Paramétrage Portail Famille
Le menu Portail Famille (Portail F.), disponible parmi les différents menus du logiciel à gauche de l'écran, permet de configurer les options liées au portail famille, de gérer les accès et droits des familles, ainsi que les actualités et les documents destinés à être mis en ligne.
Ce menu vous sera accessible si le portail famille est activé pour vos structures et si votre compte utilisateur en permet l'accès.
L'accès s'effectue directement depuis le logiciel en cliquant sur PORTAIL F.
PARAMÉTRAGE / SYNTHÈSE
Cet onglet, affiché par défaut, propose une présentation rapide des fonctionnalités actives ou non sur le portail famille. L’état des modules y est indiqué par des pastilles de couleur :
- Pastilles vertes : module et ou modification activé.- Pastilles rouges : module et ou modification désactivé.
Il permet également d’accéder aux informations générales, aux fonctions spécifiques à chaque structure, ainsi qu’à celles liées aux régies.
Il n'est pas possible de réaliser de modification à partir de cette page.
Pour cela, il sera nécessaire de passer par l'onglet Module pour intervenir sur les différentes fonctionnalités. (voir ci-dessous)
MODULE
Cet onglet permet de consulter et de modifier les réglages. Les modules peuvent y être activés ou désactivés, et si nécessaire, d'appliquer des règles d'utilisation pour les familles.
Si vous êtes gestionnaire de plusieurs structures, la gestion des paramétrages pourra se faire par structures selon les fonctionnalités. Sinon le paramétrage s'applique pour la seule structure dont vous êtes gestionnaire.
Après avoir sélectionné la structure, les actions suivantes peuvent être effectuées. Pour cela, il suffira de cliquer sur le bouton de modification (crayon dans un carré) :
- Déterminer si le module doit être activé ou désactivé.- Renseigner un texte informatif, si cette option est disponible dans le module sélectionné. Ce texte s'affichera côté famille et vous permettra de leur indiquer le fonctionnement et les règles d'utilisation souhaitées, ou toute information utile à leur compréhension et utilisation en autonomie.- Configurer les règles de réservation selon les besoins identifiés.
Accueil occasionnel
Active le module permettant aux familles de formuler des demandes d’accueil occasionnel. Une règle peut être définie pour spécifier le nombre de jours requis avant le début de l’accueil. Ce paramètre est configuré en renseignant le nombre de jours dans le champ "Faire une demande X jour(s) avant le début de l’accueil".
Attestations fiscales
Afin de permettre aux familles de récupérer leurs attestations fiscales, il est nécessaire d'activer la régie concernée. Cette option autorise les familles à éditer leurs attestations fiscales directement depuis leur espace personnel.
Compte
Il permet d’activer l’affichage de la régie (exemple : "Petite enfance"). Une fois activé, il offre les fonctionnalités suivantes :
- Affichage des factures,- Impression des factures,- Affichage des règlements,- Texte informatif.
Congés et absences
Lorsque cette option est activée, elle permet aux familles de soumettre des demandes de congés ou d’absences, selon les paramètres définis.
Les règles associées peuvent inclure des délais en jours, et si nécessaire des horaires.
Déroulement de la journée
Permets aux familles de consulter les événements et pointages saisis sur une journée.
Cette fonctionnalité est très utile pour les structures qui enregistrent sur leurs logiciels les événements de journée (changes, repas, siestes, etc.) afin de réaliser les transmissions directement en ligne.
Pour les gestionnaires qui n'enregistrent pas les événements de journée, cela permettra simplement aux familles de consulter les heures d'arrivée et départ de leurs enfants sur chaque journée.
Documents
Offre aux familles la possibilité de consulter les documents numérisés dans leur dossier.
Enfant
Il permet d'accéder à la fiche enfant et à l’entourage de ce dernier.
Si cette option est activée, les familles peuvent soumettre des demandes de modification. Ces dernières sont soumises à la validation du gestionnaire (suivi des demandes).
Information pour les gestionnaires qui possèdent plusieurs structures :
Cette fonction est commune à toutes les structures, elles doivent donc partager le même fonctionnement.
Foyer
Ce module permet d’afficher les informations relatives au foyer.
Si cette option est activée, les familles peuvent soumettre des demandes de modification. Ces dernières sont soumises à la validation du gestionnaire (suivi des demandes).
Information pour les gestionnaires qui possèdent plusieurs structures :
Cette
fonction est commune à toutes les structures, elles doivent donc partager le même fonctionnement.
Habitudes horaires
Ce module affiche les habitudes horaires des familles et permet, le cas échéant, de soumettre des demandes de modification soumises à la validation du gestionnaire (suivi des demandes).
Si vous souhaitez permettre aux familles de modifier les habitudes horaires, il vous est possible d’intégrer une règle de réservation (déterminée par un jour où une période sur le mois précédent).
Cela ne fonctionne que pour les contrats sans mensualisation ou en base hebdomadaire.
Messagerie
Ce module permet d'activer ou de désactiver la messagerie.
Ce service offre la possibilité aux familles et à la structure d'échanger via une messagerie interne au logiciel et au portail de la famille (possibilité pour le gestionnaire d'envoyer des messages individuels et collectifs aux familles).
Une option supplémentaire permet de gérer le statut des messages par utilisateur.
Statut des messages :
- gras = non lu
- normal = lu
- Si l’option est activée, un message considéré comme lu l'est uniquement pour l’utilisateur concerné.- Si l’option n’est pas activée, le message lu l'est pour tous les utilisateurs.
Information pour les gestionnaires qui possèdent plusieurs structures :
Cette
fonction est commune à toutes les structures, il n'est donc pas
possible de permettre la modification de ce module pour une structure
mais pas pour les autres.
Structure
Ce module affiche les horaires d’ouverture de la structure.
Ce sont les horaires renseignés dans la page Paramètres / Structure /
Fonctionnement, et non les horaires définis dans les capacité d'accueil.
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