Accueil Occasionnel
La page Réserver un occasionnel vous permet de gérer les demandes et les réservations d’accueil occasionnel:
- pour compléter ponctuellement les réservations d' enfants en accueil régulier, sur les journées où ils sont déjà attendu.
- pour ajouter des réservations à aux enfants en accueil régulier sur des journées où ils ne sont pas attendu.
- pour saisir et modifier les réservations d'enfants en accueil occasionnel
Elle vous permettra aussi d’annuler un accueil régulier, ou de suivre l'intérêt des famille pour l’accueil occasionnel (dépend du paramétrage de votre structure).
Pour permettre la saisie de réservation d'accueils occasionnels, l'enfant doit avoir un contrat en cours (occasionnel ou régulier).
Pour réserver un accueil occasionnel, il faut se rendre dans le menu Dossier puis "Réserver un occasionnel".
PRESENTATION GENERALE
Sur cette page, on peut voir 4 parties principales:
- En haut, le choix des sections (si la fonction est activée) et le jour concerné,
- Le calendrier qui affiche les disponibilités par créneau,
- Les actions possibles soit faire une réservation soit valider une demande déjà faite,
- L'enfant concerné et ses éventuelles présences déjà renseignées.
Pour modifier la section, il suffit de cliquer sur le menu pour afficher les section disponibles.
Pour modifier le jour de l'accueil occasionnel, il faut cliquer sur l’icône en forme de calendrier ou naviguer avec les flèches latérales.
Le graphique permet de voir le nombre de places disponibles par créneau. Comme l'indique la flèche rouge, il est possible de changer l'affichage de ce graphique.
L'affichage de l'effectif indique plus d'informations et permet de voir, par exemple, les accueils réguliers prévus et les dépassements.
Les actions permettent de réaliser l'enregistrement de demandes d'accueil occasionnel, de valider une demande déjà existante ou de suivre l'intérêt des famille pour l'accueil occasionnel afin de leur proposer des créneaux disponibles .
Il est toutefois possible de sauter l'étape des demandes pour enregistrer directement des réservations afin de limiter les manipulations, si cela n'est pas nécessaire.
La dernière partie "Enfant" vous permet de sélectionner le dossier enfant sur lequel vous souhaitez intervenir. La barre inférieure affiche l'état actuel des réservations de l'enfant pour le jour sélectionné.
FAIRE UNE DEMANDE DE RESERVATION
Une fois la date sélectionnée, cliquer sur "Faire une réservation" (en bas à gauche), puis choisir l'enfant concerné dans la liste déroulante. Ensuite, cliquer sur l'icône de modification à droite du module et renseigner le ou les créneaux désirés. Pour sélectionner une plage horaire, cliquer sur le premier créneau puis le dernier créneau (1/4h ou 1/2h selon le fonctionnement de la structure).
Pour confirmer ou annuler, cliquer sur les icônes correspondantes en haut à droite de la page.
Si vous ne souhaitez pas gérer les demandes d'accueil occasionnel via le logiciel, et saisir directement les réservations, il vous est possible de modifier le paramétrage de la structure afin qu'il n'implique pas la validation, ainsi la réservation sera directement validée à cette étape.
Sinon, il faudra valider les demandes comme indiqué ci-après.
Pour modifier le paramétrage de cette page voir le dernier paragraphe de la présente notice.
VALIDER UNE DEMANDE EN ATTENTE
Sélectionner la date et l'action "Valider une demande en attente", puis cliquer sur l’icône de modification.
La liste des enfants ayant une demande en attente de validation est proposée. Sélectionner l'enfant de votre choix, puis, accepter ou refuser la demande. On peut également cliquer sur "Partiel" pour valider ou refuser une partie seulement de la demande.
Refuser ou accepter tout ou partie de la demande met à jour la couleur des créneaux automatiquement.
Il faut ensuite confirmer ou annuler les modifications en cliquant sur les icônes en haut à gauche de la page.
ANNULER UNE RESERVATION D'ACCUEIL OCCASIONNEL
Pour annuler une réservation d'occasionnel, il faut cliquer sur l'icone de modification comme indiqué ci-dessous.
Ensuite, cliquer sur le premier et le dernier créneau à annuler. On voit alors qu'il reste une ligne violette qui est présente à titre indicative, jusqu'à validation de la modification.
Enfin, cliquer sur la coche verte de validation en haut à droite de la page.
On peut alors constater que la réservation d'occasionnel est annulée.
Attention, la légende marron "Réservation Annulée" correspond à l'annulation d'accueil régulier et non pas occasionnel.
ANNULER UNE RESERVATION D'ACCUEIL REGULIER
Pour les enfants qui ont un contrat régulier, il est possible d'annuler ponctuellement une réservation sur une date et un créneau spécifique.
La méthode est la même que pour renseigner une demande d'occasionnel. Il faudra directement cliquer sur le créneau d'accueil régulier afin de décocher les horaires à retirer avant de cliquer sur la coche verte de validation pour confirmer l'action.
ATTENTION: selon le fonctionnement de votre structure, cette action peut, ou non, déduire l'annulation de l'accueil régulier lors de la facturation.
GESTION DE L'INTERET POUR L'OCCASIONNEL
Cette fonction a pour but de vous permettre de renseigner, directement dans le contrat, l'éventuel intérêt de la famille pour des accueils occasionnels complémentaires à leurs accueils réguliers. Exemple:
Dans le contrat, il vous suffit de cocher la case "Intérêt pour de l'occasionnel supplémentaire", et cocher les jours et/ou demi-journées envisagés par la famille.
L'intérêt de la famille pouvant évoluer au cour du contrat, cette fonction est modifiable tout au long de la période du contrat.
Ensuite dans la page "Réserver un occasionnel", vous retrouverez ces informations, afin de vous faciliter la validation des demandes d’accueil occasionnel.
Exemple:
Depuis la fonction proposer un créneau disponible, vous savez si vous pouvez contacter la famille pour lui proposer le créneau. Depuis cette fonction, la validation de la demande n'est pas nécessaire la saisie enregistre directement une réservation d’accueil occasionnel qu'il y ait une demande préalable ou non.
MODIFIER LE PARAMETRAGE DE LA PAGE D'ACCUEIL OCCASIONNEL
Validation automatique ou manuelle des demandes
Comme indiqué précédemment, le logiciel propose la saisie, puis la validation des demandes d'accueil occasionnel. Si dans votre cas, cela n'est pas nécessaire, il vous est possible de retirer l'étape de validation pour faire directement les réservations. Pour cela, rendez-vous dans la page suivante:
PARAMÈTRES / Structure / Fonctionnement / Accueil occasionnel
Autres paramétrage
Dans cette même page, vous pouvez aussi :
- Activer/désactiver la gestion l'intérêt pour l’occasionnel
- Activer/désactiver la possibilité d'annuler les réservation d'accueil régulier
- Sélectionner l'affichage par défaut du tableau sur les disponibilité ou sur les effectifs
Liens utiles:
Related Articles
VIDEO : Gestion de l'accueil occasionnel
https://youtu.be/HKhg8SVNSJk Liens utiles : Accueil Occasionnel CREATION D'UN DOSSIER VIDEO : Création de dossierParamétrer les capacités
Le logiciel permet de gérer les capacités d'accueil. Pour cela il faut se rendre dans PARAMÈTRE / Structure puis cliquer sur l'onglet ''Fonctionnement''. C'est dans l'onglet "Fonctionnement" que seront renseignés les horaires d'ouvertures et ...Personnalisation du tableau de bord
Le logiciel permet de personnaliser la page d'accueil avec différents widgets afin de faciliter le travail au quotidien en fonction de chaque utilisateur. ACTIVER LE TABLEAU DE BORD Cette option , appelée tableau de bord, est à activer par ...Les différents types de contrat
Le logiciel offre le choix entre six types de calcul de contrat dont cinq avec mensualisation (lissage) : 1- Contrat d’après habitudes horaires 2- Contrat d’après base hebdomadaire avec habitudes horaires 3- Contrat d’après base hebdomadaire sans ...Notice relative à la circulaire de la CNAF du 28.09.2022
La CNAF a émis une nouvelle circulaire le 29 septembre 2022, qui peut impacter le fonctionnement des structures et logiciels par la même occasion. Au regard de cette circulaire, il nous a paru nécessaire de proposer une procédure permettant de ...