Gérer les contrats (renouvellement)

Gérer les contrats (renouvellement)



INTRODUCTION

Le module "Gérer les contrats" a été conçu pour faciliter la consultation et le renouvellement des contrats. Il est divisé en deux sections complémentaires : "Synthèse" pour rechercher et consulter les contrats, et "Renouvellement" pour les renouveler en quelques clics.

Pour accéder à ce module, cliquer DOSSIER puis "Gérer les contrats".

SYNTHÈSE DES CONTRATS

Définir les contrats à afficher

La section Synthèse permet d'afficher les contrats en cours, à venir ou terminés depuis moins d'un an selon plusieurs critères :
- Le type de contrat : entre régulier ou occasionnel
- La mensualisation : la liste se base sur les différents modes de mensualisation utilisés dans les contrats à afficher
- La section : Si la structure gère les sections, il est possible d'en sélectionner une en particulier. Si la structure ne gère pas les sections, le logiciel n'affichera pas le critère "Section". 
Il est inutile le lancer une recherche, le logiciel affiche les contrats au fur et à mesure que l'on ajuste les différents critères.

Contenu des résultats

Les contrats affichés apparaissent sous forme de tableau réparti en 6 colonnes :

1. Enfant : Il s'agit du nom de l'enfant
2. Dates : Ce sont les dates de début et de fin du contrat
3. Type : Il s'agit d'un type de contrat (Régulier, occasionnel)
4. Mensualisation : Il s'agit du mode de mensualisation utilisé pour ce contrat
5. Section : Si l'enfant est affecté à une section, le nom de cette dernière apparait ici. Sinon, la mention "Non affecté" est indiquée.
6. Prochaine réservation : Il s'agit de la date de la prochaine réservation, conformément au calendrier des réservations du contrat (si l'enfant a une réservation le jour même, ce sera cette date qui sera indiquée).
7. Icône  : Pour accéder au contrat de l'enfant, cliquer sur cette icône. Cela redirige vers la page Contrat dans le dossier de l'enfant. 

RENOUVELLEMENT DES CONTRATS

Cette fonctionnalité permet de renouveler automatiquement les contrats de manière rapide. Les contrats ainsi renouvelés seront vierges et serviront principalement à faciliter le pointage des enfants en attendant les informations nécessaires à la facturation de ces contrats. 

Alert
L'affichage des enfants non prévu dans les pages de pointage se fait depuis la page PARAMÈTRES / Pointage / Afficher les enfants non prévus.

Création des nouveaux contrats 

La première étape consiste à indiquer au logiciel les dates souhaitées pour les futurs contrats. 

Exemple : Les contrats prenant tous fins au 31 décembre 2024, je souhaite créer de nouveaux contrats du 01 janvier 2025 au 01 août 2025. 
Le logiciel va détecter tous les contrats éligibles au renouvellement et les afficher. 
Il est possible d'affiner les résultats avec les critères Type de contrat, Mensualisation et Section si la structure utilise les sections. 

Idea
Il est possible, par exemple, de sélectionner uniquement les enfants qui commenceront l'école et de leur indiquer une date de fin de contrat en juin. Ensuite, de procéder à un nouveau renouvellement pour tous les autres enfants jusqu'à la fin de l'année.
Une fois les candidats au renouvellement affichés, cocher la case de sélection groupée pour tous les cocher, et décocher si nécessaire les enfants qui ne sont pas concernés par le renouvellement des contrats.
Valider avec l'icône .

Finalisation des contrats

Le logiciel a créé le nouveau contrat, en reprenant les dates souhaitées. Il est maintenant nécessaire de compléter les informations manquantes.
Pour cela, il faut accéder au contrat depuis le dossier de l'enfant, et cliquer sur l'icône  en haut à droite.

Les informations suivantes seront à remplir : 
- La date de la signature
- Le(s) signataire(s)
- Le planning
- Le calendrier
- Le tarif
- Le mode de mensualisation

Une fois l'icône  cochée, le contrat est validé.

Alert
Pour obtenir un tarif, il est nécessaire que la prestation choisie dans le champs "Type de tarif" soit correctement paramétrée. Si aucune période de tarification n'est valide au premier jour du contrat, le logiciel affiche un message d'erreur : Aucune période valide pour cette prestation. Il faut donc paramétrer ou vérifier le paramétrage du logiciel depuis la page PARAMÉTRES / Métier

Cela arrive souvent lorsque l'on créé des contrats pour l'année suivante. 

Il est également nécessaire que les revenus de la famille soient renseignés au 1er jour du nouveau contrat dans la page FOYER du dossier pour obtenir un tarif.

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