Pointage quotidien en différé

Pointage quotidien en différé


Le pointage différé permet de pointer une arrivée ou un départ de manière rétroactive.

Voici les différentes actions proposées : 
- Pointer une présence
- Pointer une absence
- Pointer une présence et une absence sur une même journée
- Modifier / supprimer un pointage

PRÉREQUIS

Depuis le menu PARAMÉTRAGE (voir article Paramétrer les options de pointage), il est possible d'activer plusieurs options :
- afficher les enfants non prévus
- pointage des événements
- renseigner la personne qui accompagne l'enfant
- paramétrer les motifs d'absence
Le pas de pointage est propre à chaque structure et dépend de son paramétrage.

La page est accessible au clic sur le menu POINTAGE / Quotidien :



Sur cette page, il y a trois types d'affichage :
- Affichage linéaire 
- Affichage album
- Affichage déroulé journée ou timeline

AFFICHAGE LINEAIRE

L'affichage linéaire est proposé par défaut. Il s'agit d'une représentation linéaire des enfants sur les tranches horaires de la journée.
Les barres de couleur indiquent l'état du pointage :

La légende des couleurs est visible en bas de la page avec entre parenthèse le nombre d'enfants concernés.


Pointer une présence

Cliquer d’abord sur le bouton de modification en haut à droite de la page :

Puis par enfant et par ligne cliquer une première fois sur l'heure de début et une seconde fois pour l'heure de fin avant de cliquer sur la coche verte pour valider :



Il est possible de pointer plusieurs enfants puis cliquer sur la coche verte pour valider et ce afin d’enregistrer plusieurs pointages.

Pointer toutes les présences en automatique

Cliquer d’abord sur le bouton "Pointage automatique" en haut à droite de la page :
Une fenêtre pop-up apparaît, il suffira de confirmer le pointage en validant.
Ensuite tous les enfants seront pointés selon leurs réservations.

Il sera possible de modifier certains pointages manuellement si un enfant est arrivé plus tôt/tard que prévu ou s'il est parti plus tôt/tard que prévu.

Pointer une absence

Par défaut, l'action proposée est la présence. En cliquant sur le dérouleur, il est possible de sélectionner un autre type de pointage (absences avec choix du motif) :
Le slide permet de faire glisser les éléments de contenus pour une meilleure visualisation.

Comme pour le pointage des présences, il faudra cliquer une première fois sur l'heure de début et une seconde fois pour l'heure de fin avant de valider :


Et comme pour le pointage des présences, il sera possible de pointer plusieurs enfants, puis cliquer sur la coche verte pour valider, et ce, afin d’enregistrer plusieurs pointages.

Pointer une présence et une absence sur une même journée

On pourra aussi effectuer un pointage de présence et d'absence sur une même journée. Pour cela, il faudra :
-  cliquer une première fois sur l'heure de début et une seconde fois pour l'heure de fin de présence
-  cliquer une première fois sur l'heure de début et une seconde fois pour l'heure de fin d'absence
-  cliquer la coche verte pour valider

Modifier / supprimer un pointage

Il est possible de modifier / supprimer un pointage à tout moment tant que la facturation n'aura pas été lancée. Pour cela, cliquer sur le bouton de modification en haut à droite puis en bout de ligne sur la gomme pour effacer le mauvais pointage :  


Le pointage disparaît et on pourra alors :
- soit cliquer sur la coche verte pour confirmer (suppression du pointage)
- soit saisir un nouveau pointage avant de confirmer (modification du pointage)

AFFICHAGE ALBUM

Le mode Album s'apparente à la page de pointage direct bien qu'il permette en plus de choisir les horaires de pointage.
Pour basculer du mode linéaire au mode album,  il faut cliquer le bouton paramètre (roue crantée) en haut à droite pour faire apparaitre la liste.
Il restera alors à faire glisser le curseur en bas de la liste sur le mode "album" pour que l'affichage se mette automatiquement à jour
Sur l'affichage album, les enfants sont représentés par des carrés de couleurs indiquant le statut de pointage :

La légende des couleurs est visible en bas de la page avec entre parenthèse le nombre d'enfants concernés.

Pointer une présence

Le bouton "flèche bleu" permet de pointer l'arrivée de l'enfant :
Au clic, cela ouvre une fenêtre pop-up dans laquelle il faudra d'abord sélectionner la période (journée complète, période ou début).

1. Journée complète

Si "JOURNÉE COMPLÈTE" est sélectionnée, en cliquant sur la coche verte le logiciel pointe par défaut les horaires attendus (réservations) de l'enfant :

2. Période

Si "PÉRIODE" est sélectionnée, il sera alors possible :
- soit de cliquer sur la coche verte pour valider
- soit de modifier manuellement les horaires si besoin avant de confirmer

Si un des deux autres types d'affichage horaire est utilisé, les horaires prévus s’afficheront en Rouge (voir les différents types d'affichage horaire).

3. Début

Si "DÉBUT" est sélectionnée, il sera alors possible de modifier manuellement les horaires avant de confirmer.
Si un des deux autres types d'affichage horaire est utilisé, les horaires prévus s’afficheront en Rouge (voir les différents types d'affichage horaire).

Une fois le pointage d'arrivé renseigné :
- si "Journée complète" ou "Période" a été choisie, la case de l'enfant passe au bleu (enfant parti)
- si "Début" a été choisi, la case de l'enfant passe au vert (enfant présent dans la structure) 

Dans le cas où la case serait verte, il faudra donc pointer également le départ.

Pour cela, cliquer sur le bouton "flèche jaune" :

Une fenêtre pop-up s'ouvre alors dans laquelle il sera alors possible de modifier manuellement les horaires avant de confirmer.
Si un des deux autres types d'affichage horaire est utilisé, les horaires prévus s’afficheront en Rouge (voir les différents types d'affichage horaire).

Une fois le pointage de départ renseigné, la case de l'enfant passe au bleu (enfant parti).

Qui dépose et qui vient chercher l'enfant ?

Si les cases "Demander qui dépose l'enfant" et/ou la case "Demander qui vient chercher l'enfant" sont cochées dans les paramétrages, dans la fenêtre pop-up, il faudra également préciser la personne qui amène / qui vient chercher l'enfant avant de renseigner les horaires et de cliquer sur la coche verte pour valider.

Si on sélectionne "AUTRE", un nouveau champ s'ouvre dans lequel il faudra saisir manuellement la personne avant de cliquer sur la coche verte pour valider :

Les personnes qui apparaissent dans la fenêtre correspondent aux personnes autorisées à venir chercher l'enfant. Ces personnes sont à renseigner dans la partie Entourage (menu DOSSIER / Consulter le dossier / Foyer).
Le slide dans la fenêtre pop-up permet de faire glisser les éléments de contenus pour une meilleure visualisation.

Pointer une absence

Pour pointer une absence, cliquer sur le bouton suivant (absence) :
Une fenêtre pop-up s'ouvre au clic afin de renseigner le "Motif" et la durée (Quand) :

En fonction de la durée sélectionnée, d'autres critères peuvent apparaître. La procédure de pointage est ensuite identique à celle du pointage de présence.

En fonction du motif d'absence sélectionné, l'absence sera déductible ou non sur la facture de l'enfant concerné.

Pointer une présence et une absence sur une même journée

Il est également possible d'effectuer un pointage de présence et d'absence sur une même journée. Pour cela, il faudra :
- Enregistrer un premier pointage de présence
- Puis cliquer sur le bouton d'absence
- Enfin, enregistrer un second pointage d'absence

Modification / supprimer un pointage

Pour modifier ou supprimer un pointage, il faut cliquer sur les trois petits points de la vignette de l'enfant concerné.
Il faut ensuite cliquer sur le pointage à modifier ou supprimer.

Une nouvelle fenêtre apparaît qui permettra soit de modifier l'horaire, soit de supprimer le pointage en cliquant sur la poubelle.

Si la poubelle pour supprimer le pointage (présence ou absence) est choisie, une fenêtre pop-up apparaîtra. Il faudra confirmer la suppression en validant avec la coche verte.

AFFICHAGE TIMELINE

L'affichage timeline ou déroulée journée permet de pointer et visualiser tous les événements (arrivée, départ, activité, etc.) sur une journée pour un enfant en particulier : 


Pour basculer du mode linéaire ou album à l'affichage timeline, il faut cliquer le bouton des 3 petits points :



Pour ajouter un événement, cliquer directement sur celui souhaité :

Il est possible d'ajouter des éléments avant de valider :


Le pointage est identique que les enfants soient prévus (réservés) ou non (non réservés). Toutefois il sera impossible de pointer absent un enfant qui n'est pas attendu. Dans le cas d'un pointage de présence d'un enfant non prévu, les heures pointées seront facturées en heures exceptionnelles sur la facture.

Si l’enfant ne se présente pas à la structure alors qu’il était attendu, le personnel doit obligatoirement pointer son absence et surtout le motif de son absence en vue de la facturation.

L’arrivée et le départ, ou l’absence et son motif sont obligatoires pour la facturation.

L’enfant peut faire du dépassement et le pointage tiendra compte de ce surplus pour les besoins de la facturation. Il peut faire de l’accueil occasionnel ou venir en exceptionnel c’est-à-dire sans être attendu.

    • Related Articles

    • PREREQUIS POINTAGE QUOTIDIEN

      PRÉSENTATION Le logiciel permet de gérer le pointage quotidien (jour par jour) de deux manières : - le pointage en direct - le pointage différé Ces deux types de pointage sont accessibles directement au clic sur le menu POINTAGE / Quotidien : Le ...

    • Pointage quotidien en direct

      PRÉREQUIS La page de pointage en direct est activable depuis le menu PARAMÈTRE / Structure/ Pointage en cochant la case "Pointage en direct" (voir article Paramétrer les options de pointage). Depuis le menu PARAMÉTRAGE (voir article Paramétrer les ...

    • Menu POINTAGE

      La saisie du pointage consiste à noter la présence ou l’absence des enfants et le menu POINTAGE est consacré à la saisie de ceux-ci. Le logiciel propose cinq modes d'enregistrement de pointage selon les besoins : - Pointage quotidien direct et / ou ...

    • Le pointage hebdomadaire

      Depuis le menu POINTAGE / Hebdomadaire, le logiciel propose un pointage hebdomadaire par enfant : Le logiciel se positionne par défaut sur la semaine en cours et sur le premier enfant de la liste triée par ordre alphabétique des noms : Il est ...

    • Le pointage mensuel

      Le pointage mensuel consiste à saisir la présence d’un enfant sur un mois complet. Ce pointage peut être réalisé de façon automatique ou manuellement jour par jour. Il est accessible depuis le menu POINTAGE / Mensuel : Le logiciel se positionne par ...