante.
Contrat
Cette page permet d'ajouter un contrat et des plannings à un nouvel employé, par défaut, il ne sera renseigner que la date de début de contrat au jour de la création du dossier.
Il est possible de changer la date du début de contrat en cliquant sur le calendrier et en choisissant une date dans ce dernier où en rédigeant la date directement dans la case date. C'est la même chose pour la date de départ.
La case employeur permet de choisir entre les employeurs enregistrés dans les paramètres, il est possible d'en avoir un seul ou plusieurs.
Le menu déroulant Service regroupe différentes catégories :
Le menu déroulant Fonction regroupe les différents postes. Il est possible d'en ajouter de nouveaux depuis le paramétrage de la gestion du personnel.
Il est possible de choisir entre plusieurs types de contrat, par défaut le logiciel met CDI :
Il est possible de saisir un grade si la structure utilise ce type d'information. La case statut permet de renseigner si l'employé est diplômé, qualifié ou non qualifié ; par défaut, c'est le statut non qualifié qui est enregistré.
Le nombre d'heures du contrat peut être rempli directement dans la case ou augmenté / diminué avec les flèches.
Il restera à choisir le type de contrat et la structure sur laquelle l'employé va travailler.
Une fois la partie structure remplie, un encart planning apparait :
Planning
Pour ajouter un nouveau planning, cliquer sur l'encart planning, cela ouvre une fenêtre pop-up qui permet de renseigner le nom du planning et choisir entre un modèle de planning ou un nouveau planning.
1. Planning à partir d'un modèle
Un fois le nom du planning choisi et le bouton "À PARTIR D'UN MODÈLE" sélectionné, il faudra choisir un modèle enregistré préalablement dans le paramétrage de la gestion du personnel. Cliquer sur valider pour Confirmer.
Un planning pré-rempli apparait alors. Il est possible de modifier le planning en sélectionnant une autre tâche :
Ensuite, il faut remplir le calendrier. Pour cela, il suffit de cliquer sur le premier et le dernier jour souhaité pour que le planning prenne en compte tous les jours entre ces deux dates :
2. Nouveau planning
Un fois le nom du planning choisi et le bouton "NOUVEAU" sélectionné, il suffit de cliquer sur la coche verte pour valider.
Cela fait apparaître un planning vierge, il suffit de choisir la où les tâches puis les horaires avant d'ajouter le calendrier.
Le logiciel offre la possibilité de gérer plusieurs plannings sur le même contrat.
Pour cela, cliquer sur le bouton d'ajout (+) en haut à droite de l'encart planning. A partir de là, la procédure est identique que se soit à partir d'un modèle de planning ou à partir d'un nouveau planning.
Il est également possible de différencier le planning sur le calendrier si les jours de travail sont différents entre les deux plannings.
Exemple ci-dessous avec le planning formation et Anim.
Une fois le contrat, le planning et le calendrier remplis, cliquer sur le bouton "suivant" en haut à droite de la page pour passer à la dernière étape du dossier employé.
Parcours
L'onglet parcours permet de rajouter le parcours de l'employé en cliquant sur le bouton d'ajout (+) :
Il est possible de renseigner plusieurs éléments tels que la période, le type de parcours et un descriptif.
Pour la période, il est possible se renseigner la date directement dans la case ou de cliquer sur le calendrier en sélectionnant l'année, le mois et le jour.
Il y a trois types de parcours possibles :
- le certificat
- le diplôme
- la formation
Une fois tous les champs remplis, cliquer sur la coche verte pour enregistrer ce nouveau parcours.
Il est possible d'ajouter autant de parcours que l'on souhaite en cliquant sur le bouton d'ajout (+). Pour finaliser le dossier de l'employé, il faut cliquer sur la coche verte de validation :
Cette partie étant facultative, il est donc possible à tout moment de cliquer sur la coche verte pour enregistrer le dossier.
MODIFIER UN EMPLOYÉ
Pour modifier un employé, il est nécessaire de se rendre sur la page "Employés" :
Sélectionner ensuite l'employé grâce au menu déroulant ou en tapant directement son nom dans la barre de recherche :
Tous les onglets sont modifiables à l'aide du bouton de modification, excepté l'onglet synthèse qui récapitule l'ensemble des éléments renseignés dans les autres pages.
De plus, l'ensemble des champs sont modifiables sur chaque page, excepté pour l'onglet contrat.
Sur l'onglet contrat seule la date de fin d'un CDI est modifiable, et uniquement si elle est vide ou renseigner depuis moins de sept jours.
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