Gérer mes encaissements

Gérer mes encaissements

Le logiciel permet de gérer les encaissements, pour cela, il faut se rendre dans FACTURE /  Gérer mes encaissements. 

Une fois sur la page de gestion des encaissements, trois onglets sont proposés :
- Règlement : pour rechercher ou ajouter des règlements  
- Impayé : pour rechercher des impayés
- Remise de règlements : pour rechercher ou ajouter des remis de règlements

RÈGLEMENT

Il est possible de choisir parmi un ou plusieurs critères pour affiner les recherches. Il est également possible de saisir un nouveau règlement avec le bouton d'ajout (+).

Critères

1. Mode de règlement 

Ce critère permet de choisir un mode de règlement parmi une sélection de règlement prédéfinie. 

2. Date

Pour ce critère, il est possible de faire une recherche entre deux dates ou de choisir de chercher avant ou après une date spécifique.  Une fois ce choix fait, il faudra renseigner la date ou la période dans les cases grises ou sélectionner à l'aide du calendrier.

3. Numéros de reçu

Ce critère permet de faire une recherche entre deux numéros de reçu ou de choisir de chercher avant ou après un numéro de reçu spécifique.  Une fois ce choix fait, il faudra remplir le ou les numéros dans les cases grises.

4. État du règlement

Cela permet de rechercher les règlements en fonction de leur état au moment de la recherche.
Exemple, pour ne trouver que les règlements acceptés, il faudra choisir "accepté".

5. Ordre de tri 

L'ordre de tri permet définir l'affichage une fois la recherche lancée.

Recherche

Une fois le ou les critères renseignés, il suffit de cliquer sur le bouton de recherche. 
Si aucun critère n'est renseigné, et que la recherche est lancée, le logiciel recherchera tous les règlements enregistrés jusqu'à présent.


Une fois la recherche terminée, la liste des règlements trouvés est proposées en dessous du tableau des critères, et plusieurs actions sont possibles: modifier les critères de recherche et relancé la recherche, ajouter un règlement, exporter la recherche au format CSV ou Excel et enfin imprimer le résultat.

La fonction d'impression ouvre un fichier PDF dans un onglet de votre navigateur internet, et il sera alors possible de l'enregistrer ou de l'imprimer. 

Il est aussi possible de cliquer sur un des résultats de la recherche pour être redirigé vers le détail du règlement. 

Une fois sur la page des détails, il est possible de faire des modifications au niveau du moyen de règlement, du montant ou de l'état du règlement. Il est aussi possible de modifier les imputations, avant de clique sur la coche verte pour valider les modifications. 

Si aucune modification ne doit être apportée, il suffit de cliquer sur la croix rouge (bouton d'annulation) pour revenir en arrière.

Ajouter un règlement

Lorsqu'on clique sur le bouton "ajouter" (+), le logiciel redirige vers la page d'ajout d'un règlement.
Il faudra alors remplir tous les champs pour pouvoir valider le règlement et pouvoir calculer l'imputation.



Le Montant (1) se rempli automatiquement avec le montant dû par la famille, il est toutefois possible de le modifier manuellement si le règlement versé est différent du solde du compte de la famille. 

Le reste (2) correspond au reste à imputer du règlement en cours de saisie. Il permet, par exemple, de voir si la famille conserve un reliquat en sa faveur suite à cette saisie. Ce champs est prérempli automatiquement par le logiciel, mais comme le champs "total imputé", celui-ci n'est pas saisissable manuellement. Il faut intervenir sur les cases de la colonne " A imputer" pour modifier les imputations selon le besoin.

Pour confirmer l'enregistrement de ce règlement, il faudra cliquer sur la coche verte de validation (3).

Suite à une saisie de règlement, trois cas sont possibles concernant le solde du compte de la famille:
  1. Solde créditeur : l'ensemble des factures est soldé et il y a un reste à imputer, celui-ci sera imputé sur la prochaine facture par le logiciel, ou, si la famille ne fréquente plus la structure un remboursement devra être effectué pour solder le compte (ou autre solution comptable).
  2. Solde à 0 : l'ensemble des factures est soldé. Le reste à imputer sera alors à zéro, ce qui signifie que la famille a soldé son compte.
  3. Solde débiteur: dans ce cas aussi le reste à imputer du règlement sera à zéro, et la famille devra continuer ses versements pour solder son compte.
Exemple de solde créditeur:
La famille a un solde de 577.30€.
La famille verse 600€ en espèce.
La structure a donc un trop perçu de 22.70 en faveur de la famille.


Exemple de solde à zéro:
Même exemple, mais la famille vers 577.30€.

Le solde de la facture et le reste à imputer sont à zéro. La famille a soldé sont compte en totalité.

Exemple de solde débiteur:
Même exemple, mais la famille ne verse que 500€.

Le solde de la dernière facture n'est pas à zéro (77.30€), et le reste à imputer est à zéro.
La famille devra donc poursuivre ses versements pour solder les 77,30€ de sa dernière facture.

Si l'enregistrement ne doit pas être validé, ou pour revenir en arrière il faudra cliquer sur la croix d'annulation. 

IMPAYÉ

Une fois sur la page des impayés, par défaut, il sera affiché tous les impayés.
Il est possible de modifier les critères afin de filtrer la recherche
Cette page propose aussi d'exporter la liste au formation CSV ou XLS (Excel) en cliquant sur l'icone du nuage avec la flèche.
En cliquant sur le bouton d'impression, cela permet de générer un fichier PDF qui sera ensuite téléchargeable et imprimable. 

REMISE DE RÈGLEMENT 

Une fois sur l'onglet de remise de règlement, par défaut, il sera affiché toutes les remises existantes.
Il est possible de modifier les critères afin de filtrer la recherche
En cliquant sur le bouton "ajouter" (+), il sera possible de créer une nouvelle remise.
Enfin, il est possible de cliquer sur le bouton d'impression pour générer un fichier PDF qui sera ensuite téléchargeable et imprimable. 

Sur la liste des remises de règlement, il est possible de modifier une remise de règlement (1), de clôturer la remise (2) pour qu'elle ne soit plus modifiable et l'imprimer (3) avant la transmission. 

Une fois le bouton de modification de remise cliqué, il est possible de corrigé la période où le numéro de remise avant de valider en cliquant sur la coche verte. 

Pour annuler les modifications ou revenir en arrière, il faudra cliquer sur la croix rouge.

Une fois le bouton de verrouillage activé, le cadenas passe en fermé et le bouton de modification disparait.
Une fois la remise clôturée, celle-ci n'est plus modifiable, il faudra cliquer sur le cadenas pour annuler la clôture.
Il en va de même pour les règlements inclus dans la remise, mais il sera tout de même possible d'en modifier l'état et les imputations.


En cliquant sur le bouton impression, cela ouvre un fichier PDF dans un autre onglet de votre navigateur internet, vous pourrez alors le télécharger ou l'imprimer.

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