Créer ou modifier un utilisateur
PRÉREQUIS
En conformité avec le RGPD et la protection des données familles, chaque personne utilisant le logiciel ICAP (même partiellement) doit avoir son propre accès utilisateur. Cela signifie qu'il faudra respecter certains critères :
• Créer autant d'utilisateurs que besoin : le logiciel ICAP ne limite pas le nombre d'utilisateurs, il n'y a donc pas de surcoût à la création de nouveaux accès.
• Associer une adresse email propre à chaque utilisateur : il n'est pas possible d'utiliser une même adresse email pour plusieurs personnes (sauf pour l'accès outil de pointage écran tactile)
• Utiliser les profils utilisateurs existants ou en créer de nouveaux pour personnaliser l'accès au logiciel : il sera ainsi possible de limiter certaines fonctionnalités à un type de profil (exemple : seul le profil administrateur a accès au paramétrage du logiciel)
ATTENTION : Il ne faut pas créer un accès qui sera ensuite partagé à plusieurs utilisateurs. Chaque utilisateur doit avoir son propre accès.
Lorsqu'un utilisateur ne travaille plus dans la structure, il faudra penser à lui couper son accès au logiciel grâce au bouton de blocage :
CRÉER / MODIFIER UN UTILISATEUR
Création d'un utilisateur
Pour créer un nouvel utilisateur il faut se rendre dans la partie Paramètre puis Utilisateur.
Pour ajouter un utilisateur il faut cliquer sur le + comme indiqué par la flèche rouge.
Une fenêtre pop-up " Nouvel Utilisateur " s'affiche. Il faut remplir le nom, le prénom, l'adresse mail et définir le temps d'attente avant la déconnexion automatique de l'utilisateur.
Un alerte pop-up temporaire de couleur verte confirmera la création de l'utilisateur.
Une fois l'utilisateur créé, il sera possible de lui envoyer ses identifiants en cliquant sur l'icône en forme de clé.
Il est nécessaire de renseigner les habilitations qui permettront à l'utilisateur d'avoir accès aux structures sélectionnées ainsi qu'au tableau de bord. Une fois cela fait, il faut valider en cliquant sur la coche verte.
Un alerte pop-up temporaire de couleur verte confirmera la modification des habilitations de l'utilisateur.
Modification d'un utilisateur
Il est possible de modifier un utilisateur depuis le menu Paramètre / Utilisateurs.
Dans un premier temps, sélectionner l'utilisateur à modifier et cliquer sur l'icone de modification.
L'encadré "Détails" concerne le type de compte, l'identité de la personne, son adresse email et le temps limite de session active.
Le mail de l'utilisateur doit être unique pour chaque utilisateur.
L'encadré "Identification de connexion" contient l'identifiant du compte, la date d'attribution, la date d'envoi, le dernier changement et si le compte est bloqué ou non. On peut cliquer sur l'icône en forme de clé pour renvoyer les identifiants à l'adresse mail associée au compte.
La partie "Habilitations" permet de définir par structure, le profil de l'utilisateur, l'affichage de son tableau de bord et la page de démarrage :
Une fois les changements effectués, cliquer sur la coche verte pour valider les modifications.
AJOUTER / MODIFIER UN PROFIL UTILISATEUR
Ajout d'un profil utilisateur
Il est possible de créer un nouveau profil utilisateur depuis Paramètre / Utilisateurs / onglet Profils.
La page Profils permet d'accéder aux différents profils existants ainsi que les permissions accordées pour chaque type de profil. Il est possible d'ajouter un profil en cliquant sur le + ou d'en supprimer en cliquant sur la poubelle.
Une fenêtre pop-up va s'afficher pour renseigner le nom du nouveau profil.
Modification d'un profil utilisateur
Les permissions correspondent aux différentes pages du logiciel auxquelles auront accès les utilisateurs en fonction de leur profil.
Pour modifier les permissions des différents profils utilisateurs, il faut se rendre dans Paramètre / Utilisateurs / Profils.
Par défaut, ICAP propose trois profils : Administrateur, Pointage Tactile et Utilisateur défaut. Ces profils ne sont pas modifiables.
Tous les autres profils créés manuellement seront modifiables.
Il faut sélectionner le profil à modifier puis cliquer sur l'icone représentée par une flèche rouge.
Pour chaque thématique (Dossier, Pointage, etc.), il est possible de donner un accès aux différentes pages, et de permettre ou pas les modifications.
Il suffit de cliquer sur les pastilles correspondantes. Vert : Activé - Rouge : Désactivé
Un utilisateur peut tout à fait avoir accès à une page sans pour autant avoir la possibilité d'y effectuer des modifications.
Exemple ci-dessous :
Un utilisateur possédant le profil "Utilisateur defaut" pourra consulter la page contrat d'un enfant mais ne pourra pas le modifier.
Liens Utiles :
Une fois les modifications effectuées, il suffit de valider ou d'annuler les modifications avec les icônes en haut à droite.
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