Poser des congés

Poser des congés

PRESENTATION

Le logiciel propose plusieurs moyens de gérer les congés. Dans tous les cas, il faut distinguer la notion de jours de fermeture de la structure de celle des congés des enfants.
Selon les structures, la gestion des congés peut varier (droits limités ou non, déduction des mensualités, déduction au prorata des congés sur la période de facturation, etc.) voici les différentes possibilités proposées :

SAISIE D'UN DROIT A CONGES

Lors de la création d'un contrat, il est possible de renseigner le droit à congés dans la case indiquée ci-dessous :

L'affichage peut varier selon le fonctionnement de la structure (type de mensualisation, déduction des congés ou non, etc.)
De même, le calcul pourra être impacté par la saisie des congés en fonction du paramétrage du logiciel.

Droit à congés limité déduit des mensualités lissées

Sur la durée d'un contrat, la famille a un droit limité de congés, en plus des jours de fermeture de la structure. Ce droit peut être défini dans le contrat et impacte le calcul de la mensualisation. Exemple : contrat avec une mensualisation lissée du 1er janvier au 31 juillet, la famille a droit à 10 jours en plus des jours de fermeture de la structure. Ces 10 jours seront déduits du total du nombre d'heures à facturer lors du lissage, selon les calculs suivants :
- Lissage selon habitudes horaires : moyenne journalière x nombre de jours de droit à congés
- Lissage selon base hebdomadaire : Moyenne hebdomadaire x nombre de semaines de congés. Dans ce type de contrat, le nombre de semaines de congés n'est pas nécessairement un nombre entier. Exemple : 2,2 semaines pour 11 jours de congés sur une structure ouverte 5 jours par semaine. Dans ce cas, 1 jour équivaut à 0,2 semaine.

Droit à congés limité non déduit de la mensualité

Ce cas concerne autant les structures appliquant un lissage et ne souhaitant pas déduire les congés du lissage, que les structures n'appliquant pas de lissage. Il est possible d'utiliser la fonction droit à congés afin de limiter le nombre de congés sur la durée du contrat.

SAISIE DES CONGES

Pour cela, il faut aller dans le menu DOSSIER / Consulter le dossier / contrat, et sélectionner l'enfant concerné dans la liste déroulante.
Dans la partie Congés est inscrit le nombre de jours de congés autorisés (droit à congés), le nombre de congés déjà posés, et le nombre de congés restants.
Pour poser un congé, cliquer sur le bouton de modification (crayon) en haut à droite. 

Une fenêtre pop-up s'ouvre avec le calendrier de l'enfant (période du contrat) ainsi qu'avec ses habitudes horaires (en bleu) et les jours de congés déjà posés (en rose) :
Un congé doit être posé sur un jour où l'enfant est attendu en accueil régulier, donc sur ses habitudes horaires (jours en bleu).
Il est toutefois possible de poser des congés sur des jours sans réservation, mais cette fonction n'est pas activée par défaut. Si besoin, se rapprocher d'un formateur à ce sujet.

Pour poser un jour de congé, cliquer une 1ère fois dans le calendrier sur le jour souhaité, puis cliquer une 2e fois pour valider le jour avant de cliquer sur la coche verte pour confirmer.
Pour sélectionner plusieurs jours simultanément, cliquer sur le premier et dernier jour pour réaliser la sélection de la période, puis cliquer sur la coche verte pour confirmer.
Le nombre de congés posés ainsi que le nombre de congés restants se mettent automatiquement à jour :

CONGES VIA POINTAGE D'ABSENCE

Ce cas fonctionne dans toutes les situations (contrats lissés ou non), la déduction se fera, comme pour les absences, au prorata des pointages réalisés, et ce, qu'il y ait un droit à congés défini ou non dans les contrats.

Pour cela, il peut être nécessaire d'ajouter un nouveau motif d’absence dans les paramètres du logiciel.
Par défaut, il n'y a pas de motif d'absence pour congés dans les page de pointage. Pour l'ajouter, aller dans le menu PARAMÈTRE / Structure / Pointage.
Si le motif existe déjà, mais qu'il n'apparait pas dans les page de pointage, cocher la case "Utiliser" pour le rendre disponible.
Si le modif n'existe pas, passer en mode modification, puis cliquer sur le bouton "+" indiqué ci-dessous, ensuite renseigner les différents champs.
Il est possible de modifier la couleur d'affichage de l'absence dans les pages de pointage, en cliquant sur la case de couleur.





Il sera alors possible de réaliser des pointages d'absence qui se déduiront comme n'importe quelle autre absence. Le modif apparaitra dans les factures, les relevés de présences, et autres éditions comportant les motifs d'absence.

A RETENIR :
Cette fonction est considérée comme la plus simple pour la gestion des congés. En effet, elle a l'avantage de ne pas limiter les congés à un nombre de jours définis à la création du contrat. Cela convient parfaitement aux familles qui ont des difficultés à se projeter à long terme pour définir leurs congés.
De plus, elle permet d'éviter de surfacturer des jours d'absence, ce qui peut entrainer des écarts importants entre les heures réalisées et facturées pour les gestionnaires de structures dépendantes de la PSU.

Dans le cadre de l'utilisation des droits à congés :
  1. Il ne sera pas possible de poser des congés au-delà du nombre indiqué dans le contrat. Exemple : si la famille a droit à 15 jours de congés sur le contrat, le logiciel empêchera d'en poser d'avantage sur la période du contrat.
  2. Il ne sera pas possible de poser des congés si le contrat ne contient pas de droit à congés (droit à 0)
  3. Le droit à congés n'est pas reporté automatiquement d'un contrat à l'autre, même en cas de clôture de contrat. Il est nécessaire réaliser le report manuellement.

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